Geen koffie betekent slecht communiceren

Social media en flexwerken hebben weliswaar de toekomst, de interne communicatie in organisaties wordt er niet beter op. Waarom niet weer gewoon samen koffie drinken?

Na de sanering van de gezamenlijke kop koffie, de introductie van parttimers en flexwerken, lijkt uitwisseling van noodzakelijke weetjes tot stilstand gekomen. Dat leidt tot fouten, dubbel werk en frustratie. Dit is een pleidooi voor de herintroductie van de gezamenlijke kop koffie.

Een vangnet is verdwenen

In kleine organisaties wist iedereen altijd alles. Van elkaar, van klanten, van wat er gebeuren moest. Maar nadat iemand in de jaren negentig van de vorige eeuw uitrekende hoeveel een kop koffie van negentien cent ging kosten als je die met vijftien man tegelijk dronk, werd in de meeste kantoren de gezamenlijke koffie afgeschaft. Mét die koffieronde verdween ook het informele overleg, wat voordien maakte dat veel dingen die op het punt stonden fout te gaan, nog net konden worden gered

Nut van de rollcall

In die zelfde jaren negentig was er op televisie de Amerikaanse televisieserie Hillstreet Blues. Die begon steevast met de rollcall: een gezamenlijke bak koffie en een praatje door de brigadier van dienst die vertelde wat er die dag zoal op het programma stond. Zodat iedereen wist van op handen zijnde invallen, arrestaties, parkeerontheffingen en bezoekende hoogwaardigheidsbekleders. Zo’n rollcall in uw eigen organisatie voorkomt dat kleine oneffenheden tot grote problemen kunnen worden. 'Zomaar gegevens’ uit het proces worden nuttige informatie waarop u kunt sturen. U raakt zelf tijdig op de hoogte van knelpunten en kunt die nog oplossen. Uw mensen zijn weer scherp.

Voer de gezamenlijke koffie weer in

Ik raad u van harte aan om de gezamenlijke koffie weer in te voeren. Voor iedere op kantoor aanwezige medewerker zou dagelijks moeten gelden dat er tussen 9.00 en 9.15 gezamenlijk koffie of thee wordt gedronken. Daarbij wordt dan eerst gesproken over wat er gisteren speelde, wat er vandaag op de agenda staat en wat er voor morgenvroeg aan komt. Daarnaast kan dan nog ruimte zijn voor persoonlijke zaken. Maar: kwart over negen is kwart over negen. U zult zien: zonder dat er een officiële agenda is, zullen medewerkers het initiatief nemen om aandachtspunten in de loop van de dag ‘mee te nemen naar de koffie van morgen’. Er is veel te winnen met de herintroductie van Praatje Pot.

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur