1. Spoed!
Het begint al met het invullen van het onderwerp. Woorden als Spoed! en Lees dit! en Actie gevraagd! kunnen verkeerd vallen. Is jouw mail dus belangrijker dan die honderden anderen die binnenstromen bij de geadresseerde? Dat maakt hij zelf wel uit.
2. WAT ZEG JE?!! JE CAPS LOCK STAAT AAN111
In e-mail, in reacties op webfora en overal elders: het wordt nooit op prijs gesteld als je in hoofdletters communiceert. Want elk woord schreeuwt de lezer dan toe: IK! BEN! BELANGRIJK! Daarvan gaan de nekharen recht overeind. Ook het gebruik van uitroeptekens moet je tot het hoogst noodzakelijke beperken. Als je iets interessants of van groot belang te melden hebt, blijkt dat wel uit de inhoud.
3. Spreek nooit voor je beurt
Als een e-mail met een vraag aan een relatie aan jou is ge-cc’t, geef de geadresseerde dan de kans het antwoord te geven. Kom je te snel tussenbeide, dan is dat als het antwoord roepen zonder eerst je hand op te steken. Slechte beurt.
4. Wees zuinig met cc’en
Cc’tjes zijn een vloek: als een e-mail het wil, staat het ganse raderwerk stil zodra honderd geadresseerden hem gaan lezen. Ook hier: even nadenken wie echt moet meelezen. En andersom: vraag je werknemers niet te vaak om te worden ge-cc’t: dat geeft de indruk dat je continu over hun schouder meekijkt en niet gelooft dat ze hun werk goed doen.
5. De stiekeme cc
Nog zo’n klassieker die met één druk op de knop je relatie kan verzieken: halverwege de e-mailconversatie een derde cc’en. Vaak een hoger geplaatste manager of een andere partij uit je netwerk met macht: “we zullen dit zaakje wel eens even escaleren.” Natuurlijk kan je best derden bij een discussie betrekken, maar kondig dat dan vooraf aan, stiekemerd.
6. ‘Heb je mijn e-mail gelezen?’
Daar kunnen klanten op afknappen: je stuurt ze een e-mailtje, en binnen het uur volgt er nog een. Of je belt er zelfs achteraan: ‘Heb je mijn e-mail ontvangen?’ Ja, als Noord-Korea de atoombom niet op je provider heeft gegooid is het bericht ongetwijfeld in de mailbox beland. Maar geef iemand de kans het te lezen en te reageren. De tijd die je hem daarvoor gunt, is natuurlijk afhankelijk van de inhoud van het bericht.
7. De rode vlag
Prioriteit? Dat maakt de ontvanger wel uit. Natuurlijk is het handig dat mailprogramma’s de mogelijkheid bieden om met rode vlaggen en uitroeptekens aan te geven dat een mailtje aandacht behoeft. Maar we zien te vaak dat mensen die vlaggen vervolgens aan laten staan. Na verloop van tijd gelooft niemand dan meer dat er ergens een huis in brand staat.
8. Automatisch (geen) antwoord
Ook hier geldt: bezint eer ge begint. Een out of office reply kan heel beleefd bedoeld zijn, maar kan evengoed overkomen als: oh, meneer of mevrouw vindt het niet nodig om zijn relaties te woord te staan. Lekker arrogant.
Zuinig gebruiken dus, die auto reply. En denk om de formulering. Liever niet te veel persoonlijke informatie: ‘Ik ben aan het skieën tot 17 februari en zal mijn e-mail daarom slechts sporadisch lezen’. Hmm: 1. Het interesseert thuisbijvers niet welk een fantastisch leven je leidt. 2. e-mail sporadisch lezen is bijzonder 2006: sinds de smartphone is die mededeling volstrekt ongeloofwaardig.
Hou het dus bondig en zakelijk, en biedt de mogelijkheid om als het écht belangrijk is contact op te nemen met iemand die de boodschappen filtert en zo nodig doorspeelt. Laat het die bewuste persoon wel vooraf weten, anders staat hij met een pistool klaar om je af te maken na terugkeer van dat weekje wakeboarden.
Lees ook:
-
Vijf tips voor een wervende e-mail subject line
-
Onderschat de kracht van e-mail nooit
-
10 social media blunders
