Wettelijk gezien is een bedrijf niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Toch is het verstandig om een aantal zaken op papier te zetten. Het voorkomt onder andere grote schadeclaims van de wederpartij én zorgt dat bepaalde bedrijfsverzekeringen ook daadwerkelijk uitkeren als je in de problemen zit. Ondernemer in Business geeft een aantal tips over wat je wel en wat vooral niet in de algemene voorwaarden zet.
AV niet kopiëren
Menig ondernemer denkt slim te zijn door de algemene voorwaarden van de concurrent klakkeloos te kopiëren. Soms staat zelfs de bedrijfsnaam van de concurrent nog in het document. Doordat het ongevraagd kopiëren steeds vaker gebeurt, worden algemene voorwaarden steeds onvollediger en onbetrouwbaarder.
De inhoud van de algemene voorwaarden is onder andere afhankelijk van het product of de dienst die je levert. Dat verschilt dus voor ieder bedrijf. Kopieer je -zonder tussenkomst van je eigen advocaat of jurist – de voorwaarden van een ander bedrijf, dan loop je het risico dat belangrijke bepalingen er niet in staan. En andersom, dat er bepalingen instaan die helemaal niet wenselijk zijn voor jouw bedrijf.
Aansprakelijkheid inperken
Een bepaling die voor ieder bedrijf onontbeerlijk is, is het exoneratiebeding. Hiermee beperk je de aansprakelijkheid van jouw onderneming. Je hoeft dan geen exorbitante schadevergoeding te betalen wanneer de klant in de problemen komt door toedoen van jouw product of dienst. Om het exoneratiebeding geldig te laten zijn, moet de aansprakelijkheidsbeperking wel redelijk zijn. Je kunt dus nooit jouw aansprakelijkheid volledig uitsluiten in de algemene voorwaarden.
Eigendom van producten overdragen
Lever je geregeld grote partijen producten of kennen je producten een grote waarde? Dan is het geen overbodige luxe om een eigendomsvoorbehoud op te nemen in de algemene voorwaarden. Met deze bepaling verkrijgt de klant pas daadwerkelijk het eigendom over de geleverde producten als de factuur volledig betaald is. Als de klant niet kan of wil betalen en/of failliet gaat, geeft het eigendomsvoorbehoud je in de meeste gevallen het recht om het product terug te halen.
Zakendoen over de grens
Voor ondernemers die veel zakendoen over de grens zijn algemene voorwaarden helemaal onontbeerlijk. Bedenk goed of je zit te wachten op een juridische procedure in het buitenland wanneer er iets misgaat. Om dat te voorkomen zet je in de algemene voorwaarden dat het Nederlands recht op al jouw transacties geldt. Vermeld tevens dat het Weenskoopverdrag (de standaardregeling bij internationale transacties) dus niet van toepassing is op jouw transacties.
Klachten op tijd afhandelen
Niets fijner dan een tevreden klant. Is je klant toch ontevreden, dan hoor je dat liefst zo snel mogelijk. Neem de procedure rondom de klachtenafhandeling ook op in de algemene voorwaarden. Noem daarbij een redelijke termijn waarin de klant een klacht mag indienen. Doe je dat niet, dan kan de klant een jaar na dato nog een klacht indienen en daarmee de betaling blijven vertragen.
Tijdig leveren en tijdig betalen
De algemene voorwaarden zijn ook uitermate geschikt om de leverings– en betalingsvoorwaarden te beschrijven. Vermeld ook wat je doet bij probleemsituaties. Denk bijvoorbeeld aan overmachtsituaties waarbij de pakketpost is verdwenen of het product of de dienst niet op tijd geleverd kan worden. Andersom noem je ook welke procedure je hanteert als de klant niet binnen de door jouw gehanteerde betalingstermijn betaalt.
Bepalingen uit de zwarte lijst
Lever je veel aan consumenten? Dan is het wettelijk verboden om bepalingen uit de zogenoemde zwarte lijst op te nemen in de algemene voorwaarden. Dat zijn de bedingen die als onredelijk bezwarend worden gezien voor de consument. Voor business-to-business bedrijven geldt die beperking niet. Toch is het ook dan niet verstandig om die bepalingen op te nemen, omdat je het risico loopt dat de rechter jouw algemene voorwaarden achteraf ongeldig verklaart.
Meer weten over de rechtsgeldigheid van algemene voorwaarden? Alles over dit thema vind je op Ondernemer in Business, de praktische zustersite van Sprout.
