Steeds meer werknemers bekijken video's onder werktijd. Managers zijn daar huiverig voor. Maar een verbod op YouTube is niet de oplossing. Wat dan wel?
Met enige weemoed denken sommige onder ons nog wel eens terug aan de tijd dat het bekijken van televisieprogramma’s nog niet afhankelijk was van kabels, satellieten of internet. Er was misschien nog niet zo heel veel te zien op de kijkbuis: een paar Nederlandse zenders en, afhankelijk van de geografische positie, misschien de Vlaamse BRT, heel soms de Engelse BBC en enkele Duitse kanalen.
Zo lang de antenne recht stond op het dak en er geen onweer overtrok, werkte alles echter altijd naar behoren. We betaalden jaarlijks een bedrag aan kijkgeld en daarmee was de kous af. De televisie had geen opstartproblemen, er waren geen omslachtige en ingewikkelde abonnementenstructuren, geen lastige klantenservice en geen problemen met beheer, beveiliging of beschikbaarheid van de dienstverlening.
Je zou er bijna naar terugverlangen. Televisie via de ether was oneindig schaalbaar. Een uitzending van een enkel zendstation kon een volledig gebied bedienen, of daar nu 1.000 of 1 miljoen toestellen in stonden. Groeide het inwonersaantal met 10 procent? Geen probleem. De uizending schaalde ‘gratis’ op om aan de nieuwe vraag te voldoen. Tenslotte nam alleen het aantal kijkers toe, niet het aantal uitzenders.
De wereld op zijn kop
Internetvideo is een ander verhaal. Iedere nieuwe gebruiker is een nieuwe uitzender die meer content toevoegt op het netwerk. En meer capaciteit van dat netwerk verbruikt. Dat begint problematisch te worden, zeker nu internet – dankzij snellere verbindingen en dynamische websites – steeds meer een 'kijkmedium' wordt dan een 'leesmedium'. Op dit moment wordt ruim de helft van alle internetbandbreedte opgeslokt door video. De meeste marktonderzoekers voorspellen dat dit in de komende paar jaar op zal lopen naar 90 procent.
De meeste mensen rennen nu nog naar de televisie als er belangrijke nieuwsontwikkelingen of sportevenementen plaatsvinden. Een groeiende groep gaat hiervoor echter direct naar internet. Ook in de zakelijke markt groeit de omvang van video, bijvoorbeeld voor teleconferencing, bedrijfsinformatie of trainingen. Er vindt dus een langzame, maar wezenlijke en blijvende verschuiving plaats van de manier waarop we uitzendingen bekijken van tv naar internet.
Verbod instellen
Nu bijna iedereen een eigen uitzendstation creëert, worstelen veel bedrijven en Internet Service Providers met de vraag hoe hun bandbreedte aan de vraag naar capaciteit kan blijven voldoen. De twee punten die het meest onder druk staan zijn enerzijds de verbinding van het bedrijfsnetwerk met internet en anderzijds de koppelingen naar de nevenvestigingen. Tot nog toe lag de oplossing er veelal in om simpelweg meer bandbreedte toe te voegen. Dat is echter een dure oplossing die bovendien slechts tijdelijk verlichting biedt. Tenslotte maakt dit meer ruimte vrij voor nog meer videocontent en is zodoende snel weer opgesoupeerd.
Een andere aanpak die organisaties hebben geprobeerd is het gebruik van video te beperken door bijvoorbeeld geen toegang te bieden tot YouTube en nieuwssites met live-video. Verbieden is nooit de beste oplossing, want slimme medewerkers zien daarin alleen maar een uitdaging om het verbod te omzeilen. Geen van deze twee methodes blijkt in de praktijk een blijvende oplossing te bieden.
Het verbieden of blokkeren van online video is niet alleen moeilijk te realiseren, het is ook contraproductief voor de organisatie. Veel bedrijven gebruiken YouTube of andere websites om hun bedrijfsvideo’s te hosten. Via hun eigen YouTube-kanaal tonen zij bovendien bedrijfspresentaties of delen zij informatie met bestaande en potentiële klanten. Daarnaast is het vaak lastig om te beoordelen welke videocontent productief is en welke puur recreatief. Enkel het gegeven dat video van internet komt, wil niet zeggen dat het geen waarde heeft voor de onderneming.
Het gefilmde woord
Medewerkers maken in toenemende mate deel uit van de ‘YouTube-generatie’. Zij zijn er aan gewend om informatie of entertainment, en zelfs hun motivatie te krijgen en te delen via korte video’s. Het is in veel gevallen ook eenvoudiger om even een korte video te maken dan een voldoende gedetailleerd verslag te schrijven. Natuurlijk zal video nooit de waarde van het geschreven woord vervangen. In de meeste situaties zijn helder en duidelijk geschreven documenten beter en effectiever dan video. Maar in veel gevallen zeggen beelden nog altijd meer dan woorden. In de juiste bedrijfscommunicatie gaan het geschreven en het gefilmde woord hand in hand.
Videogebruik stimuleren
Veel bedrijven gebruiken video vandaag de dag voor training, communicatie, teambuilding en andere zakelijke toepassingen. Zij hosten hun eigen interne opvraagbare videotheek en zetten ook externe sites in voor de content. De verwachting is dat zakelijk gebruik van video alleen maar toeneemt en veel bedrijven ontwikkelen momenteel plannen om het videogebruik uit te breiden. Bijvoorbeeld met live-uitzendingen van bedrijfsuitjes en nieuwsuitzendingen door het management. Daarom is het aan te raden om verantwoord videogebruik onder medewerkers te stimuleren. Laat hen zelf bepalen of het bekijken van een internetvideo zakelijk of persoonlijk voordeel biedt. Als het strikt persoonlijk is, train medewerkers dan zodanig dat zij uit zichzelf beseffen dat zij deze video’s beter buiten de piekuren kunnen bekijken.
Het is raadzaam voor organisaties om strategieën te ontwikkelen en te hanteren die de impact van video uit interne en externe bronnen in de hand houden. Eigenlijk willen zij komen tot dezelfde situatie van de televisie-uitzendingen van weleer: een systeem dat oneindig schaalbaar is zonder compromissen aan de beschikbaarheid. Door de ‘kosten’ of ‘boetes’ van internetvideo’s weg te nemen, vermijden bedrijven moeilijke en mogelijk contraproductieve beoordelingen van wat wel of niet toegestaan is. Technologieën voor het verminderen van de impact van video zijn onder meer caching voor opvraagbare video’s en stream-splitting voor live-video’s. Beiden werken net als de oude televisie op basis van 'een keer uitzenden, alom ontvangen'. Die aanpak is een rigoureuze verandering van de manier waarop video gebruikt wordt op bedrijfsnetwerken.
Omarm video binnen bedrijf
Het is verstandig om de kracht van video niet te bestrijden of te onderschatten. Video zal als medium voor het delen en ontvangen van informatie niet meer verdwijnen. Het wordt ook op de werkvloer steeds belangrijker en waardevoller. Als een beeld meer zegt dan duizend woorden, dan zegt video er meer dan honderdduizend. Video is geen tegenstander, maar juist een medestander in het motiveren en betrekken van medewerkers, partners en klanten. Internetvideo staat voor een aanzienlijke uitbreiding en versnelling van de communicatie. Door het te omarmen en slim en schaalbaar in te zetten in de organisatie ondersteunt video samenwerking en productiviteit. U zult nog staan te kijken hoe video uw onderneming verrijkt.
Over de auteur:
Robbert Verdonk is sales manager bij Blue Coat Systems
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
