Recent organiseerde MT/Sprout een webinar met Ben Tiggelaar over leiderschap in crisistijd. Bijna duizend mensen keken mee en even vaak werd dit webinar later opgevraagd. Nadien kreeg de redactie talloze vragen hoe je een goed webinar neerzet. Tips van onszelf en technische experts.
1. Kies het medium
De allereerste vraag die je jezelf moet stellen is: welk doel heb ik voor ogen? Dat stelt Camiel Notermans, mede-oprichter van Crowdale. Notermans verzorgt al tien jaar veelal interne webinars voor klanten als VodafoneZiggo, ING en de Belastingdienst. “De belangrijkste reden waarom je een webinar moet organiseren is door de interactie die er met het publiek ontstaat”, stelt Notermans. “Anders kan je net zo goed een vooraf opgenomen videoboodschap rondsturen.”
De reden dat de redactie van MT/Sprout koos voor een webinar met Ben Tiggelaar, is dat we in deze onzekere tijden veel vragen verwachten van kijkers. Het interview zou volgens de originele plannen immers in podcast-vorm worden gegoten. Het bleek een schot in de roos: de vragen stroomden binnen en de moderator had een pittige taak de meest urgente thema’s te adresseren.
2. Bepaal de inhoud
Een goed webinar moet van begin tot het eind boeien. Wees daarom vooraf duidelijk in de belofte naar je kijker: welk vraagstuk is aan het eind van het webinar sowieso beantwoord. Kies in samenspraak met de expert(s) vooraf welke onderwerpen je wel en niet wilt behandelen. Maak op basis van de hoofdvraag een lijst van subvragen die de rode raad voor de uitzending bepaalt.
Spreek met de gast(en) in de uitzending de thema’s en rode draad door, maar bepaal vooraf niet samen de exacte vragen. Antwoorden komen dan bedacht over en haalt de authenticiteit uit het webinar. Niet doen!
Hans Janssen, oprichter van DenkProducties, geeft als tip: “Een spreker is gewend om in ‘bühne’ te denken. Maar dat is nu juist niet goed. Je moet je inhoud nu zo brengen alsof de persoon aan de andere kant van het scherm de enige kijker is. Dus niet ‘naar de massa’ praten maar ‘naar allemaal individuen’. Dat doe je door veel minder beschouwend te zijn en veel meer mensen aan te spreken zoals je dat in een gesprek zou doen.”
Notermans vult aan: “Spreek de kijker op afstand aan met jij en niet met ‘jullie’. De kijker zit immers alleen voor zijn of haar scherm.”
3. Zorg voor interactie
De interactie-mogelijkheid is dus het belangrijkste unique selling point om voor een webinar als medium te kiezen. Geef de kijker daarom vaak en tijdig het idee dat de vragen of inzichten aan bod komen. Roep vanaf de start op dat vragen stellen wordt gewaardeerd en pak hier regelmatig op terug. Notermans: “Ik pak waar mogelijk altijd de eerste vraag die gesteld wordt. Het maakt niet uit hoe goed of hoe slecht die vraag is: het geeft het signaal, wij gaan op je vragen in.”
“Vergeet ook niet de kijker heel serieus te nemen. Kijk naar een succesformule als Veronica Inside. Die mannen nemen iedereen op de hak, elkaar, voetballers tot aan de zenderdirecteur aan toe. Het enige dat ze altijd met respect behandelen dat zijn de vragen van de kijkers. Een leerpunt voor ons allen.”
4. Faciliteer een host en moderator
Heb je ooit het gesprek tussen Jack Ma en Elon Musk gezien? Een dialoog tussen twee grote denkers moet bijna wel goed gaan. Niets blijkt minder waar, zonder professionele gespreksleider is het zelfs voor deze titanen onmogelijk om een gericht inhoudelijk gesprek op gang te houden. Een host is van cruciaal belang om de sessie qua inhoud, interactie en sfeer zo waardevol mogelijk te maken.
Voor een host is het van belang om zich met volle overgave te kunnen richten op de antwoorden van de expert(s) om de juiste follow-up vragen te kunnen stellen. Helaas zijn wij mensen geen ster in multitasken. Wanneer de host zich ook met de kijkersvragen moet bezighouden, moet hij of zij zijn aandacht verdelen. Een moderator biedt uitkomst: die pikt de meest prangende vragen uit en faciliteert deze op het moment dat de host hierom vraagt.
Notermans: “De kijker moet bovenal het gevoel krijgen dat hij of zij aan tafel zit. Zorg daarom dat er niet meer dan twee mensen tegelijk in beeld zijn, anders wordt hij of zij al snel toeschouwer van een onderling gesprek op afstand. Sprekers moeten niet vergeten bij een studiogesprek geregeld in de camera te kijken. Dat voelt in het begin een beetje gek, dus oefen dat vooraf.”
5. Techniek en omgeving
Hoewel geldt: liever een webinar dan geen webinar, is het zaak voor de kijker zo goed mogelijk beeld en geluid binnen je mogelijkheden te faciliteren. Zie het als een mooi gerecht: het gaat om de smaak (inhoud), maar het oog (en oor) wil ook wat. Kies dus – afhankelijk van je budget – voor externe audio. Wij maken gebruik van de RØDECaster Pro-mengpaneel en RØDE Procaster-microfoons. Zorg voor goede consistente verlichting middels externe lampen en optioneel één of meerdere externe camera’s.
Nog meer dan de apparatuur, is de opnamelocatie van webinars volgens ondernemer Freek Bleijenberg van cruciaal belang. Bleijenberg faciliteert doorgaans de techniek voor evenementen van prominente klanten zoals Ajax, maar tevens technische partner bij webinars. “Vaak zie je dat mensen zich niet thuis voelen op de locatie. Dan komt het webinar ook niet uit de verf. Sommige mensen voelen zich in een studio-setting op hun gemak, maar je ziet vaker dat men dichtslaat. Creëer daarom bij voorkeur een huiskamersfeer en houd de technische rompslomp zoveel mogelijk buiten het zicht van de (studio)gasten.”
Heel belangrijk: organiseer waar mogelijk webinars vanaf een apparaat met een fysieke internetverbinding. Wifi is dikwijls onstabiel en kan voor de haperingen in het beeld of audio zorgen.
6. Houd het kort en bondig
Hoewel mensen vanuit huis meer tijd en rust hebben en nemen voor webinars, zijn mensen in ‘normale’ tijden op kantoor druk. Diverse experts adviseren webinars niet langer te laten duren dan 20 tot 50 minuten. Notermans: “Ga absoluut niet over de beloofde tijd heen, dat is uit ervaring een heel duidelijk uitstapmoment. Beloof je een webinar van een half uur, ga er geen minuut overheen. Dat is een service naar je kijker, die ook verder moet met zijn of haar planning.”
Hulp bij het inhoudelijk organiseren van een webinar of je bestaande webinar onder de aandacht brengen bij meer dan 600.000 zakelijke beslissers? MT / Sprout helpt graag mee. neem voor de mogelijkheden contact op met Guido Dongen op 020 262 0716 of mail met [email protected].
