De bewegingen MeToo en Black Lives Matter brachten problemen als seksueel geweld, (seksuele) intimidatie en discriminatie binnen organisaties aan de oppervlakte. Hoewel er meer over wordt gesproken blijft het aantal meldingen van dit soort incidenten laag, constateert Lily Zheng, auteur van het boek Gender Ambiguity in the Workplace, in een artikel op Harvard Business Review.
Uit Europees onderzoek blijkt dat Nederland al jarenlang een van de koplopers is met ongewenst gedrag op het werk, onder meer in de omgang met collega’s. Daarin wordt wel een verband gelegd met de Nederlandse eigenschap om te zeggen waar het op staat. Dit kwam naar voren in de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2019 van het CBS en onderzoeksbureau TNO, die eerder dit jaar werd gepubliceerd.
Lage meldingsbereidheid
De bereidheid om melding te doen van ongewenst gedrag is laag, meent Zheng. Zij wijst naar een Amerikaans rapport van het EEOC waaruit blijkt dat slechts 30 procent van de werknemers die te maken hebben met intimidatie op basis van geslacht, ras, nationaliteit of een handicap intern een klacht indient. In Nederland zijn er een aantal voorbeelden waarbij een duidelijke toename van het aantal meldingen van ongewenst gedrag zichtbaar was. Zo verdubbelde het aantal meldingen van seksuele intimidatie op universiteiten in twee jaar tijd tot 110 in een jaar. 40 procent van de meldingen was afkomstig van medewerkers. In veel organisaties blijft het echter vaak te stil.
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de belangrijkste reden voor lage meldingspercentages vergelding is. Werkgevers of individuen reageren daarbij op meldingen van discriminatie of mishandeling door het slachtoffer verder te straffen of te marginaliseren. Represailles komen verbazingwekkend vaak voor, constateert Zheng. Zo blijkt uit het EEOC-onderzoek dat 68 procent van de beschuldigingen van seksuele intimidatie gepaard gaat met vergelding door de werkgever.
Factoren
Er zijn verschillende aanvullende factoren die tot lage rapportagepercentages leiden. Een daarvan is de minieme kans dat slachtoffers überhaupt enig voordeel halen uit aangifte. Het gebrek aan anonimiteit binnen de meeste meldingsprocessen bieden, is ook een probleem. Onderzoek tootn aan dat het aanbieden van anonieme meldkanalen de meldingspercentages verhoogt door het gemakkelijker te maken voor mensen om aangifte te doen en slachtoffers te beschermen tegen vergelding.
Een verziekte bedrijfscultuur speelt ook een belangrijke rol bij lage rapportagepercentages. In een onderzoek noemen werknemers een vijandige werkomgeving als reden om niet te rapporteren. Als slachtoffers het gevoel hebben dat het niet alleen onwaarschijnlijk is dat hun aangifte ertoe leidt dat een dader verantwoordelijk wordt bevonden, maar dat hun bedrijf ook de bevinding zou negeren of de dader zou beschermen tegen de gevolgen, dan is de kans klein dat ze ervoor kiezen om melding te doen.
Wil je het aantal melding binnen je organisatie verhogen en de werkplek rechtvaardiger, inclusiever en veiliger maken? Deze vier methoden kunnen hierbij helpen:
#1 Toon betrokkenheid en verantwoordelijkheid van bovenaf
Om nieuwe rapportageprocessen of -tools kans van slagen te geven binnen de organisatie moeten leiders vanaf het begin vertrouwen opbouwen door hun woorden en daden. Je kunt dit doen niet alleen door publieke toezegging, maar ook door metrics vast te stellen en deze te publiceren. Hou jezelf en het bedrijf verantwoordelijk: Als je inspanningen om een beter proces te ontwikkelen, (deels) worden gedreven door een verkeerde behandeling van een incident van discriminatie of intimidatie, moet je je concentreren op het terugwinnen van het verloren vertrouwen. Het is aan te raden contact op te nemen met werknemers die hierdoor getroffen zijn en je te verontschuldigen voor de aangerichte schade.
