Yuki

Wat is het?

Met Yuki kun je boekhouden. Dat wil zeggen: je kunt inkomende en uitgaande facturen inscannen en versturen, dan verwerkt Yuki ze voor je in een digitaal archief. Het programma doet ook de btw-aangifte voor je. Je werkt vanuit een webaccount, en er is een bijpassende iPhone-app.
 

Voor wie?

Yuki is het meest geschikt voor zzp’ers en kleine ondernemers.
 

Hoe werkt het?

Je kunt starten met een testaccount, die mag je twee weken gratis uitproberen. Daarna betaal je per maand een bedrag, afhankelijk van het aantal financiële transacties dat verwerkt moet worden. Voor starters met minder dan vijftig transacties per jaar is dat vanaf 9,50 euro per maand, daarboven betaal je een bedrag vanaf 35 euro per maand. Na het aanmaken van het account kun je van start. Je scant documenten in: inkoop- of verkoopfacturen, salarisstroken, belastingcorrespondentie, elektronische bankafschriften. Die verzend je naar Yuki, waar ze automatisch herkend en geboekt worden in de juiste sectie. Yuki heeft een mooi vormgegeven systeem dat is ingedeeld in ordners, letterlijk als een ouderwetse archiefkast. Elke map is weer ingedeeld in tabbladen met de verschillende soorten documenten, zoals facturen, bonnen, offertes en contracten. Alle verwerkte documenten gaan het digitale archief in, waar je je accountant toegang toe kunt geven en waarin je facturen terug kunt zoeken. Dat gaat heel makkelijk: je typt een zoekterm in zoals een bedrijfsnaam en alle documenten met die naam erin komen naar boven. Als je wilt, kun je elk document ook opslaan op je harde schijf vanuit het programma. Naast de archieffunctie doet Yuki een hoop rekenwerk voor je. Je kunt in een monitor alle info over je bedrijf zien: personeelskosten, omzet, openstaande facturen, een betaaladvieslijst en meer. Per maand of kwartaal doet Yuki bovendien de btw-aangifte voor je. Dit alles in een beveiligde omgeving.
 

Wat zijn de voordelen?

Met deze tool hoef je nooit meer handmatig facturen en bonnetjes in te voeren in excelsheets of een boekhoudsysteem. Het is alleen nog een kwestie van scannen, sturen en klaar. Ook je werknemers kun je toegang tot het systeem geven om bijvoorbeeld offertes op te slaan of prospects te plaatsen. Yuki controleert alle binnenkomende documenten binnen 24 uur. De zoekfunctie scheelt je ook veel tijd en ergernis, want met Yuki zijn al je documenten digitaal te doorzoeken en heb je die ene bepaalde factuur van vorig jaar binnen een paar seconden bovengehaald. Al met al levert deze tool je dus veel tijdwinst op.
 

Wat zijn de nadelen?

Yuki levert je tijdwinst op, maar daar betaal je wel voor. Voorbeeld: heb je één iemand in dienst en elke maand zo’n tweehonderd inkomende en tweehonderd uitgaande facturen, dan kost het je 72 euro per maand. Je moet overwegen of je dit ervoor over hebt. Zonder scanner kun je Yuki niet gebruiken.
 

Dagelijks de nieuwsbrief van Startups & Scaleups ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Conclusie?

Het is een verademing om een factuur alleen te hoeven scannen en sturen, in plaats van alle getalletjes handmatig over te moeten nemen. Ook de zoekfunctie is ideaal: typ de naam van een klant in, en je haalt alle documentatie uit je archief hierover naar boven. Dat is toch heel wat anders dan oude mappen doorbladeren om iets op te zoeken. 

Lees ook de eerdere webtoolbesprekingen:

Dit artikel is geschreven door

Redactie MT/Sprout

De redactie van MT/Sprout is altijd op zoek naar mooie verhalen over startups, scaleups, management en leiderschap. Tips, ideeën, aanbevelingen? Mail naar [email protected]