Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Benut uw organisatie het medewerkerpotentieel maximaal?

Dat productieve medewerkers van wezenlijk belang zijn voor een gezonde, rendabele organisatie is algemeen bekend. Maar dat het minstens zo belangrijk is ervoor te zorgen dat medewerkers zich prettig voelen op hun werkplek wordt nog niet altijd onderkend. Podiumauteur Martine van Holten-Bodéwes Roovers geeft tips om de werkomgeving te veranderen ten gunste van de arbeidsproductiviteit.

Onderzoek heeft aangetoond dat medewerkers die zich prettig voelen op hun werkplek beter presteren, vaker succesvoller zijn, en enthousiaster en meer betrokken zijn bij de organisatie waarin ze werken. Ze doen beter hun best voor de klant en creëren daardoor meer tevreden klanten. Wanneer de klant tevreden is, wordt die tevredenheid in trouw, aankoop- en ambassadeursgedrag omgezet. Dit gedrag levert voor de organisatie winst op en het creëert continuïteit. Het is daarom belangrijk een omgeving te creëren waarbinnen medewerkers optimaal kunnen presteren. Maar hoe creëert u in uw organisatie een werkomgeving die uw medewerkers maximaal stimuleert en ertoe bijdraagt dat het medewerkerpotentieel ten volle benut wordt, zodat u de vruchten kunt plukken?

Efficiënte huisvesting

Om de productiviteit van medewerkers maximaal te benutten is het belangrijk te achterhalen wat mensen intrinsiek motiveert en welke fysieke werkomgeving bijdraagt aan een hoge arbeidsproductiviteit. Niet alleen factoren als arbeidsmotivatie, psychische en fysieke gezondheid, privé-omstandigheden, kennis en vaardigheden zijn van invloed op de arbeidsproductiviteit. Zaken als tevredenheid over de organisatie, het werk en de faciliteiten en persoons- en functiekenmerken spelen minstens een evengrote rol. 


Huisvesting en andere faciliteiten van een werkomgeving zijn kostbaar en moeten efficiënt worden ingezet. Een lage bezettingsgraad betekent wellicht dat bepaalde ruimten overbodig zijn. Een erg hoge gebruiksfrequentie kan tot gevolg hebben, dat mensen regelmatig moeten wachten tot er een plek vrij komt en hun heil ergens anders zoeken. Met deze publicatie willen we meer inzicht geven in de relatie tussen werkomgeving, arbeidssatisfactie en arbeidsproductiviteit, zodat u, als organisatie, betere beslissingen kunt nemen omtrent investeren in faciliteiten ter verhoging van de arbeidsproductiviteit binnen uw organisatie.

De driehoeksverhouding

De fysieke werkomgeving is een optelsom van een groot aantal componenten: het gebouw als geheel, de afdelingen, het meubilair, de verlichting, de ict, de archivering, het binnenklimaat, en plekken buiten het kantoor zoals een thuiswerkplek. Deze werkomgeving is voor de mensen die er werken erg belangrijk: ze brengen er vele uren in door. Vormgeving, lay-out, inrichting en uitrusting bepalen in belangrijke mate of de medewerkers plezierig, effectief en efficiënt kunnen werken.

Werkomgeving

Voor organisaties is de functie van de werkomgeving in de eerste plaats huisvesting van de medewerkers en het optimaal ondersteunen van de werkprocessen, om een zo hoog mogelijke productiviteit te realiseren.
Naast bovengenoemd doel heeft de werkomgeving een symbolische functie: zij geeft uitdrukking aan waar de organisatie voor staat. De werkomgeving is daarmee ook van invloed op het organisatie-imago bij medewerkers, klanten en de externe omgeving. De werkomgeving is dus niet alleen een kostenfactor, die vraagt om kostenbewust ontwerpen en beheren, maar ook een potentiële bron van inkomsten. Kennis over de invloed van de werkomgeving voor de organisatie is dan ook erg belangrijk.

Arbeidssatisfactie

Arbeidssatisfactie is de mate waarin het werk en de sociale en fysieke werk-omstandigheden voldoen aan de wensen en behoeften van de medewerker. Beleving van de werkomgeving heeft betrekking op de organisatie waarin men werkt, het werk, de faciliteiten die het werken mogelijk maken, en externe factoren zoals het referentiekader van mensen; zijn de arbeidsomstandigheden bijvoorbeeld beter of slechter dan elders? Persoonskenmerken zoals geslacht en leeftijd, en karaktereigenschappen zoals de neiging tot (on)tevredenheid spelen uiteraard ook een rol.

