Een goed evenement verrast en inspireert de genodigden. Vijf tips om meer rendement uit je evenement te halen.
Met een goed evenement kun je collega’s betrekken bij de nieuwe strategie, nieuwe klanten aantrekken en je zichtbaarheid in de markt vergroten. Je kunt mensen verrassen en inspireren. Maar hoe zorg je ervoor dat genodigden uitzien naar je evenement en er nog lang over napraten? Ervaren ondernemers geven tips.
Tip #1: Maak de ontvangst persoonlijk
Maarten van Druten (Synpact) is organisator van de Week van de Ondernemer: ‘Onze gasten moeten zich welkom voelen op ons evenement. Dat begint al bij de parkeerwachters, zij zijn het eerste contactmoment. We zetten enorm veel hostesses in, zodat iedereen direct wordt geholpen. Al onze mensen zijn herkenbaar aan een grote oranje bloem en iedereen die meewerkt aan onze evenementen moet van alles op de hoogte zijn, zij moeten de gasten direct de juiste informatie kunnen verstrekken. Daarom organiseren we vooraf een kickoff, die bijeenkomst moet extreem goed zijn. Je zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij het evenement, dat je er als een team staat.’
Dus:
Ook als je een kleinschalig evenement organiseert, besteed dan extra aandacht aan het ontvangstmoment. Wie ontfermt zich over de gasten? Maak vooraf iedereen duidelijk wat zijn of haar rol is. Zorg er bovendien voor dat iedereen van de organisatie herkenbaar is. Zo zorg je voor een perfecte ontvangst.
Tip #2: Maak het warm en informeel
Boris Veldhuijzen van Zanten organiseert jaarlijks The Next Web. ‘Veel zakelijke evenementen zijn erg onpersoonlijk, dat lijkt me nergens voor nodig’, zegt hij. ‘Op elk vlak willen wij een warme en persoonlijke sfeer creëren. Tijdens het evenement loop ik steeds rond en ga ik met zoveel mogelijk bezoekers in gesprek. Bij ons eerste congres hadden we geen geld om een sprekersdiner te organiseren. De avond voor het evenement hebben we de sprekers bij ons thuis uitgenodigd. Mijn mede-organisator en ik stonden zelf in de keuken, na het eten hielpen een paar sprekers met de afwas. Daar hebben we nu een gewoonte van gemaakt.’
Dus:
Bedenk voor je eigen bijeenkomst hoe je de formaliteit zo snel mogelijk doorbreekt. Dat begint al bij het uitnodigingstraject. Als je klanten uitnodigt, laat ze dan opbellen door hun contactpersoon. Dat komt veel persoonlijker over dan een uitnodiging per e-mail. Het kost meer tijd om te bellen, maar de kans dat ze komen, is meteen ook een stuk groter. Het telefoontje ondersteun je met een uitnodiging per mail. Die mail verstuurt de contactpersoon direct na het telefoongesprek. Zet in de aanhef alleen de voornaam van de genodigde en tutoyeer, tenzij dat ongepast is in jouw branche.
Tip #3: Kies een pakkende titel
Hans Janssen (DenkProducties) organiseert spraakmakende seminars als ‘MBA in één dag’. Om bezoekers te werven voor zijn programma’s steekt hij veel tijd in het bedenken van een pakkende titel: ‘De waarde van een prikkelende titel ontdekte ik toen ik het seminar organiseerde van Joep Schrijvers, die een training ‘politiek in complexe organisaties’ hernoemde tot ‘Hoe word ik een rat?’ en daarna alleen maar volle zalen zag. Ik zie nog zoveel congressen die gebaseerd zijn op ‘tools’, bijvoorbeeld ‘CRM in de praktijk’, ‘Werken met het Enneagram’, ‘Socratisch coachen’. Jakkes! Die titels zijn gericht op het ‘middel’ en niet op het ‘doel’. Kies als titel het effect dat je bereikt. Wat kun je na deze dag? Wat leer je? Voorbeeld: ik organiseerde ooit een seminar over Metaprogramming, een tool waarmee je uit taalpatronen en non-verbale signalen kunt achterhalen wat iemands denkstijl is. Dat werd geen seminar getiteld ‘Metaprogramming’ (snapt niemand) maar ‘Mensen lezen’ (snapt iedereen).’
