Boekhouden is waarschijnlijk niet je hobby, anders was je wel administrateur geworden. Gelukkig hebben enkele boekhoudkundige genieën diensten ontwikkeld waarmee je een professionele boekhouding kunt voeren, zonder hier zelf veel verstand van te hebben.
Denk bijvoorbeeld aan e-Boekhouden, Visma eAccounting, InformerOnline of Moneymonk. Omdat de boekhoudregels voorgeprogrammeerd en verwerkt zijn tot begrijpelijke templates, nemen deze online boekhoudtools je een hoop denkwerk uit handen.
6 argumenten voor een online boekhoudtool:
1. Hulpgids en helpdesk
Omdat een online boekhouddienst is ontwikkeld voor gebruikers zonder boekhoudkennis, is het eenvoudig in gebruik. Alle boekhoudregels zijn ingesteld en wanneer je iets wilt doen wat boekhoudkundig niet correct is, wordt je actie geblokkeerd. Er zijn stap voor stap handleidingen beschikbaar in de kennisbank van de meeste aanbieders, die je precies vertellen hoe je het dan wel moet doen.
De meesten behandelen ook de basisprincipes van het boekhouden. Dit is prettig als opfriscursus, wanneer je net met de tool gaat werken. Zo ervaar jij weer een gevoel van controle over je boekhouding. En dat is leuk!
Zie je dan toch even door de boekingen de bomen niet meer? Bij goede online boekhoudprogramma’s wordt de helpdesk bemand door door mensen met vakkennis, waardoor je altijd je eigen assistent accountant tot je beschikking hebt.
2. Een mooie template voor je facturen
Door gebruik te maken van professionele factuurtemplates, vermijd je fouten op je factuur zoals missende gegevens. De Belastingdienst eist van ondernemers dat er bepaalde gegevens op een factuur staan. In goede boekhoudsoftware blokkeert het systeem, wanneer je een onvolledig ingevulde factuur wilt verzenden. Daarnaast voorziet de tool in een nette opmaak van je factuur, wat professioneel overkomt. En door het overzicht dat je over je facturen hebt, voorkom je slordige fouten zoals dubbel facturen.
3. Automatisch inladen van je bankafschriften
In de tool is een automatische koppeling met jouw bank in te stellen. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is de transacties weg te schrijven op de juiste rekening (of de juiste categorie). Bij herhaalde aankopen bij dezelfde leverancier geeft het systeem zelfs al de suggestie voor de juiste rekening. Je boekhouding doen gaat zo elke maand sneller. Bovendien heb je zo altijd een up-to-date overzicht van welke facturen zijn betaald of niet.
4. Invullen en online indienen BTW-aangifte
Het boekhoudprogramma houdt een overzicht bij van je aan te geven BTW per periode. Wanneer jij al je betalingen hebt verwerkt voor een tijdvak, staat de BTW-aangifte direct klaar. Het enige wat je nog hoeft te doen is deze checken. Daarna kun je hem naar de Belastingdienst verzenden vanuit de tool.
5. Inzicht in je inkomsten en uitgaven, kosten en opbrengsten
De diverse rapporten, zoals de winst- en verliesrekening en de balans, geven je inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. Bovendien is je administratie zo heel overzichtelijk: een van de eisen van de Belastingdienst, mocht je gecontroleerd worden.
6. Reminders
Het systeem geeft een melding bij facturen waarvan de betalingstermijn is verlopen, zodat jij hier tijdig achteraan kan. Kortom, beter voor je cash flow.
Eerst zien, dan geloven? De meeste online boekhoudtools bieden een gratis proefperiode, waardoor je kunt experimenteren met welk systeem het beste bij jou en je onderneming past. Heb je bijvoorbeeld een taxi-bedrijf? Kies dan een tool met rittenregistratie-functie. Ben je veel onderweg en wil je ook dan inzicht in de actuele voorraad van je webshop? Kies een tool met een mobiele app.