Arbeidsproductiviteit

Arbeidsproductiviteit heeft betrekking op de relatie tussen de kosten en opbrengsten, ook wel de in- en output, in een organisatie. De input betreft de ingezette bedrijfsmiddelen: arbeid, kapitaal, technologie, informatie en facilitaire voorzieningen, waaronder vastgoed en ict. De output is de productie (Frankema, 2003). Er zijn drie mogelijkheden om de productiviteit te verhogen:

  • Meer output met dezelfde input -> gericht op effectiviteit.
  • Dezelfde output met minder input -> gericht op efficiency.
  • Een combinatie waarbij de output sterker toeneemt dan de input.

De feitelijke kwaliteit van facilitaire voorzieningen en de daadwerkelijke arbeidsproductiviteit van medewerkers zijn lastig te meten. Daarom is het uitgangspunt de beleving van medewerkers van de facilitaire voorzieningen en de invloed hiervan op de ervaren arbeidsproductiviteit. Belangrijk is te kijken naar zowel de fysieke faciliteiten zoals werkplekken, vergaderruimten, ict, lunchruimte, kleur- en materiaal gebruik in de werkomgeving, als naar de niet-fysieke faciliteiten zoals orde, hygiëne, luchtkwaliteit, temperatuur, licht-beleving.

'Zachte' omgevingsfactoren

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat werknemers die tevreden zijn over hun werkomgeving beduidend vaker van mening zijn dat hun arbeidsproductiviteit positief ondersteund en beïnvloed wordt door de werkomgeving. Daarnaast blijkt dat vooral de ‘zachte’ omgevingsfactoren van invloed zijn op de ervaren arbeidsproductiviteit. Hoe meer tevreden de medewerkers zijn over het imago en de uitstraling van gebouw en inrichting, de mate waarin de omgeving bijdraagt aan welzijn en werksfeer, de mate van openheid en transparantie, en rust op de werkplek, des te meer tevreden zijn zij over de ondersteuning door de omgeving van hun arbeidsproductiviteit. Openheid en rust zijn belangrijke condities voor communicatie en geconcentreerd kunnen werken. Het binnenklimaat heeft eveneens veel invloed.

Het verband tussen tevredenheid over de faciliteiten en de ervaren mate waarin de werkomgeving de arbeidsproductiviteit ondersteunt is vrij hoog: de correlatie bedraagt maar liefst 0,60. Dit is meer dan tweemaal zo hoog als de correlatie tussen tevredenheid over de organisatie en de gepercipieerde ondersteuning van de arbeidsproductiviteit door de werkomgeving, en 12 maal zo hoog als de correlatie met tevredenheid over de organisatie.

 

Invloedsfactoren van de werkomgeving op de arbeidsproductiviteit

Als mensen prettig en efficiënt kunnen werken en de werkomgeving goed past bij de persoonlijke voorkeuren en wensen van de medewerkers en hun werkzaamheden, dan kan dit bijdragen aan de arbeidsproductiviteit. Er zijn verschillende succesfactoren te destilleren als het gaat om de invloed van de fysieke werkomgeving op de arbeidsproductiviteit. Positief gewaardeerde punten zijn goede communicatiemogelijkheden, vlekkeloos werkende ict-voorzieningen, ergonomisch ontworpen meubilair, goede sanitaire en lunchfaciliteiten, aantrekkelijke vormgeving van gebouw en inrichting en een aantrekkelijk binnenklimaat qua temperatuur, luchtkwaliteit, licht. Minpunten zijn geluidsoverlast, gebrek aan privacy doordat men continue gezien en gehoord wordt, onhandige en inefficiënte indeling van de werkomgeving en onveiligheid.

Helpen bij inrichting

Het verschil in beleving tussen mannen en vrouwen is niet groot. Leeftijd speelt een belangrijkere rol. Vijftigplussers zijn gemiddeld minder positief dan jongeren als het gaat om het delen van werkplekken, wisselend gebruik van activiteitgerelateerde werkplekken en open kantoren met weinig wanden en veel glas.