#2 Investeer in neutrale middelen om slachtoffers van pesterijen en discriminatie te ondersteunen
Een optie is het binnenhalen van een externe therapeut of vertrouwenspersoon. Door medewerkers expliciet toestemming te geven tot deze diensten en door duidelijk te maken dat deze onafhankelijk zijn van de rapportagestructuur van het bedrijf, kun je medewerkers vertrouwelijke ondersteuning en advies bieden.
Hoewel het kostbare middelen kunnen zijn, is aangetoond dat interventies op het gebied van geestelijke gezondheid op de werkplek een hoog investeringsrendement hebben en soortgelijke benaderingen zouden de broodnodige ondersteuning kunnen bieden aan werknemers die te maken hebben met intimidatie en discriminatie.
#3 Richt een ombudsdienst op
Omdat ombudsdiensten geen officieel meldingskanaal zijn, kan een ombudsvrouw- of -man openhartig met werknemers praten over angsten en zorgen en hen door de beschikbare opties leiden. Opties die niet alleen beperkt zijn tot het doen van een formele melding. Belangrijk is dat de ombudsvrouw – of man dient als een alternatief voor officiële hoorprocessen en werknemers een zekere mate van flexibiliteit bieden bij het communiceren van hun klacht aan de beschuldigde persoon of personen.
#4 Creëer anonieme formele meldingskanalen die zowel slachtoffers beschermen als informeren over organisatieveranderingen
Er is een groot aantal anonieme rapportagetools beschikbaar voor bedrijven, waaronder hotlines, chatbots, websiteformulieren en telefoonapps. Een bedrijf in de voedingsindustrie met een paar duizend werknemers werkte samen met een extern platform voor hun anonieme rapportage en ontdekte dat het rapportagepercentage na zes maanden met 30 procent was gestegen. Door het vertrouwen in het nieuwe anonieme kanaal benoemden werknemers eerder problemen, die voorheen misschien nooit werden gemeld. Hierdoor kan de organisatie problemen aanpakken voordat ze uitgroeide tot grote incidenten.
Wil je dat beschikbaar gestelde tools gebruikt worden binnen je organisatie, zorg er dan voor dat ze aan de volgende eigenschappen voldoen:
Gemak, waardoor medewerkers snel kunnen rapporteren met het gewenste detailniveau, inclusief getuigen indien relevant.
Transparant, zodat medewerkers kunnen zien waar een melding naartoe gaat en wat de status is: ontvangen, beoordeeld, gereageerd of opgelost.
Flexibel, waardoor medewerkers de gewenste oplossing kunnen aangeven bij hun melding. Dit kan variëren van het beëindigen van ongewenst gedrag tot educatie rond een bepaald thema voor een bedrijfsonderdeel tot ontslag van de beschuldigde medewerker(s).
Responsief, waardoor werknemers anoniem kunnen communiceren met een persoon die zich sterk maakt voor hun belangen tijdens het oplossingsproces.
Onafhankelijk, waardoor werknemers zonder angst voor vergelding of repercussies kunnen rapporteren via een neutraal proces dat de anonimiteit garandeert.
Actiegericht, waardoor werkgevers op meldingen kunnen reageren zonder de anonimiteit van melders in gevaar te brengen. Een manier om dit te bereiken is door details van ingediende rapporten bij te houden en samen te voegen en te handelen op basis van patronen binnen die verzamelde gegevens.
Leiders die een einde willen maken aan discriminatie, intimidatie en agressie op de werkvloer doen er goed aan de manier waarop hierover gerapporteerd wordt te herzien en aan te passen. Wanneer werkgevers met succes vergelding kunnen voorkomen, slachtoffers keuzevrijheid en transparantie kunnen bieden tijdens de geschillenbeslechting, en slachtoffers een oplossing kunnen bieden, kunnen ze het vertrouwen van hun werknemers in het rapporteren van ongewenst gedrag herstellen.
