In 2016 wil je eens écht gehoord worden. 6 tips om de aandacht te trekken van je publiek.
Het is nooit makkelijk om de aandacht te trekken van welk publiek dan ook. Zeker niet als je zowel de fabriekmedewerker wilt bereiken als de salesafdeling, service management, buitendienst en ga zo maar door.
'Speaking out without freaking out'
Er zijn natuurlijk tips en trucs voor het houden van een presentatie die blijft hangen. Matt Forrest Abrahams (zie foto rechts) weet er alles van. Abrahams is verbonden aan de afdeling 'Organizational Studies' van Stanford. Hij geeft niet alleen les in de kunst van het spreken in het openbaar, hij coacht ook ceo’s en schreef er een bestseller over: Speaking out without freaking out. Vijf tips van de expert.
#1. Stel jezelf in dienst van het publiek
Vraag jezelf af wat je publiek nu eigenlijk precies moet horen? Zie spreken niet als een optreden, zo legt Abrahams uit. Geef datgene aan het publiek dat ze nodig hebben. Het verschuift de aandacht van jezelf naar het publiek. Focus krijg je door jezelf telkens de vraag te stellen wat belangrijk is voor het publiek. Dat maakt je boodschap meer 'to the point' en maakt ook duidelijk dat niet jij maar het publiek in de spotlight staat.
#2. Maak een vragenlijst als geheugensteun
Als een tekst helemaal is uitgeschreven, wordt er vaak vanaf het papier voorgelezen. Dat komt al gauw houterig over en het publiek voelt zich minder bij je betrokken. Het is beter, zo zegt Abrahams, om een vragenlijst te gebruiken als geheugensteun voor je presentatie. Omdat jij de antwoorden weet, geeft je dat als spreker meer zelfvertrouwen dan een lange speech die je gaat oplezen. Maak je daarom minder zorgen over wat je nu precies gaat vertellen. De speech is meer op een conversatietoon: in feite beantwoord je de ongevraagde vragen van het publiek. Een verhaal dat op die manier wordt geleverd, wordt vaak beter door een publiek onthouden, aldus Abrahams.
#3. Wees relevant voor de toehoorders
Maak het makkelijk voor je publiek om de boodschap te begrijpen, zegt Abrahams. Maak een presentatie relevant voor de toehoorders en combineer nieuwe feiten met zaken die men al weet. Zo blijft het publiek meer betrokken en onthouden ze de boodschap ook beter. Noem dan ook niet zomaar een cijfer maar plaats het cijfer in een aansprekende context. En maak gebruik van analogieën. Zo maakt Abrahams de vergelijking met een gids wanneer hij uitlegt hoe iemand een publiek moet toespreken . Het belangrijkste voor een gids is dat hij de mensen niet kwijtraakt. Hetzelfde geldt voor een spreker en zijn publiek.
#4. Maak gebruik van emotionele haakjes
De Grieken wisten het al toen ze retoriek bestudeerden: emotie blijft hangen. Mensen onthouden een boodschap met een emotionele lading veel beter dan een puur zakelijk verhaal. Volgens wetenschappers lijken emotionele geladen herinneringen veel sneller opgediept te kunnen worden uit ons lange termijn geheugen dan droge feiten. Sprekers focussen echter vaak meer op de feiten en gedachten die ze willen overbrengen en niet zozeer op de emotionele reactie die ze aan hun publiek willen onttrekken. Het gevaar bij een spreker die focust op emoties, is dat het te theatraal wordt en niet authentiek. Vind dus de juiste balans. En, zo zegt Abrahams, realiseer je dat zelfs de meest technische toespraken uiteindelijk ook een emotioneel aspect hebben.
#5. Kies voor een duidelijke structuur
Uit onderzoek blijkt dat mensen informatie die op een gestructureerde manier wordt gepresenteerd tot 40% beter onthouden dan informatie die op een meer luchtige manier wordt verteld. Denk aan een verleden-heden-toekomst-structuur als je een proces uitlegt. Of een kies voor een vergelijking-contrast wanneer je de voordelen van een bepaalde ingenomen positie wilt toelichten. Oorzaak-gevolg geeft goed de logica van een positie weer. En een probleem-oplossing-voordeel-structuur is handig om mensen te overtuigen en te motiveren. De vragen ‘Wat?’ ‘En dus?’ ‘En wat nu?’ zijn effectief als je mensen wilt oproepen tot actie. Het voordeel van een goede structuur is ook dat je jezelf niet makkelijk kunt verliezen in het verhaal.
#6. Varieer in toon en (voor)beelden
Niks is zo saai als een monotone spreker. Maar ook slides bomvol tekst kunnen het publiek zo in slaap sussen. Als spreker moet je je publiek betrokken houden. Maar een publiek is nu eenmaal snel afgeleid, zo zegt Abrahams, om deze natuurlijke neiging tegen te gaan móet je variëren.
- Varieer zowel in toonhoogte als stemvolume
- Spreek met expressie
- Gebruik ook verschillende vormen ter ondersteuning. Dus niet alleen data, maar bijvoorbeeld ook anecdotes en sterke beelden
- Gebruik ook lichaamstaal, maar let op: te veel onnodig gezwaai met armen leidt ook af van de boodschap
- Abrahams wijst nog op het nut van 'Google images' ter voorbereiding van de speech. Type de onderwerpen die je gaat bespreken in en kijk wat voor beeld het oplevert
Wellicht kun je het niet allemaal gebruiken vanwege copyright maar het geeft wel inspiratie voor het soort beeld dat je kunt kiezen ter ondersteuning. En zo ontstaat hopelijk een verhaal dat goed wordt geleverd, dat inspireert en motiveert, voor iedereen, uit alle lagen, van de organisatie.
Dit artikel is onderdeel van het dossier Made in NL. Bij MT vinden we dat Nederland trotser mag zijn op zijn maakbedrijven. Met Made in NL wil MT de kennisdeling binnen én over de sector bevorderen en maakbedrijven een podium bieden. Opdat we terecht trots zijn op de hidden champions van de maakindustrie.
Foto via Flickr.com
