Er bestaat bij ondernemers nog vaak een misverstand over e-facturatie/e-invoicing. Ze denken dat het gaat om het via de e-mail versturen van een pdf-versie van de factuur. Hoewel dat handig kan zijn voor een klant, is dat niet wat e-facturatie inhoudt. Wat dan wel? Het gaat bij e-invoicing om het digitaal verpakken en verzenden van factuurinformatie (data) waardoor de verwerking ervan volledig automatisch kan plaatsvinden.
ERP-systeem
Traditioneel werkt het via papier versturen zo: Veel bedrijven hebben een ERP-systeem, waarin de klantenadminstratie wordt gedaan. Iemand van de debiteurenadminstratie van het bedrijf produceert een factuur en verzendt die op papier in een envelop naar de klant. Die klant schakelt weer iemand van de afdeling crediteuren in om de gegevens van de ontvangen factuur over te typen in het systeem, waarna de factuur verder afgehandeld wordt. Een e-factuur maakt het mogelijk om die processtappen te elimineren, doordat de factuur direct vanuit het ene systeem in het andere systeem kan worden ingelezen. Daarmee worden veel kosten bespaard, zowel aan de verzend- als de ontvangstzijde.
E-factuur
Het lijkt voor zich te spreken. Toch is dat niet zo. Hoewel er wel regels over factureren bestaan, maken bedrijven vaak per branche en op bedrijfsniveau afspraken over wat er precies op de factuur moet staan. Bovendien moest tot voor kort de e-factuur aan extra vormvereisten voldoen ten opzichte van de normale factuur. Een ondernemer die een digitale factuur stuurde, moest bijvoorbeeld nog steeds een papieren variant bewaren. Alleen in bepaalde sectoren wordt al lang met een digitale factuur gewerkt. Grote retailbedrijven doen dat bijvoorbeeld via een zogeheten Electronic Data Interchange (EDI), een directe connectie tussen verzender en ontvanger. Het opzetten en onderhouden van zo’n connectie is relatief kostbaar. Door hun grote volumes is het voor hen rendabel om in zo’n systeem te investeren.
Deze limitaties zijn tegenwoordig verminderd met de komst van e-invoice uitwisselingplatformen. Daarom zijn er steeds meer bedrijven die hun facturatie digitaliseren. Het gaat dan vaak om grote bedrijven die dat van al hun leveranciers vragen. Dit kan voor kleinere bedrijven een motief zijn om hun facturatie te automatiseren. Ook de overheid verlangt het steeds vaker van haar leveranciers.
Kostenvoordeel
Er zijn kostenvoordelen mee te behalen. De verwerking van een factuur kan al snel vijf tot zes euro aan arbeid kosten. Digitaal versturen kan een besparing van mogelijk twintig procent opleveren. Voor welke bedrijven is het handig? Voor een klein bedrijf dat niet met een ERP-systeem werkt, loont het niet snel om te investeren in een eigen aansluiting op een e-Invoiceplatform. Digitale aanlevering van de factuur via een internetportal aan de klant is voor hen een gratis alternatief.
Als je met grote leveranciers of veel afnemers samenwerkt, kan het strategisch handig zijn om wel een aansluiting te hebben op een e-Invoice platform. Als je digitaal aanlevert, maakt dat de verwerking van je factuur door je klant gemakkelijker, wat de mogelijkheid tot sneller betalen ook vergroot.
EDI-platvorm
De belangrijkste afweging die je moet maken is of je voor directe connectie met je klant of een connectie via een e-Invoice platform gaat. Het kan zijn dat je klant al een eigen EDI-platvorm heeft en dat je bedrijfsoftware daar op kan aansluiten. Hiermee creëer je een directe connectie met je klant, maar dit zul je dan wel voor al je klanten afzonderlijk moeten opzetten.
Je kunt er ook voor kiezen om geen individuele afspraken te maken met je klanten, omdat je verwacht met meerdere afnemers te werken. Je zult dan op het internet even op zoek moeten naar een online e-Invoice platform/provider. Je kunt je bedrijfssoftware daarop aansluiten. Zo’n platvorm is weer op verschillende systemen van vele bedrijven aangesloten en zorgt er voor dat je factuurinformatie vanzelf gekoppeld wordt.
Lees meer:
Met dank aan: Jörgen Hensgens, Vice President Benelux, Basware