Tot slot heeft de mate waarin de medewerkers betrokken worden bij het inrichten van de werkomgeving invloed op de perceptie van deze werkomgeving. Hoe meer de medewerkers betrokken worden, des te groter is de waardering. Informeren, communiceren en participeren zijn sleutelwoorden. Medewerkers vinden het belangrijk om goed geïnformeerd te worden over het hoe en waarom van ingrepen in de werkomgeving, het verloop van het proces en de gevolgen voor hun eigen werk. Voor veel mensen is goede informatie voldoende. Een minderheid hecht er aan zelf actief betrokken te worden in de voorbereidingen.

Risico’s van onderwaardering van de werkomgeving

De fysieke werkomgeving heeft een belangrijke impact op de gezondheid van de medewerkers. Een werkomgeving met veel openheid, dus waar weinig wanden en veel glas aanwezig zijn, en veel medewerkers op een klein oppervlak, gaan vaak samen met een gevoel van drukte, problemen met geconcentreerd werken en onvoldoende privacy. Slecht meubilair kan aanleiding geven tot rugklachten. Een slecht binnenklimaat kan leiden tot het Sick Building Syndroom: gebouwgerelateerde gezondheidsklachten door te weinig frisse lucht, te droge of te vochtige lucht, tocht, onvoldoende daglicht en uitzicht en niet zelf controle kunnen uitoefenen op de regeling van het binnenklimaat. 


Hoewel arbeidssatisfactie van medewerkers meestal geen primaire doelstelling is van een organisatie, is het voor een organisatie wel van belang dat haar medewerkers tevreden zijn. Een hoge arbeidssatisfactie betekent minder personeelsverloop en het draagt hoogstwaarschijnlijk ook bij aan een hogere arbeidsproductiviteit. Het is dus belangrijk voor een organisatie oog te hebben voor de behoeften van haar medewerkers, en in dit geval de behoeften in relatie tot de fysieke werkomgeving.

 

Stappenplan voor optimalisatie van de werkomgeving

Een verandertraject doorvoeren waarbij de werkomgeving zodanig aangepast wordt dat het doel van arbeidsproductiviteitsverhoging gerealiseerd wordt, is niet eenvoudig. Dit heeft enerzijds te maken met het feit dat men geneigd is vast te houden aan wat bekend is, maar anderzijds ook met het feit dat men niet goed weet hoe men de verandering aan moet pakken. Welke zaken zijn belangrijk? Hoe zit het met de kosten? Wat is verantwoord en wat niet? Allerlei vragen die naar voren komen.

Om de kans op onverwachte barrières zo klein mogelijk, en de kans op een succesvolle verandering zo groot mogelijk te maken, wordt het verandertraject in een aantal stappen uitgevoerd:

Stap 1: Wat is de huidige situatie?

De eerste stap is het in kaart brengen van de huidige situatie. Uitgangspunt hierbij is de dagelijkse praktijk: uit de dagelijkse praktijk komen bepaalde zwakke aspecten van de werkomgeving naar voren. Deze zwakke aspecten die men graag zou verbeteren vormen het uitgangspunt van het verandertraject. Maar ook als er niet direct een duidelijke aanleiding is om de werkomgeving te veranderen kan het toch zinvol zijn om de werkomgeving bespreekbaar te maken en stil te staan bij de huidige situatie. Vraag uw medewerkers wat zij graag anders zouden willen zien ter verhoging van hun productiviteit.

Het in kaart brengen van de huidige situatie kan op diverse manieren gedaan worden, waarvan hieronder enkele genoemd worden:

  • Enquête opstellen over de werkomgeving en verspreiden onder het personeel.
  • Visuele inventarisatie van de werkomgeving aangevuld met vraaggesprekken met medewerkers.
  • Inventarisatie uit laten voeren door expert.

Stap 2: Hoe ziet de gewenste situatie eruit?

In de tweede stap wordt een inventarisatie gedaan van de behoeften, wensen en noodzakelijkheden: zowel vanuit de directie, het management als de medewerkers zelf. Ook dit kan op diverse manieren gedaan worden. Zo is het mogelijk in een brainstormsessie zoveel mogelijk ideeën te generen. Een andere manier is het samenstellen van een werkgroep die de inventarisatie voor zijn rekening neemt. Maar ook het instellen van een ideeënbox waarbij alle medewerkers één wens tot verandering aan kunnen geven behoort tot de mogelijkheden. Laat uw eigen creativiteit spreken om een manier te vinden waarbij zoveel mogelijk informatie vergaard wordt.

