De uitdrukking control freak wordt overmatig gebruikt. Er is echter een context, waarin hij zeer van toepassing blijft: op de werkplek. Daar loopt het nog steeds over van de diehards die de realiteit van het moderne managen nog niet hebben begrepen.
Wat moet een moderne manager kunnen? Traditioneel is dat, kort gezegd, leiding geven en toezicht houden op de gang van zaken. Direct (uit)zicht hebben op het personeel was daarbij de eerste methode, eigenlijk zoals een leraar toezicht hield op de leerlingen in zijn klas. Omdat dit niet altijd praktisch was, moesten veel medewerkers timesheets invullen, vanuit de merkwaardige gedachte dat aanwezigheid een garantie is voor productiviteit!
First in last out
Dergelijke managementtechnieken horen bepaald niet tot het verleden. In veel organisaties met een traditionele hiërarchische cultuur – sommige investment banks bijvoorbeeld – is de beste manier om vooruit te komen nog steeds om als eerste het kantoor binnen te komen en als laatste weer weg te gaan. Dit levert echter net zo weinig op als de eerdergenoemde timesheet. Het maakt een kunstmatig einde aan uw talentpool, door op effectieve wijze veel vrouwen, ouders van jonge kinderen en feitelijk iedereen met een leven naast het werk en een gevoel voor prioriteiten uit te sluiten.
De essentie van managen in een moderne werkomgeving is afscheid nemen van de neiging om te controleren en te focussen op motivatie, teamwork, creativiteit en responsiviteit. Verder moet de organisatie continu uitkijken naar nieuwe technologie die het mogelijk maakt informatie te delen, beslissingen te communiceren en projecten in werken te zetten. Sneller en goedkoper dan we eerder voor mogelijk hielden.
Laten we een voorbeeld nemen: vergaderingen. In de 20e eeuw kregen we decision makers, hoofden van afdelingen of senior managers bij elkaar voor een vergadering, door de betrokkenen vriendelijk te verzoeken naar een bepaalde locatie te komen, per auto, trein, boot of vliegtuig. Hoewel er de laatste paar jaren op veel plaatsen videoconferencing beschikbaar is, lijkt het voor sommigen toch lastig om afscheid te nemen van oude gebruiken. Sterker nog, ondanks alle milieubezwaren die genoemd kunnen worden kiest een groot aantal bedrijven er nog steeds voor de concerntop de hele wereld over te laten vliegen om op een bepaalde locatie plaats te nemen in een boardroom of conferentiecentrum.
Van aswolk tot RFID
Tot er opeens afgelopen april een vulkaanuitbarsting op IJsland was, waardoor enorme aswolken het Europese luchtruim vulden en luchtvaartmaatschappijen wekenlang in een chaos zaten. Plotseling nam het gebruik van videocommunicatie een vlucht waar de maatschappijen alleen maar van konden dromen. En wat gebeurde er? Mensen ontdekten massaal dat deze manier van communiceren net zo effectief was als live aanwezig zijn en dat het gebruik ervan bovendien een enorme hoeveelheid tijd, moeite en geld scheelt.
Moderne technologie heeft in veel opzichten ook het dagelijkse managen veranderd. Mobiele telefonie maakt het mogelijk dat een sales-manager in contact blijft met vaak verspreid opererende teams en GPS systemen zorgen ervoor dat service centres de voortgang van technici en onderhoudsteams in de gaten kunnen houden. Dankzij Radio Frequency Identification (RFID) kunnen managers de bewegingen van mensen en producten volgen.
Nieuwe strategie van Boeing en Airbus
Technologie is cruciaal, omdat het de wijze waarop dingen gedaan kunnen worden verandert. Maar het verandert ook de zakelijke vooruitzichten en kansen op strategisch niveau. Traditioneel namen we mensen aan voor een specifieke baan en gaven hen een bepaalde (werk)plek. Vandaag de dag kijken we wat er gedaan moet worden en laten dat uitvoeren op een zo efficiënt mogelijk manier, soms op verschillende plaatsen in de wereld. We brengen het werk naar de mensen en niet andersom. Het bouwen van vliegtuigen is een voorbeeld. Tot het einde van de 20e eeuw werden vliegtuigen op één plek gemaakt, namelijk daar waar alle benodigde mensen en materialen verzameld waren. Vandaag de dag worden toestellen van Boeing en Airbus ontworpen en ontwikkeld en vervolgens geven deze fabrikanten partijen over de hele wereld digitaal opdracht om onderdelen te maken. Het resultaat is dat verschillende onderdelen van het vliegtuig in veel verschillende landen worden gemaakt en allemaal naar een centrale fabricageplaats worden gebracht, waar een vliegtuig in slechts enkele dagen in elkaar gezet kan worden.
Door dit nieuwe strategische uitgangspunt – het werk naar mensen brengen in plaats van andersom – is de rol van de manager nog belangrijker geworden. Wat niet is veranderd, is het feit dat mensen op het moment dat zij ergens gaan werken, altijd een baas achterlaten. Het dagelijks leven van een medewerker wordt nog steeds voor een belangrijk deel bepaald door de mensen aan wie moet worden gerapporteerd. Als iemand probeert teveel controle uit te oefenen over de medewerker, hem of haar probeert te pesten of in een keurslijf probeert te persen, dan is het slechts een kwestie van tijd voordat iemand op zoek gaat naar een andere betrekking. Wanneer iemand echter met respect wordt behandeld en prestaties worden gesignaleerd en beloond, er ondersteuning wordt geboden bij het verhogen van de productiviteit en daarmee van iemands marktwaarde, dan zal iemand bij de betreffende organisatie willen blijven werken. Bovendien zal dit een stimulans zijn om nog beter te presteren.
Empathisch vermogen
In het verleden gebeurde het te vaak dat mensen op managementposten werden benoemd op basis van senioriteit of aantal dienstjaren, of omdat zij zich met assertief gedrag in de kijker hadden gespeeld. In de meest ernstige gevallen werden mensen benoemd omdat zij nu eenmaal de grootste hielenlikker waren. Dergelijke carrièrepaden leveren eerder slechte dan goede managers op. De belangrijkste vaardigheid die de moderne manager moet hebben is empathisch vermogen en dankzij Myers-Briggs en andere psychometrische technieken is dit niet zo moeilijk te identificeren.
Eenmaal geïdentificeerd, moeten geschikte managers de beschikking krijgen over de kennis die zij nodig hebben, niet in de laatste plaats op het gebied van technologie, zoals eerder besproken, en vervolgens de beste ondersteuning en training krijgen om het optimale uit de mensen te halen waar zij leiding aan geven. Tot slot moeten zij worden beloond op basis van de prestaties van hun team.
Moderne ondernemingen zijn afhankelijk van hun mensen, oftewel: hun human capital. Om daar het meeste uit te halen, hebben we de beste managers nodig die we kunnen vinden. En zeker geen control freaks!
Eduard Schaepman, directeur van Regus Benelux. Regus is wereldmarktleider in het aanbieden van flexibele oplossingen voor werkplekken. Volg mij gerust ook op www.twitter.com/eduardschaepman
