Met een evenement probeert u uw doelgroep te bereiken door een ervaring te creëren dat leerzaam en onderhoudend is. Deze ervaring moet ervoor zorgen dat consumenten betrokken raken bij uw product. Een evenement organiseren vraagt echter een hoop discipline door de vele in elkaar grijpende onderdelen. Om u te helpen deze onderdelen geruisloos op elkaar te laten aansluiten, geeft Guerrillamarketing voor Dummies de volgende checklist zodat u de touwtjes in handen houdt:
Personeel
Als u een evenement organiseert, moet u vertrouwen op anderen. Om ervoor te zorgen dat u iets beter slaapt, houdt u een training waarbij u aan al uw personeelsleden hun verantwoordelijkheden duidelijk maakt en nog eens vertelt wat het doel van dit evenement is. Ook maakt u een formulier met daarop alle contactgegevens van alle medewerkers zodat iedereen met elkaar in contact kan blijven.
Plaats
Aangenomen wordt hier dat u toestemming heeft om de uitgekozen plek te gebruiken. Zorg ervoor dat u het telefoonnummer van uw directe contactpersoon bij u heeft, zodat u hem kunt bellen als u terp lekke bent. Maak een lijst van alle dingen die u nodig heeft op de locatie (denk bijvoorbeeld aan beveiliging, elektriciteit enzovoorts) en zor ervoor dat u deze zaken vooraf heeft geregeld.
Leveranciers
Niets is verschrikkelijker dan leveranciers die niet komen opdagen. Vermijd dit gruwelijke scenario door de telefoonnummers van uw leveranciers bij u te hebben. Vraag bovendien of ze voorafgaand aan het evenement bevestigen dat ze er zullen zijn en betaal op de dag van het evenement de nog openstaande facturen.
Materialen
Niets is gênanter dan er tijdens het evenement achterkomen dat u iets essentieels op kantoor heeft laten liggen. Maak een materialenlijst zodat u alles wat u nodig heeft daadwerkelijk meeneemt. Het maakt hierbij niet uit of het nu weggevertjes zijn of een bord van 15 bij 15 meter.
Pers
Maak een perslijst als u weet welke media aanwezig zal zijn. Op die manier zorgt u ervoor dat de pers die zich heeft aangemeld gemakkelijk toegang krijgt om uw evenement te verslaan. U heeft natuurlijk ook een lijst klaarliggen met mensen van de media die u moet bellen na afloop van uw activiteiten.
Het weer
Twee of drie dagen voorafgaand aan uw campagne is de plaatselijke weersvoorspeller uw nieuwe beste vriend. Het weer kan namelijk grillig zijn, maar de lokale weersberichten helpen u om te beslissen of en hóé u uw plannen doorzet.
Winnen
In het boek Guerrillamarketing voor Dummies wordt stap voor stap uitgelegd hoe u een goede guerrillacampagne toepast. Ook een effectieve actie plannen? Sprout mag vijf exemplaren weggeven. Stuur een mailtje met uw naw-gegevens naar [email protected], onder vermelding van ‘Guerilla’ om kans te maken op een exemplaar.
