“In de wereld van trustkantoren is het van het grootste belang dat documenten en administratie op orde zijn. Misschien daar zelfs nog wel meer dan in de ‘normale’ kantoorwereld”, zegt Rob Drieduite, managing director van Ternio Corporate Services, een internationaal opererend trustkantoor. Hij licht zijn keuze toe voor een webbased oplossing om alle administratieve werkzaamheden volgens de geldende regels, gestructureerd, overzichtelijk en volgens volledig digitaal casemanagement af te handelen.
Vertrouwelijk
Trustkantoren voeren in de regel alle kantoorwerkzaamheden uit voor grote (internationale) ondernemingen die een officiële vestiging in het betreffende land willen hebben. De oprichting van ondernemingen, internationale belastingen, financiële administratie en contractvoorbereiding is informatie- en vaak ook papierintensief. Het succes van deze bedrijven staat of valt met het vermogen elk stukje informatie snel op te slaan, terug te vinden, te verwerken en te volgen.
Rob Drieduite: “Die werkzaamheden hebben vooral betrekking op juridische, accountancy- en belastingzaken. Wij verrichten veel van dergelijke werkzaamheden voor onze klanten. Het gaat daarbij om heel vertrouwelijke aangelegenheden en dus moeten wij daar ook op een adequate manier mee omgaan. Aan de andere kant is het in ons belang om de kosten zo laag mogelijk te houden, zodat onze klanten ook niet te veel betalen voor onze diensten. Zonder daarbij in te boeten op kwaliteit van het werk.”
Restricties
Veel van de werkzaamheden draaien om administratieve zaken, en dus veel uitwisseling van informatie. Aangezien Ternio Corporate Services internationaal erg actief is, is het niet voor de hand liggend dat die uitwisseling van informatie op papier gebeurt. Er zijn echter veel restricties verbonden aan alle informatie en de uitwisseling ervan. Neem alleen al de (inter)nationale wetgeving en compliancy-regels. Niet voor niets hebben we het hier over een trustkantoor.
Drieduite: “Het gaat bij uitstek om die betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid. De oplossing die we zochten moest in het bijzonder aan die randvoorwaarden kunnen voldoen. Daarnaast moet de oplossing ook wel geschikt zijn om vanaf afstand en/of meerdere locaties te kunnen gebruiken. Onze klanten willen namelijk regelmatig (delen van de) informatie zelf kunnen inzien, toevoegen of eventueel accorderen. De richting van de uiteindelijke oplossing die we zochten wees dus al snel naar webbased en in een beveiligde omgeving.”
Altijd en overal toegankelijk
Drieduite heeft in het verleden Cygnet ECM gebruikt van Noble Solutions. Op het moment dat hij met Ternio Corporate Solutions startte en een oplossing zocht voor het beheer en management van informatie en content voor zijn klanten, lag het voor de hand opnieuw met Noble Solutions in zee te gaan. Drieduite: “De zaak was snel beklonken. Zeker omdat de Cygnet ECM suite goed betaalbaar is met een uiterst korte terugverdientijd van amper een half jaar.” Cygnet ECM betekende een ware revolutie in Ternio’s manier van werken, zonder hoge kosten of een noemenswaardige onderbreking van het bedrijf, constateert Drieduite.
Cygnet ECM is een volledig webgebaseerde document- en contentmanagement-oplossing met als gebruikersinterface de internetbrowser. Daardoor is het systeem – en dus de informatie van en voor klanten- altijd en overal toegankelijk. Geografische beperkingen worden hierdoor definitief geëlimineerd. Bedrijfsgegevens, klantdossiers en inkomende post worden opgeslagen in een krachtige database die draait op elke standaard webserver of hostingservice. Ook gescande documenten kunnen eenvoudig worden geïmporteerd en opgenomen in het FilePlan van Cygnet ECM. En daarin school een groot voordeel voor Ternio Corporate Services. Op die manier kon alle informatie onder dezelfde knop worden beheerd.
Niet ingewikkelder dan nodig
Ternio Corporate Services maakt gebruik van nagenoeg de volledige Cygnet ECM suite voor documentmanagement, recordsmanagement, koppeling met het CRM-systeem en binnenkort gaat ook de e-mailmanagementmodule definitief in gebruik worden genomen. Drieduite: “Dat het volledige informatiebeheer voor onze organisatie binnen één beheeromgeving kan plaatsvinden gaf wel de doorslag. Dat maakt het praktisch gezien voor onze gebruikers heel werkbaar en overzichtelijk. En we kunnen toch aan alle wet- en regelgeving voldoen, wat weer veel vertrouwen geeft bij onze klanten.”
De aanpak om de software te implementeren en efficiënt te gebruiken is door Noble Solutions niet ingewikkelder gemaakt dan noodzakelijk, aldus Drieduite. “Een verademing in vergelijking met veel andere aanbieders in dit veld. Alle processen werden in kaart gebracht met alle bijbehorende soorten documenten. Daarna is vervolgens een zogenaamd File Plan gemaakt, de structuur waarin je als organisatie gaat werken met Cygnet ECM om optimaal gebruik te kunnen maken van de software en ook maximaal rendement voor je klanten te realiseren. Uiteindelijk gaat het daar natuurlijk om. Onze klanten willen zien wat we doen, en willen dat wij dat doen tegen de laagste mogelijke kosten met de hoogste kwaliteit van het werk. Die combinatie hebben gevonden in deze oplossing.”
Beschikbaarheid en consistent beheer
De voordelen van het digitaal en volledig webbased werken zijn voor Ternio Corporate Services bijzonder groot. “Alle informatie is altijd en overal beschikbaar voor de mensen die daarover moeten kunnen beschikken. Dat gebeurt uiteraard in strikt een beveiligde omgeving, want het gaat altijd om zeer vertrouwelijke informatie. De bedrijven waarvoor wij (een deel van) de belangen behartigen in Nederland kunnen volgens gemaakte afspraken, deels ook zelf de informatie die betrekking heeft op hun onderneming inzien.”
“Het feit dat klanten direct zelf online toegang hebben tot (een deel van de) eigen documenten scheelt ons in het hele administratieproces veel tijd. Het geeft alle betrokkenen bovendien het gevoel er direct op te kunnen zitten. Er is geen onnodig tijdverlies met het heen en weer sturen van informatie, contracten, facturen etc. Alles is of wordt digitaal en kan op dezelfde manier worden beheerd binnen Cygnet ECM.”
Dit artikel is geschreven door Noble Solutions
