Het komt wel eens voor dat je lang moet wachten voordat je factuur eindelijk eens betaald wordt. Ook jouw klant kan weleens een foutje maken. Dat hoeft geen probleem te zijn. Maar hoor je één van de excuses die Anja Bartelen, incassospecialist bij DAS hieronder opsomt? Wees dan alert, want de kans bestaat dan dat iemand onder de factuur uit probeert te komen.
1. ‘We hebben de factuur niet ontvangen’
Als je klant normaalgesproken op tijd betaalt, is er simpelweg iets misgegaan in de (digitale) post. Als dit vaker gebeurt of als het een nieuwe klant is, vraag dan waarom het bedrijf niet zelf gereageerd heeft op de ontvangen herinnering. Check meteen de adresgegevens van de klant en stuur direct de factuur nogmaals op met duidelijke vermelding van de betalingsvoorwaarden.
2. ‘Daar ga ik niet over’
Voorkom dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Vraag naar de juiste persoon. Is deze op korte termijn niet aanwezig of bereikbaar, vraag dan de naam, contactgegevens en werktijden. Laat je niet afschepen met een toezegging dat je teruggebeld wordt. Vraag in dat geval naar de directeur of eigenaar.
3. ‘Vreemd, we hebben de factuur allang betaald’
Vraag wanneer de factuur betaald is, welk bedrag is overgemaakt en met welke omschrijving of betalingskenmerk. Is de betaling dan nog niet terug te vinden? Vraag de klant dan om een betalingsbewijs te mailen. Bijvoorbeeld een kopie van een afschrift.
Wil de klant dit niet, dan kun je er bijna zeker van zijn dat dit een smoes is. Vertel in dat geval dat de factuur als onbetaald wordt beschouwd en zet de vorderingsprocedure voort.
4. ‘We zijn ontevreden met het geleverde product’
Laat je niet bang maken. Je kunt ervan uitgaan dat als een product niet voldoet, je dit vrij snel na levering te horen krijgt – niet pas na het versturen van een betalingsherinnering. Als jouw goederen niet geweigerd zijn en er is geen prijscompensatie gevraagd, hoef je met dit argument zeker geen genoegen te nemen.
5. ‘Wij betalen u zodra onze klant betaald heeft’
Een smoes waar bedrijven zich moeilijk tegen wapenen kunnen. Toch is het niet eerlijk om jou op te zadelen met de financiële perikelen van iemand anders. Vertel dat de betalingstermijn al te ver verstreken is en dat de klant de betaling meteen moet voldoen.
Houd er rekening mee dat de klant financieel in de problemen zit en dat de kans bestaat dat hij failliet gaat. Reageer daarom in een dergelijke situatie snel en zorg voor een goede schriftelijke, aangetekende correspondentie.
Goed debiteurenbeheer
Met deze tips ben je al een eind geholpen. Wil je een tevreden klant én sneller je geld ontvangen? Maak dan je factuurproces inzichtelijk, vriendelijk en kies voor een duidelijke opvolging en goed overleg. Want facturen eerder betaald krijgen heb je voor een groot deel zelf in de hand door een goed georganiseerd debiteurenbeheer.
Lees ook:
- Onderzoek: hoeveel heeft een onbetaalde factuur jou gekost?
- Niet-betalende klanten: vermijd deze 5 denkfouten
- ‘Handmatig een factuur maken leidde gelijk weer tot problemen’
Anja Bartelen
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
