De betalingsmoraal in Nederland is, dankzij de recessie, verslechterd. Zo rekte KPN haar betalingstermijn vorig jaar op tot negentig dagen, bierbrouwer InBev tot 120 dagen en zelfs de gemeenten gingen slechter betalen. In 2008 steeg de termijn om een factuur te betalen naar 93 dagen. In 2009 ging het iets beter met vijftig dagen, maar nog altijd ruim boven de wettelijke termijn van dertig dagen.
Hoe krijg je je geld het snelst?
Veel bedrijven werken volgens deze stappen:
- Vervaldag factuur: dag 0
- Eerste aanmaning/herinnering: dag 7
- Tweede aanmaning: dag 14
- Laatste aanmaning: dag 21
- Dossier naar advocaat/incassobureau: dag 31
- Eerste sommatie advocaat/incassobureau: dag 34
Effectievere aanpak
Te reactief, zegt Edwin Merk, commercieel directeur van OnGuard, bekend van de halfjaarlijkse Credit Management Trendmeter naar het betaalgedrag van bedrijven. Volgens Merk moeten ondernemers op een strategische manier hun debiteuren benaderen. Zet je debiteurenmedewerkers bijvoorbeeld al in een vroeg stadium in als extra front office. Betrek ook sales en accountmanagement. Merk: “Dat is vloeken in de kerk, maar levert je op termijn minder wanbetalers op. Als je het goed aanpakt, heb je vrijwel geen incassobureau meer nodig.”
In zes stappen naar trouwere betalers:
1.De offerte: screenen aan de poort
Ondervang een slechte betaler al in het offertestadium. Er is publieke handelsinformatie beschikbaar (o.a. Kamer van Koophandel). Ga met die informatie een verkoopgesprek in. Laat er een debiteurenmedewerker bij aanwezig zijn, of formuleer richtlijnen voor je salesteam. Laat de klant in de waan: “Ik wil uw bedrijf beter leren kennen.” Informeer naar de omzetontwikkeling en de liquiditeitspositie van de onderneming.
2.De deal: expliceer betalingsvoorwaarden
Levering- en betalingsvoorwaarden worden vaak niet expliciet genoemd tijdens een verkoopgesprek – ze staan immers in de algemene voorwaarden. Door voorwaarden te noemen, kun je wanbetalingen in de kiem smoren. Het gaat niet om het uitoefenen van druk, maar om op positieve manier informeren over het betaalproces. Zeg dat je een eventuele bottleneck wilt lokaliseren. Denk aan een klant die maar eens per maand de rekeningen betaald. Informeer in dat geval naar de beste tijd om te factureren. Vraag ook of er bijzonderheden op de factuur moeten staan, zodat die in één keer goed door het betaalproces gaat.
3.De eerste factuur: een opvoedkundige kans
Iets dat veel bedrijven nalaten is een belletje voordat de betalingstermijn is verstreken. Geef vijf dagen voor vervaldatum een telefoontje. Informeer of de eerste levering correct en naar wens is verlopen en of je binnen vijf dagen de betaling kan verwachten. Meestal staat het geld dan op tijd op je rekening. Veel belangrijker is het signaal dat je ermee afgeeft: de klant weet dat ze niet gemakzuchtig kan zijn met jou als afnemer.
4.Bestaande klanten: isoleren van onvoorspelbare betalers
Zorg dat je overzicht hebt van het betalingsgedrag van je bestaande klanten. Schat je risico’s in. Hanteer als vuistregel: neem actie op klanten die afwijkend (lees: onvoorspelbaar) betalingsgedrag vertonen. Ga een klant die altijd tien dagen te laat betaalt niet vervelen met aanmaningen of belacties. Veel ondernemers kijken alleen naar de verstreken betalingstermijn. En dan staat die al jaren trouw op dag veertig betalende afnemer opeens op een wanbetalerslijst. Let liever op afwijkende patronen in het betaalgedrag.
5. Actie nemen: je klant ‘helpen’
Afhankelijk van ‘het volume’ van de klant maak je een afweging: bellen of langsgaan. Bij een grote klant kun je je debiteurenmedewerker met de accountmanager op pad sturen. Vraag niet om geld, maar kaart de afwijking in het betaalgedrag aan en kijk waar je de klant kan helpen. De reden waarom jij onderaan op de stapel bij de klant ligt, is nogal eens als gevolg van irritatie of een procesfout (zaken die je bij stap 2 kan ondervangen). Los het probleem op, maak nieuwe afspraken. Vervalt je klant opnieuw in oud gedrag, dan weet je meteen dat het een smoes was.
Een klant kan ook met serieuze liquiditeitsproblemen kampen. Voer dan niet direct de druk op, maar bied bijvoorbeeld aan om tijdelijk de betalingstermijn te verruimen.
6.Informeren organisatie
Debiteurenmedewerkers zijn belast met allerlei administratieve werkzaamheden. Zorg dat ze ook de tijd hebben voor klantenbezoek en een adviserende en informerende rol richting sales en het accountmanagement. Dit gebeurt te weinig. Laat debiteurenbeheer afwijkend betaalgedrag rapporteren en signaleren. Een accountmanager kan die informatie inbrengen tijdens een klantbezoek. Het is een mooie kans betaalgedrag bij te sturen. Stribbelen accountmanagement en sales tegen? Beloon niet langer naar behaalde omzet, maar naar betaalde omzet.
Dit artikel kwam tot stand met medewerking van Edwin Merk van OnGuard, ontwikkelaar van credit management software.
Het coachen van je klanten tot beter betalers is niet de enige alternatieve manier om werkkapitaal vrij te spelen. Lees ook over het activeren van je vlottende activa als een nieuwe manier meer financiele ruimte te krijgen.
Meer weten over het organiseren van vorderingen? Lees ook het boek: debiteurenbeheer
