Geen producten in de winkelwagen.
Momice is een SaaS-tool die bedrijven helpt bij het organiseren van evenementen. Bremer (foto boven) heeft honderden klanten en ziet dus bijna dagelijks waar het goed en fout gaat. ‘Wij ervaren al tien jaar dat het belang van evenementen wordt onderschat. Een goed evenement organiseren is complex’.
Steeds belangrijkere rol
Events spelen een steeds belangrijkere rol in de marketingmix van bedrijven. Jaarlijks verspijkeren we in Nederland een slordige 9 miljard euro aan evenementen, waarvan € 5,2 miljard zakelijk.
Zakelijke evenementen zijn vooral geschikt om de relaties met stakeholders en (potentiële) klanten verder te verstevigen. Volgens Bremer is er een trend zichtbaar dat zakelijke events steeds kleiner en persoonlijker worden, hoewel de neiging naar groot, groter, grootst er nog steeds is, vooral bij IT-giganten als Salesforce, AWS en Microsoft.
Stuur op gedragsverandering
Maar hoe groot of klein je het ook doet, het moet wel goed, vindt Bremer. ‘Organiseer het zo dat het succes en de waarde ervan goed te bepalen is. Meestal doen bedrijven maar wat. Ze gaan aan de slag met random ideeën zonder eerst goed na te denken wat de doelstelling is en hoe en wanneer die gehaald is. Ook is het inhoudelijk vaak een gemiste kans. Vanuit een afdeling wordt geroepen ‘Zullen we weer eens een event doen’ en voordat je het weet is iedereen druk met een doelloos event met een versplinterde boodschap. Doelstellingen zijn vaag en gedragsverandering vindt niet plaats. Daar wordt zelden op gestuurd.’
Trends in events
- Bezoekers zijn verwend en kritisch geworden, creëer unieke en gedenkwaardige ervaringen die aansluit op hun behoeftes.
- Genodigden verdienen persoonlijke aandacht; in de uitnodiging, op en na het event. Het is het meest waardevolle wat je jouw belangrijkste relaties kunt bieden.
- Vermijd zoveel mogelijk ‘laptop camera webinars’. Deelnemers willen een rijkere event ervaring en geen ‘online meeting’ gevoel.
- Internationaal zijn na Covid19 hybride evenementen steeds populairder geworden. In Nederland merk je juist dat nog geen 1 procent van de events hybride is. Meeste events zijn weer live.
- Gasten willen interactieve ervaringen. Experimenteer met gamification, live polling, virtuele realiteit (VR) en augmented reality (AR) om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten
- Maak gebruik van eventsoftware en gebruik data en analytische tools om zoveel mogelijk gepersonaliseerde inhoud te bieden
- Bij de organisatie staan duurzaamheid en milieubewustzijn voorop
- Investeer in de marketing van je events: werk met mediapartijen en/of influencers samen voor de promotie. Het is vandaag de dag harder werken om deelnemers naar je event te krijgen.
Eigen feestje bouwen
Bremer beseft dat hij zijn kritiek wat stevig aanzet, maar vindt het heel jammer dat bedrijven niet beter nadenken over een strategie en sturen op meetbare doelstellingen. ‘Ik zie helaas nog teveel bedrijven onnodig veel geld uitgeven aan ondoordachte bijeenkomsten. Sales, marketing en communicatie hebben de neiging hun eigen feestje te bouwen. Voorkom dat. Wie in deze tijden structureel wil groeien, moet persoonlijke aandacht besteden aan relaties. Daar is een event een uitstekend middel voor. ‘
Begin met strategie
Bremer adviseert organisaties daarom altijd met een relatiemanagementstrategie te beginnen. In die strategie formuleer je wie je belangrijkste relaties zijn (klanten, partners, medewerkers) om je groeidoelstellingen te realiseren. Meestal met als doel die klanten te behouden (klantretentie) en de omzet per klant te vergroten.
Een evenement of event kan een mooi middel zijn in je relatiemanagement, maar ook daarvoor moet je een strategie ontwikkelen, vindt Bremer. ‘Een eventstrategie vertaalt zich naar een kalender over één of meerdere jaren waarin je de momenten bepaalt wanneer je die belangrijke relaties gaat zien. Live of online’.
De volgende stap is formuleren van een doelstelling per event. ‘Ik zie vaak doelstellingen als informeren, netwerken en inspireren langskomen’, zegt Bremer. ‘Leuk, maar je hebt er niet veel aan. Omdat het niet meetbaar is. Beter is te sturen op gedragsverandering en daar een doelstelling aan koppelen die SMART is. Bijvoorbeeld: 70 procent van de deelnemers moet binnen twee weken na het event X, Y, Z doen. Je bepaalt van tevoren welk gedrag je wilt zien en daar stuur je op.’
Event organiseren? Gebruik dit stappenplan voordat je begint met produceren
- Analyseer de doelgroep: Wie is mijn doelgroep? Wat zijn hun uitdagingen en ambities? Hoe gaat dit evenement bijdragen aan wat zij willen bereiken? Denk service minded: wat hebben zij nodig?
- Formuleer een doelstelling: Wat wil ik bereiken? Wat is mijn doelstelling? Wees specifiek, meetbaar, acceptabel en realistisch (SMART) in die formulering en stuur op gedrag tijdens of kort na het event.
- Bepaal de kernboodschap. Eén zin die blijft hangen na het evenement. Wat zegt de bezoeker thuis als hem/haar wordt gevraagd hoe het was. Stuur daar op in je programma en met sprekers.
- Formuleer subdoelen, liefst vooraf, tijdens en na. Vooraf: hoeveel mensen wil ik hebben? Tijdens: hoe valideer ik dat de kernboodschap gaat landen. Iedereen die dus spreekt op event, moet de kernboodschap ondersteunen. Na: gedrag meten door bijvoorbeeld enquête uitvragen of event materiaal downloaden.
