Veel presentaties kenmerken zich door een bombardement van informatie richting de toehoorders. Het gevolg is vaak een onsamenhangende brei waar het publiek nauwelijks de kern uit kan halen. Dat kan allesbehalve het doel zijn.
Je wilt iets overbrengen, een punt maken, binnenkomen bij je publiek. Je wilt dat ze de kern van jouw presentatie kunnen doorvertellen. De beste manier om dat te doen is de ‘magie van 3’ toepassen. Dit helpt jou enorm om bij je toehoorders een overdosis van informatie te voorkomen. Je krijgt een betere structuur in jouw presentatie en je verhaal blijft beter hangen bij je publiek.
Kies altijd 3
Het werkt eenvoudig. Op elk niveau van je presentatie beperk je je tot drie onderwerpen. Op het hoogste niveau heeft een presentatie drie onderdelen: een introductie, een middenstuk en een slot. Het middenstuk mag vervolgens maximaal drie onderwerpen bevatten, dit zijn je hoofdonderwerpen. Elk hoofdonderwerp heeft maximaal drie subonderwerpen. En elk subonderwerp (indien nodig) heeft ook weer een onderverdeling van maximaal drie.
Als je deze regel hanteert zul je zien dat je veel beter moet nadenken over de informatie die je met je publiek gaat delen. Je zult moeten kiezen. Dat kan lastig lijken, maar het komt jouw presentatie alleen maar ten goede. Jouw verhaal wordt vele malen beter, krachtiger en helderder. Je deelt namelijk alleen de informatie die er echt toe doet.
Lees ook: Zo maak je jouw presentatie bulletproof
Zo hoef je niet per se alle twintig voordelen van een nieuw product op te sommen. Je kunt volstaan met de drie belangrijkste. Van een technische innovatie kun je drie waardevolle toepassingen laten zien in plaats van acht voorbeelden die toch enigszins op elkaar lijken. Kies de drie beste uit en je verhaal wordt krachtiger. Drie uitzonderlijke redenen noemen om jouw dienst af te nemen is doeltreffender dan een opsomming van (veelal) nietszeggende redenen die door anderen ook al vaak worden genoemd.
Zijn er uitzonderingen?
Een regel zoals ‘de magie van 3’ is fijn om als basis te hanteren, maar dat wil niet zeggen dat je er nooit van kunt afwijken. Het gaat erom dat de regel het doel van een betere presentatie dient, niet andersom natuurlijk.
Bij hoge uitzondering en als je er echt een goede reden voor hebt, kun je afwijken van de genoemde regel. Wijk niet van de regel af als je het misschien lastig vindt om te kiezen of omdat je geen zin hebt er moeite voor te doen.
Een goede reden om van de regel af te wijken is bijvoorbeeld als je de jaarcijfers van jullie vier vestigingen gaat presenteren. Je kunt dan moeilijk een vestiging weglaten. Een ander voorbeeld is als de implementatie van een nieuwe dienst bestaat uit zeven stappen. Noem dan gewoon die zeven stappen.
3 tips
– We zijn geneigd om te laten zien dat we heel veel weten. Maar in een presentatie kun je toch niet alles vertellen wat je weet. Jouw toehoorders zouden alleen maar afhaken. Laat ze makkelijker aanhaken met slechts 3 haakjes.
– Keuzes maken is hard werken, neem er daarom ook de tijd voor. Het maakt je presentatie beduidend beter.
– Het is moedig als je duidelijk keuzes durft te maken in wat je vertelt. Blijf bij je standpunt en laat je door anderen niet overhalen om toch meer in je presentatie te verwerken omdat het zogenaamd ook belangrijk is.