Dus:
Verplaats je in de genodigden. Wie wil je echt op je evenement verwelkomen? De juiste titel maakt direct duidelijk waarom men het evenement niet zal willen missen. Een goede titel zorgt ervoor dat je verder weinig hoeft uit te leggen.
Tip #4: Het gaat om 1001 details
Ondernemer Aad Ouborg organiseert evenementen rond zijn producten (onder andere Princess Sportsgear en Princess Hotels), die veel publiciteit genereren. ‘Het gaat om de details, je moet vooraf aan alles gedacht hebben. Ik loop mijn plannen wel honderd keer na om te kijken of ik nog iets kan verbeteren. Alleen als je overal aan hebt gedacht, kun je van het moment genieten. Om een goede gastheer te kunnen zijn, verdeel ik bovendien de taken. De meeste plannen bedenk ik zelf, dan werk ik het verder uit met een paar collega’s. Dagelijks bespreken we de voortgang en we schaven aan de plannen. Kort voor het evenement betrekken we er meer mensen bij, voor het complete team moet dan duidelijk zijn wat hun rol is tijdens het evenement.’
‘Op mijn evenementen kan iedereen goed met elkaar netwerken. Ik breng partijen bij elkaar die wat aan elkaar hebben. Ik wil het mijn gasten makkelijk maken om te netwerken. Daarom wil ik nooit te lang aan tafel; het is bij ons altijd voorgerecht, hoofdgerecht en dan koffie. Het voorgerecht is vaak staand en de koffie serveren we meestal in een andere zaal. Mijn evenementen mogen niet langer duren dan 4 uur. Zo kun je de energie hoog houden.’
Dus:
De details zijn belangrijk. Net als de voorbereiding.
Tip #5: Vergroot je bereik
‘Als jij ervoor zorgt dat je evenement nieuwswaardig is, bestaat de kans dat wij er aandacht aan besteden’, zegt Barbara Noordermeer, eindredacteur en plaatsvervangend chef redactie bij nieuwszender BNR. ‘Wij zijn een landelijke zender, dus het moet wel een nationale uitstraling hebben. Stel: je bent de Kamer van Koophandel in Arnhem en je hebt een onderzoek gedaan onder lokale ondernemers, dan is dat relevant voor RTV Gelderland of voor de plaatselijke krant. Zo’n regionaal onderzoek is echter niet direct interessant voor het publiek in Friesland of in Zeeland.’
Dus:
Na afloop kun je het bereik van je evenement vergroten. Als je vooraf bedenkt hoe je je evenement nieuwswaardig maakt, dan wordt het makkelijker om persaandacht te scoren. Het is niet makkelijk om de nationale nieuwsmedia te halen, maar in de vakpers is jouw evenement al snel wereldnieuws. Leg contact met journalisten en lever een kant-en-klaar bericht aan. Maak in de eerste regels direct duidelijk wat de nieuwswaarde van jouw evenement is. Voorkom dat je persbericht een reclameverhaal is, want journalisten zijn daar allergisch voor. Voeg in het persbericht je contactgegevens toe, met 06-nummer, want redacties werken ook buiten kantooruren.
Benieuwd hoe je meer impact kunt maken op door middel van entertainment op je event? bekijk de vele mogelijkheden die Evenses je kan bieden.
Over de auteur:
Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV, onlangs verscheen zijn boek Het evenement dat niemand wil missen.
De praktische tips in het boek helpen je om jouw evenement tot een succes te maken. Bovendien lees je interviews met organisatoren van evenementen als de Week van de Ondernemer, MBA in één dag en het International Filmfestival Rotterdam. Meer organisatietips vind je op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl
