Geen producten in de winkelwagen.
Hoewel in tijden van bezuinigingen elk dubbeltje en elke factuur twee maal omgedraaid moet worden, blijkt uit het terugkerende probleem van spooknota’s dat een scherp oog op de financiële huishouding nog steeds niet altijd gangbaar is.
Vorige week bleek dat de spookfactuur van het seizoen weer is gearriveerd, ditmaal onder de naam TeleInfobel. Nepfacturen hebben alle uiterlijke kenmerken van echte facturen, inclusief zogenaamde BTW- en klantnummers, maar zijn eigenlijk ‘offertes’. De hardwerkende middenstander die niet op de kleine lettertjes let, zal geneigd zijn deze rekening te betalen, terwijl er geen diensten of producten voor geleverd worden. Het Steunpunt Acquisitiefraude heeft een mooi overzicht gemaakt van gemelde vormen van spooknota´s te zien op fraudemeldpunt.nl.
Dit overzicht bevat een bijna eindeloze lijst bedrijven die zich schuldig hebben gemaakt aan deze vorm van fraude. De hoeveelheid namen laat zien dat het kennelijk een goedlopende business is, en dit kan omdat deze bedrijven (nog) niet strafbaar zijn. In een minuscuul lettertype melden zij namelijk dat de factuur een offerte is. Dat ondernemingen vervolgens geld overmaken en dit nooit meer terugzien, berust allemaal op een ‘misverstand’. Hoewel menig ondernemer deze fraudeurs graag in een donker bos zou willen lozen, is de tactiek van Eigen Verantwoordelijkheid wellicht effectiever.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat u geen slachtoffer wordt van spookfacturen? Door te realiseren dat u en uw medewerkers wel wat beters te doen hebben dan met een vergrootglas op zoek te gaan naar kleine lettertjes onder nepfacturen. Oftewel: ga op zoek naar de zwakke schakel in uw organisatie die de betaling van spookfacturen mogelijk maakt. Fiks deze. Hoe? Kijk naar uw administratieve processen. Bedrijven die bijhouden welke bestellingen zijn gedaan en daar inkoopordernummers aan geven, weten precies welke facturen van welke bedrijven te verwachten zijn. Elke factuur die niet voorzien is van dit nummer wordt automatisch geweigerd. Daarmee komen binnen een mum van tijd de spookfacturen bovendrijven.
Er is de afgelopen jaren veel te doen geweest over e-factureren. De overstap op elektronisch factureren (en het digitaliseren van de papierstromen rond zakelijke transacties) kunt u ook aangrijpen om meteen meer vat te krijgen op spookfacturen. Elektronische gegevensuitwisseling, in combinatie met procedures voor de verwerking van facturen, biedt vaak tal van nieuwe mogelijkheden om deze risico’s te beheersen: vaak al zonder grote investeringen. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten: u voorkomt of staat sterker bij geschillen, fraude of wanprestatie; tegelijkertijd bent u in staat interne processen te optimaliseren en efficiënter te werken.
Het enige wapen tegen spookfacturen is het vakkundig stroomlijnen van uw administratieve processen. Ook voor kleine bedrijven is dit realiseerbaar, want het in kaart brengen en stroomlijnen van processen vereist geen enorme investeringen. Door verantwoordelijkheid te nemen kunt u uw organisatie nu én in de toekomst behoeden voor factuurfraude. Zodat als de spookfactuur aan uw bedrijfspoort klopt er onmiddellijk een belletje gaat rinkelen. Of een harde fietsbel.
Kevin Raaijmakers
