1. Wees vriendelijk
Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning! Blijf in de betalingsherinnering vriendelijk, in deze fase is het belangrijk u te realiseren dat de klant inderdaad gewoon vergeten kan zijn te betalen. Een aanmaning daarentegen mag wat dwingender van aard zijn. Hier kunt u daar meer over lezen.
2. Wees informatief
Het is belangrijk dat uw afnemer direct kan handelen op basis van uw betalingsherinnering, zelfs als de factuur kwijt is geraakt. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om het bedrag meteen over te kunnen maken.
3. Werk samen met sales
Sales kent uw debiteur als klant. Het zijn immers een en de zelfde partij. De account manager hoort op de hoogte te zijn van de betalingsmoraal van zijn klant. Sowieso mag sales zich wat meer bekommeren om openstaande facturen. Omzet is immers pas omzet als het geld binnen is.
4. Geef een korte termijn mee
Op uw betalingsherinnering hoort iets te staan als: “verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Maak deze termijn niet te ruim, de klant is immers al te laat. U mag best van hem of haar verwachten dat er na de herinnering binnen een paar dagen betaald wordt.
5. Stuur ‘m tijdig
Maak tussen de regels door duidelijk dat u meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat u uw zaken goed op orde heeft. Als een klant merkt dat uw administratie een chaos is, zal dat zijn betalingsmoraal niet ten goede komen.
6. Geen motie van wantrouwen
Het is zaak de klant niet gelijk tegen de haren in te strijken. Zorg voor een neutrale toon zodat uw klant de betalingsherinnering niet opvat als een motie van wantrouwen.
7. Houd de termijn in de gaten
Geef uw klant een relatief korte termijn voor het alsnog voldoen van de factuur. Zorg wel dat u meteen na afloop van deze termijn (dit is allemaal te automatiseren) aan de telefoon hangt. Anders kunt u er net zo goed geen termijn in zetten. De klant moet weten dat u het serieus neemt.
8. Eindig vriendelijk
Het kan natuurlijk zijn dat uw klant net betaald heeft, dat gebeurt heel vaak (“Oh ja, die heb ik net betaald/ wilde ik net betalen!”). Sluit daarom altijd af met de klassieker: “voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen.’
Voor deze lijst gingen we te rade bij de experts van Graydon
