Doordat HP met veel bedrijven samenwerkt, ziet het van dichtbij welke ontwikkelingen er spelen. Bedrijven lopen tegen allerlei uitdagingen aan, zoals de motivatie van medewerkers, productiviteit, maar ook de beveiliging.
HP ziet dat deze uitdagingen allemaal samenhangen met één ding: we werken hybride en de medewerker is niet meer hele dagen op kantoor. ‘Toch werken veel bedrijven nog op dezelfde manier als jaren geleden. Het beleid is niet aangepast aan de nieuwe manier van werken. Als we op dezelfde voet doorgaan, heeft dit gevolgen voor de bedrijfsresultaten’, zegt Quah.
Ontevreden medewerkers
Wanneer niet goed wordt nagedacht over het beleid, kan hybride werken ontevreden medewerkers opleveren. ‘Stel, er is iets mis met je pc. Vroeger had je dan direct op locatie een hulplijn. Je liep gewoon even langs de IT-afdeling om uit te zoeken wat het probleem was. Het kon relatief snel worden opgelost. Tegenwoordig werken medewerkers thuis of zelfs remote in het buitenland. Dan is het lastig om snel hulp te krijgen.’
Lagere productiviteit
Medewerkers kunnen dus minder snel geholpen worden dan vroeger en moeten wachten op een oplossing. Het gevolg is lagere productiviteit, waardoor de afdeling van de medewerker zelf geraakt wordt. Ook kan zo’n medewerker gefrustreerd raken als hij niet snel geholpen wordt.
‘Hiermee zet je de medewerkerstevredenheid op het spel’, stelt Quah. ‘Je medewerkers hebben het gevoel dat het bedrijf niet in hen investeert, waardoor het imago van het bedrijf verslechtert.’ Medewerkerstevredenheid ligt normaliter bij HR. Zij hebben niets te maken met de apparatuur en hoe daarmee omgegaan wordt. Terwijl de oorzaak daar wel gezocht moet worden.
Een enorm datalek
Een andere uitdaging zit op het vlak van security. Wanneer alle medewerkers op kantoor werken, maken ze verbinding met het bedrijfsnetwerk. Zulke netwerken zijn doorgaans uitstekend beveiligd. ‘Thuis of onderweg hebben mensen die beveiliging niet. Dat maakt hybride werken onveilig.’
Daarnaast moet nieuwe of vervangende apparatuur vaak opgestuurd worden, terwijl een nieuwe laptop vroeger altijd op kantoor opgehaald werd. ‘Als een laptop onderweg onderschept wordt en in verkeerde handen valt, dan resulteert dat in een enorm datalek.’
Duurzaamheid
Vroeger werden laptops vanuit de leverancier naar kantoor gestuurd. De IT-afdeling maakte de laptop gebruiksklaar en de medewerker, die toch al op kantoor was, haalde het apparaat op. ‘Nu worden zulke apparaten eerst naar kantoor gestuurd en vervolgens weer opgehaald om naar de medewerker gestuurd te worden. Allemaal extra vervoersbewegingen, verpakkingsmateriaal etc. Terwijl dit met goede afspraken ook direct bij de leverancier geregeld kan worden. Er zijn allerlei quick wins te maken op het gebied van duurzaamheid. Maar dan moet je daar wel op voorhand over nadenken’, aldus Quah.
Een kwestie van bewustwording
Om werk te maken van dit thema, is het volgens Quah belangrijk om je te realiseren dat het niet alleen een zaak voor de IT-afdeling is. Iedere afdeling heeft belang bij het implementeren van de juiste oplossingen. Tevreden medewerkers die efficiënt kunnen werken presteren immers beter. Het is ook een kwestie van bewustwording. ‘Het lijkt logisch: je beleid aanpassen op een nieuwe manier van werken. Toch horen we dat veel van onze klanten hier nooit bij stil hebben gestaan.’
Toekomstbestendige keuzes
‘We hopen dat organisaties betere keuzes gaan maken, meer toekomstbestendige keuzes’, zegt Quah. ‘Veel van onze klanten roepen hiervoor de hulp van consultants of experts in. Er is zoveel mogelijk, dat bedrijven lang niet altijd in staat zijn om de gevolgen van alle keuzes te overzien.’
Dat advies komt niet uit de lucht vallen. Ook HP zelf werkt hiervoor veel samen met partners, zoals Microsoft en Nvidia, om bedrijven zo goed mogelijk te adviseren over innovatie op de werkplek. ‘Om futureproof te zijn, is het belangrijk om nieuwe ontwikkelingen mee te nemen in je beleid met een duidelijke visie.’
Helder beleid omtrent hybride werken
Quah legt uit dat het allemaal begint bij een audit van de huidige situatie. ‘Allereerst breng je de status quo op de afdeling in kaart. Hoe werken je medewerkers nu, waar liggen de uitdagingen? Vervolgens stel je een helder beleid omtrent hybride werken op waar iedere afdeling zich in kan vinden.’
Een sterk hybride-werken-beleid wordt dus niet alleen opgesteld door de IT-afdeling, maar door de verschillende afdelingen, óók HR en het management. Dit zorgt ervoor dat het nieuwe beleid breed gedragen wordt in de organisatie. ‘Het is belangrijk dat het management het beleid ondersteunt, zij zetten immers de algehele strategie uit en beheren de budgetten.’
Quah waarschuwt bovendien dat het beleid nooit af is. ‘De situatie is voortdurend aan verandering onderhevig. In het verleden werden plannen voor een aantal jaar vooruit gemaakt en dat was prima. Nu kan dat echt niet meer. Beleid moet periodiek opnieuw beoordeeld worden.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
HP
Onze visie is het creëren van technologie die het leven overal voor iedereen beter maakt: voor elke persoon, elke organisatie...
Meer info
