Remote werken vanuit de tropen, waar moet je rekening mee houden?

Een groot deel van mijn boek Work Smart Play Smart heb ik tijdens de lockdown geschreven op Curaçao. Terwijl mijn gezin lag te slapen, gaf ik gehoor aan mijn jetlag. Om halfvier in de ochtend installeerde ik me op ons balkon met uitzicht over de Zoutpannen, en begon ik te typen.

Aan het begin van de middag was ik er klaar mee en voegde ik me bij de anderen, op het strand. Daar trof ik niet alleen mijn gezin, maar ook legio ‘thuiswerkers’ met eenzelfde dagritme: ‘s ochtends vroeg op, en ‘s middags naar het strand.

Digital nomads

Sinds afgelopen jaar heeft Curaçao het makkelijker gemaakt voor digital nomads om de voordelen van het werken vanaf Curaçao te ervaren. Tegen betaling van 535 Antiliaanse gulden (zo’n 265 euro) ontvang je een visum waarmee je zes maanden op het eiland kan blijven.

Een ideale oplossing zolang je maar digitaal uit de voeten kan (en vroeg opstaat ;). Maar het kan ook helpen je als werkgever populairder te maken. Zo tackle je in ieder geval de discussie over het hybride werken.

Mijn periode van remote werken zette me aan het denken. Waar moet je rekening mee houden bij het werken op afstand? Al helemaal als je een team te managen hebt? En wat kunnen we leren van bedrijven zoals GitLab en Zapier waar remote werken al jaren succesvol wordt toegepast?

Ritmes en routines remote werken

Wanneer collega’s op verschillende plekken aan de slag zijn, bestaat de kans dat iedereen volgens een eigen ritme gaat werken. Dit asynchrone werken kan veel opleveren, maar brengt ook uitdagingen mee. Het is daarom goed om een balans te vinden en sterke routines in te bouwen.

Een extreem voorbeeld is de ruimtevaart. MT/Sprout schreef hier al eerder over, naar aanleiding van een onderzoek dat verscheen op MIT Sloan Business Review. Astronauten maken soms wel 16 zonsopkomsten mee in 24 uur, wat het erg lastig maakt een bioritme te ervaren. Dit wordt opgelost door middel van kunstmatige ‘Zeitgebers’.

Zeitgebers zijn externe omstandigheden waarop ons biologische ritme afstemt. Denk aan zonlicht, voeding en temperatuur, maar ook sociale interacties en fysieke activiteit vallen hieronder.

Voor astronauten worden doelbewust activiteiten gepland om hen van een ritme te voorzien. Bij lange missies worden tussentijdse doelen ingelast en mijlpalen goed gevierd om op elkaar en de missie afgestemd te blijven.

Balans tussen synchroon en asynchroon werken

Het is natuurlijk niet wenselijk om van collega’s die in een andere tijdzone werken te verwachten dat ze wekelijks om vier uur ‘s nachts opstaan om een dagelijkse stand-up bij te kunnen wonen. Het gaat om de juiste balans tussen synchroon en asynchroon werken.

Een ritme voor gezamenlijk werken creëren dat voor iedereen werkt en daarbij voldoende flexibiliteit inbouwen. Bepaal op welk gedeelte van de dag synchroon gewerkt wordt voor bijvoorbeeld vergaderingen, telefoontjes, overleg en spoedklussen. De overige uren van de dag kunnen werknemers hun tijd vrij indelen.

Remote werken: wekelijkse teamcall onmogelijk

Een dergelijk systeem is niet bij iedere organisatie haalbaar. Nadia Vatalidis, werkzaam in het People Operations team van GitLab, vertelt in de Harvard Business Review dat met teamleden in Manila, Nairobi, Johannesburg, Raleigh en Boulder het vrijwel onmogelijk is om een wekelijkse teamcall te plannen.

Om dit volledig asynchrone werken mogelijk te maken, stimuleert GitLab het delen van nieuwe ideeën in een vroeg stadium zodat er niet te veel op elkaar gewacht hoeft te worden. Zapier doet iets soortgelijks en hanteert speciale Slack kanalen om met een asynchrone werkwijze samen problemen op te lossen.

Juist gebruik van de beschikbare technologie

Synchroon of asynchroon, een belangrijk aandachtspunt bij remote werken is ‘the right tech for the task’, een juist gebruik van de beschikbare technologie. Zo stellen ook wetenschappers Sharon Hill en Kathryn Bartol in hun artikel over communicatie in virtuele teams.

Meer vrijheid vraagt om duidelijke regels

Hoe complexer de taak, hoe dichter de technologie dient te raken aan persoonlijke communicatie. Moet iemand iets lezen, stuur dit dan niet via Whatsapp. Dan is de kans groot dat iemand het vergeet. E-mail is handiger voor het verspreiden van informatie of ophalen van data.

Duidelijk zijn over intenties en verwachtingen

Maar, wees je heel bewust van de toon die je in je e-mail aanslaat. Hoe hard je ook probeert om positiviteit uit te drukken, de boodschap via e-mail wordt meestal neutraler opgevat dan bedoeld. Zo blijkt ook uit Amerikaans onderzoek. Dit heeft te maken met het ontbreken van essentiële aanknopingspunten zoals gezichtsuitdrukking of stemgebruik.

Hoe ga je daarmee om? Bekijk je e-mail nog eens goed voor het uitsturen om er zeker van te zijn dat je de juiste toon aanslaat. Liever iets te positief, of zelfs met emoji’s, zodat je in ieder geval een negatieve toon voorkomt.

Wat te doen als je boodschap wél negatief is bedoeld, bijvoorbeeld om constructieve feedback te geven? Wacht dan op een moment waarop je de ander face-to-face kunt spreken.

Zoek daarnaast een manier om belangrijke informatie in je e-mail te benadrukken, maak de actiepunten duidelijk en splits verschillende verzoeken uit zodat het helder is wat je van de ander verwacht.

Op afstand vertrouwen creëren

In teams waar het vertrouwen hoog is, zijn de mensen meer betrokken, minder gestrest, energieker en zijn de prestaties hoger. Maar hoe creëer je vertrouwen in een team dat elkaar niet of nauwelijks in real life ziet?

In remote teams wordt vertrouwen gecreëerd door de manier waarop aan een taak wordt samengewerkt, zo blijkt uit onderzoek. Goede communicatie is essentieel. De uitdaging is dat de onderzoekers ook het belang van snel reageren onderstrepen. Wat in situaties van asynchroon werken uitdagend kan zijn.

Zorg daarom voor waterdichte afspraken. Spreek af welke technologie voor welk doel gebruikt wordt, op welke manier belangrijke informatie in e-mails benadrukt wordt, hoe je elkaar op de hoogte houdt van tijdslijnen, welke termijn geldt voor het beantwoorden van e-mails en binnen welke tijdvakken gerekend kan worden op een snelle reactie. Een leuk voorbeeld van zulke afspraken vind je in de communicatiegids van het bedrijf Basecamp.

Remote werken: de aanpasser wint

Het belangrijkst lijkt te zijn dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven en bereid zijn zich aan te passen naar nieuwe situaties. Zo lang managers een systeem van synchroon en asynchroon werken ondersteunen, blijven verbinden en zelf ook (af en toe) remote werken ligt er een mooie basis voor een bedrijfscultuur dat tegen alle uitdagingen van buitenaf bestand is.

Ook hier blijkt dus weer dat als je meer vrijheid wilt bieden, duidelijke regels essentieel zijn. Dat gaat niet vanzelf, maar loont wel de moeite. Standplaats Curaçao staat een stuk aantrekkelijker op de vacatures.