Stap 3: Wat gaan we daadwerkelijk veranderen?

De derde stap behelst het bepalen van de aspecten die voor verandering in aanmerking komen. Hierbij dient ook een concreet doel per aspect geformuleerd te worden dat bereikt wordt met verandering van het aspect, zodat in een later stadium nagegaan kan worden of de verandering daadwerkelijk iets gebracht heeft en in welke mate. Bovendien is het van belang het doel dusdanig specifiek, helder en concreet te formuleren, dat het bereiken van dit doel het ervaren probleem daadwerkelijk oplost of de uitgangssituatie verbetert.
Verder dient vastgesteld te worden wat het beschikbare budget is voor de verandering. De reden dat dat pas in deze stap bepaald wordt, is om te voorkomen dat mensen zich geremd voelen in hun uitspraken, wensen en eisen. Het doel van stappen één en twee is een zo breed mogelijk beeld met zo volledig mogelijke informatie te krijgen alvorens met de daadwerkelijke verandering begonnen wordt.

Stap 4: Hoe gaan we te werk?

De vierde stap omvat het opstellen van een Plan van Aanpak waarin beschreven wordt welke acties ondernomen moeten worden om de beoogde veranderingen in de werkomgeving te realiseren. Hierbij is het belangrijk zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven wat er dient te gebeuren om het gestelde doel te verwezenlijken. De acties dienen concreet, helder en realistisch te zijn. Daarnaast wordt vermeld wanneer deze acties uitgevoerd dienen te zijn, en door wie.

Tussentijds evalueren
Zeker wanneer er gekozen is voor een doel dat meerdere acties vraagt, is het zinvol om tussentijds te bespreken hoe de uitvoering verloopt, en of er nieuwe knelpunten naar voren zijn gekomen. Zo nodig kan het doel of het plan van aanpak bijgesteld worden.

Stap 5: De uitvoering

In deze fase worden het Plan van Aanpak daadwerkelijk uitgevoerd. Voordat wordt gestart met deze fase is het van belang dat de betrokkenen goed en tijdig worden geïnformeerd de uitvoering.

Stap 6: Evaluatie

Om te beoordelen of met de verandering in de werkomgeving ook het beoogde doel gerealiseerd is, is het belangrijk om na het proces, al dan niet meerdere malen, te evalueren. Bij de evaluatie wordt aandacht besteed aan diverse aspecten:

  • Is het doel bereikt? Aangezien zowel het doel als de acties in de vorige stappen zo opgesteld zijn dat ze concreet zijn, kan nu nagegaan worden of het doel geheel of gedeeltelijk bereikt is.
  • Is het resultaat wat men er van verwachtte? Als het doel bereikt is, wil dit niet altijd zeggen dat dit het gewenste resultaat opgeleverd heeft. Dit kan ook pas op een later tijdstip duidelijk worden. Vaak zullen er bepaalde aspecten aangepast dienen te worden. Ook kunnen, juist door het bereiken van een doel, nieuwe ideeën 


ontstaan voor toekomstige aanpassingen.
  • Hoe is de uitvoering van het project verlopen? Hierbij wordt nagegaan hoe men het werken aan het veranderingstraject ervaren heeft: heeft iedereen gedaan wat afgesproken was? Hoeveel tijd heeft men in het traject geïnvesteerd? Wat zou men een volgende keer anders doen? Door na te gaan hoe het traject verliep, leert men voro de toekomst.
 

Voordelen gebruik stappenplan

Veel organisaties maken geen duidelijk plan bij het doorvoeren van wijzigingen binnen de organisatie. Ze voeren losse wijzigingen door, terwijl een bepaalde wijziging in combinatie met andere oplossingen misschien veel beter werkt. Het is eenvoudiger en effectiever om met een goed stappenplan aan de slag te gaan. Het beschreven stappenplan helpt organisaties om de aanpassingen in de werkomgeving gestructureerd door te voeren hetgeen ertoe bijdraagt dat het positieve effect van de gewijzigde werkomgeving zo optimaal mogelijk is.

