Als je in Londen bent geweest, ken je de ‘Underground’. Zodra je de trap afloopt, komt de karakteristieke melange van staal en mufheid je tegemoet. Het Londense metrosysteem is niet voor niets de oudste ter wereld, anno 1863.
Twintig jaar geleden hoorde ik dat er grondig moest worden gesleuteld aan de kabels die je overal in de tunnelbuizen ziet hangen. Er waren onverklaarbare kortsluitingen en het lukte maar niet om de oorzaak op te sporen. De decennia oude tekeningen waren niet altijd duidelijk en geen van de technici wist nog precies hoe die kabels ooit aan elkaar geknoopt waren.
Ten einde raad is men in bejaardentehuizen door het land op zoek gegaan naar de oud-medewerkers die de kabels hadden gelegd. Dat was de enige manier om de informatie boven tafel te krijgen.
Ouderwetse procedures
Opeens hangt het dus van de zorgkwaliteit in een verzorgingstehuis af, of het vervoer voor miljoenen Londenaren gemaakt kan worden. Misschien is de Underground ondertussen wel één van de sponsoren om medicatie tegen Alzheimer te ontwikkelen.
Maar dit probleem speelt overal. De procedures worden niet regelmatig bijgewerkt, de documentatie wordt niet goed overgedragen, er is helemaal geen documentatie of de oude systemen zijn door de jaren heen zo complex geworden, dat niemand ze meer echt begrijpt.
Misbaarheid
Ik kom veel managers tegen die zo’n beetje dezelfde rol vervullen als die Engelse oudjes. Ze hebben alle kennis in huis en zonder hen stort de hele boel in elkaar. Jarenlang, soms decennialang, is het niet gelukt om alles echt over te dragen. Soms door gebrek aan aandacht, tijd, prioriteit, maar sommige managers vertikken het gewoon om zichzelf echt misbaar te maken.
Ik vraag me af of veel managers niet zoveel mogelijk zelf blijven doen, omdat ze bang zijn. Angst dat ze zelf geen baan meer hebben als hun team al het werk kan doen? Angst dat ze lui lijken, als ze niet meer fulltime brandjes lopen te blussen? Wat moeten ze doen met de tijd die ze overhouden?
Maar laten we even reëel zijn. Hoe groot is de kans dat een manager die alles prima op de rit heeft, eruit geschopt wordt? Je kunt beter bang zijn voor wat er gebeurt als jij opeens drie maanden in het ziekenhuis ligt.
Zonder aankondiging op vakantie
Een bevriende ondernemer heeft een aantal kapperszaken in Londen. Hij heeft de gewoonte om er, zonder aankondiging, af en toe een week of twee tussenuit te gaan. Op maandagochtend komt hij doodleuk niet opdagen en moet zijn team het verder maar uitzoeken. Ik zeg niet dat jij dat als manager ook moet doen, maar het lijkt me wel een prima test om te zien waar je team vastloopt zonder jou.
Vertrouwen
Natuurlijk kun je jezelf niet van de ene op de andere dag misbaar maken. Je moet genoeg vertrouwen opbouwen in je team. Daarvoor moet je zien dat ze ook zonder jou de juiste beslissingen nemen. En waar dat kan, moeten de stappenplannen, checklijsten en procedures worden gemaakt en bijgewerkt. Als werkprocessen zoveel mogelijk zwart op wit staan én je huidige medewerkers weten waar alle kabels liggen, ben je al een eind onderweg.
Wat mijn klanten vaak helpt is het maken van een lijst van alles wat zij in een maand doen. Loop die lijst dan door en check: ‘Ben ik de enige die dit kan doen?’ En: ‘Is dat werkelijk goed voor mijn team, de organisatie en mijzelf?’ Tenzij je het lekker vindt om tussen de bingo en oudhollandse spelletjes met je rollator naar kantoor te worden gesleept natuurlijk. Ga dan gewoon door zoals altijd.
