Meer doen in minder tijd

Toen ik voor de Engelse vertaling van mijn boek Work Smart Play Smart.nl nog eens door Ferriss’ bestseller aan het bladeren was, kwamen zijn woorden nog meer bij me binnen dan in het verleden. De algemene boodschap van Ferriss is: Wees zo productief mogelijk, in zo min mogelijk tijd. Die visie over ‘meer doen in minder tijd’ deel ik absoluut.

Maar wat heb je er als ondernemer aan? Wat betekent het voor je medewerkers, zolang je hen toch van negen tot vijf op kantoor verwacht? Of hun gezicht wil zien in alle Teams-meetings? Ook hier geldt dat je los moet laten. Ga sturen op output in plaats van op facetime!

In de woorden van Tim Ferriss: ‘Werknemers moeten zich vrijmaken van de kantooromgeving voordat ze bijvoorbeeld tien uur per week kunnen gaan werken. Want de verwachting binnen de organisatie is dat je van negen tot vijf voortdurend in beweging bent. Al boek je twee keer zoveel resultaten als voorheen, als je een kwart van de uren werkt die je collega’s werken, is de kans groot dat je eruit vliegt. Of dat je wordt verzocht meer op te leveren. Dit is een spel zonder einde waar je niet in verstrikt wilt raken. Daarom is het noodzakelijk om je eerst vrij te maken.’

Niets geleerd?

Waarom zijn we er met z’n allen dan toe geneigd om weer zo snel en vaak mogelijk terug naar kantoor te gaan? Om werknemers weer te verplichten ‘ten minste’ een bepaald aantal dagen per week hun gezicht te laten zien? Hebben we dan niets geleerd van de afgelopen anderhalf jaar?

Dan heb ik het niet zozeer over thuis of op kantoor werken. Ik heb het vooral over werknemers zelf laten bepalen hoe zij het meest productief zijn. Niet zodat ze meer gedaan krijgen, maar zodat ze meer tijd voor zichzelf overhouden. Want gezonde werknemers zijn het beste visitekaartje van je bedrijf. Een wezenlijk voordeel op de huidige arbeidsmarkt.

Hoezo zou je willen dat je werknemers meer tijd voor zichzelf hebben? Ik leg het je uit aan de hand van de gemiddelde werkdag van Milan en Jacqueline.

Uren maken of focussen

Milan verschijnt vijf dagen per week op kantoor om daar van 9 tot 17 uur te zijn. Precies zoals zijn manager van hem verwacht. Aangezien hij weet dat hij toch niet voor vijven naar huis kan, neemt hij uitgebreid de tijd om e-mails te lezen, bij te praten met collega’s en koffie te halen. Gedurende de dag zorgt hij dat hij de twee taken die voor die dag op zijn planning staan, afhandelt.

Milan is daar eigenlijk al om 16 uur mee klaar. Daarom besluit hij nog maar even de krant te lezen tot het tijd is om naar huis te gaan. Op zijn beeldscherm natuurlijk, zodat het in ieder geval lijkt alsof hij nog druk aan het werk is. Stiekem baalt Milan wel een beetje. Want toen thuiswerken nog geaccepteerd was, ging hij gewoon sporten als hij klaar was met alles.

Ook Jacqueline gaat in beginsel vijf dagen per week naar kantoor. Maar haar werkgever vindt het met name belangrijk dat ze zo productief mogelijk werkt en daarnaast genoeg tijd voor zichzelf neemt. Op die manier kan ze zich opladen om optimaal te blijven presteren. Meestal is Jacqueline om 8.30 uur al op kantoor. Als ze de kinderen heeft weggebracht reist ze meteen door.

Ze gaat alleen naar een vergadering als haar aanwezigheid iets bijdraagt

Jacqueline spendeert de eerste twee uur in volle focus aan de belangrijkste taak van de dag en checkt pas daarna haar e-mail. Vervolgens gaat ze naar een vergadering, maar alleen als haar aanwezigheid iets bijdraagt. Daarna luncht ze en sluit zichzelf nog anderhalf uur op in een stilteruimte. Daar volbrengt ze vol focus de tweede taak van de dag. Om 14 uur is Jacqueline klaar met de taken die voor die dag belangrijk waren. Ze besluit om naar huis te gaan en een lange wandeling te maken. Daarna haalt ze uitgerust de kinderen op.

Gelukkig

Milan en Jacqueline hebben op deze dag dezelfde hoeveelheid taken te doen. Maar Milan verspreidt zijn werk over de hele dag en Jacqueline gaat vol focus aan de slag om haar werk zo snel mogelijk af te krijgen. Op die manier heeft ze de rest van de dag voor zichzelf.

Wie denk je dat gelukkiger is, meer energie heeft, beter gefocust kan werken en meer bevlogenheid ervaart? En wie denk je dat, door diepe focus, er het beste werk aflevert, Milan of Jacqueline?

Als ondernemer, manager of leidinggevende reageer je wellicht hetzelfde als het voorbeeld in Tim Ferriss’ boek. Als Jacqueline zo goed gefocust kan werken, waarom doet ze dat dan niet gewoon tot 17 uur? Dan kan ze misschien wel twee keer zoveel werk af kan krijgen!

Een mens kan maar 4 tot 5 uur per dag gefocust werken

Het antwoord is simpel: omdat Jacqueline daar niet gelukkig van zou worden. Een mens kan namelijk maar 4 tot 5 uur per dag gefocust werken. We hebben daarnaast voldoende tijd nodig om op te laden, te rechargen. Dat betoogt ook bedrijfsarts Willem van Rhenen in het NRC.

Als Jacqueline zou proberen haar focus de hele dag vol te houden, loopt ze zichzelf voorbij. Bovendien houdt ze te weinig tijd over om te rechargen. De kans is groot dat, als dit toch van Jacqueline gevraagd wordt, ze gaat vervallen in dezelfde werkpatronen als Milan.

Keuze

Vanuit het perspectief van de werknemer kun je je afvragen wat het nut is van acht uur per dag op volle kracht werken. Wat heb je eraan als je twee keer zoveel gedaan krijgt als je collega’s, als je daar zelf geen vruchten van plukt? Zeker als je wel de (schadelijke) consequenties ervaart?

Ook als werkgever moet je je realiseren dat iemand nooit van 9 tot 17 uur met volle focus zal werken. Dat is gewoon niet haalbaar en gezond. Vraag je jezelf daarom af wat je liever hebt: Werknemers die de hele dag aanwezig zijn op kantoor en op hun dooie gemakje hun werk doen tot ze weer naar huis ‘mogen’? Die, ondanks dat ze rustig werken, niet echt opladen of tijd voor zichzelf hebben?

Of kies je voor een situatie waarin werknemers zelf hun tijd indelen? Waarbij ze goed luisteren naar waar ze behoefte aan hebben en op basis daarvan hun werkdag vol focus inrichten? Die bovendien vol lof over hun werk en werkgever praten? Simpele keuze toch?