Daarnaast neemt de kans op fouten af, omdat meer grip is op wat er gebeurt en men verder vooruit kan en moet zien met het stappenplan. Verder creëert het werken met een stappenplan duidelijkheid voor alle betrokkenen en weten de betrokkenen wat er van hen verwacht wordt. Tot slot biedt het stappenplan de mogelijkheid beter te evalueren, omdat vooraf zaken concreet en duidelijk vastgesteld zijn en dus ook makkelijker te toetsen is of het gestelde doel gerealiseerd is.

Instrumenten ter bevordering van het proces

Om er voor te zorgen dat met de aanpassing van de werkomgeving het gewenste effect bereikt wordt, is het raadzaam gebruik te maken van een instrument als leidraad bij het stappenplan. Het instrument helpt u, als organisatie, bij het nemen van beter beredeneerde, onderbouwde keuzes.  Er is een aantal instrumenten op de markt. De keuze voor toepassing van een bepaald instrument hangt af van meerdere factoren zoals de organisatie, de werkomgeving en de behoeften. Een bestaande situatie met veel signalen over een lage arbeidsproductiviteit vraagt om een ander instrument dan een nieuwe situatie.

Hieronder wordt een aantal instrumenten beschreven:

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.
  • De werkomgevingsthermometer en het werkomgevingsdiagnose-instrument:
dit is een instrument dat inzicht verschaft in de prestatie van de werkomgeving, en kan ingezet worden voor diverse soorten werkomgevingen: overheid, bedrijfsleven en academische werkomgevingen.
  • Werkplektevredenheidsonderzoek: hiermee wordt in kaart gebracht wat de medewerkers van hun werkomgeving vinden. De (on)tevredenheid met bepaalde aspecten kan richting geven bij het maken van keuzes. 
  • Feng Shui methodiek: Feng Shui geeft de verklaring waarom een bepaalde ruimte of omgeving bij een organisatie past of juist niet past. Het is een instrument dat inzichtelijk maakt hoe het algehele welzijn beïnvloed kan worden door het harmoniseren van de werkplek of de omgeving. 

De eerste twee instrumenten zijn instrumenten die voornamelijk gebruikt worden voor het verzamelen van data en het ondersteunen van huisvestingsprocessen. Het derde instrument, de Feng Shui methodiek, is een instrument van een heel andere aard. De Feng Shui methodiek is een 5000 jaar oude leer afkomstig uit China die als basisdoel heeft de kwaliteit van leven te bevorderen. In het Nederlandse bedrijfsleven wordt er nog nauwelijks gebruik van gemaakt. Wereldwijd zijn er achter al veel bedrijven zoals Microsoft, British Airways, Virgin, Bodyshop, Kellogs, Orange, Logitech, CNN en Disney, en grootheden, waaronder Bill Gates, Oprah Winfrey en Donald Trump, die kennis gemaakt hebben met Feng Shui en de principes geïntegreerd hebben in hun organisatie.

Feng Shui kijkt naar de werkomgeving in zijn totaliteit en neemt zowel alle fysieke als niet-fysieke faciliteiten in ogenschouw. Zo kijkt men bijvoorbeeld naar de uitstraling van het gebouw en de ruimtes en faciliteiten in het gebouw. Er is aandacht voor het materiaal- kleur- en vormgebruik in het gebouw. Maar ook zaken als hygiëne, orde & structuur, luchtkwaliteit, temperatuur, licht-beleving worden meegenomen. Doordat men bij de Feng Shui methodiek de werkomgeving vanuit een ander invalshoek benadert, sluiten de adviezen beter aan op de behoeften van de gebruikers van het gebouw: u en uw medewerkers.

Over de auteur:
Dit artikel is geschreven door Podiumauteur Martine van Holten-Bodéwes Roovers, directeur-eigenaar van Akordo. Het bedrijf werkt met de Feng Shui methodiek en adviseert op het gebied van rendementsverbetering en organisatieprofessionalisering. 

Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.

Gebruikte literatuur

  • Bakker, I. – De Breinwerker 
  • Batenburg, R, D.J.M. van der Voordt – Effecten van facilitybeleving op de gepercipieerde arbeidsproductiviteit 
  • Voordt, D.J.M. van der – Kosten en baten van werkplekinnovatie
  • Voordt, D.J.M. van der, M. Maarleveld en J. Attema – Gebruikers over hun kantooromgeving: cross case analyse van acht projecten