Je hebt eindelijk een deal gesloten met die felbegeerde partner. Je kunt niet wachten om aan de slag te gaan. Jullie vertrouwen elkaar en weten wie wat doet. Maar opeens komt de andere partij de afspraken niet na. Wat te doen? Dit is precies waarom een goed contract zo belangrijk is voor ondernemers.
Een goed contract maak je zo
Veel ondernemers zetten afspraken nog niet op papier. Natuurlijk handel je op basis van vertrouwen. Je hebt daar echter weinig aan op het moment dat de andere partij zijn afspraken niet nakomt. Door een partnership goed schriftelijk vast te leggen, kun je een hoop narigheid voorkomen. Dat geldt trouwens voor alle afspraken die je in het zakelijke verkeer maakt.
Juridisch expert Annelieke Fenstra geeft een checklist met tips en adviezen om een goed contract te maken, waarmee je conflicten en langdurige en kostbare juridische procedures kunt voorkomen.
1. Maak een schriftelijk contract
Een overeenkomst is in principe vormvrij. Dat betekent dat je in de meeste situaties op elke manier een contract kan sluiten, bijvoorbeeld mondeling, via WhatsApp of per e-mail. Ook mondelinge afspraken zijn dus rechtsgeldig.
Maar wat als een van de partijen zijn afspraken niet of niet goed nakomt? Of als er discussies ontstaan over de gemaakte afspraken?
Het is daarom van groot belang dat je de afspraken op papier vastlegt. Een schriftelijk contract is een belangrijk bewijsstuk om conflicten te voorkomen.
2. Geef het contract een titel
De titel maakt direct duidelijk welk soort overeenkomst wordt gesloten. Dat is vaak ook een indicatie voor welke regels van toepassing zijn. Denk aan: ‘Arbeidsovereenkomst’, ‘Leningsovereenkomst’ of ‘Huurovereenkomst’.
Een titel zegt alleen niet alles. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat boven een contract ‘overeenkomst van opdracht’ staat, terwijl het door de inhoud gaat om een arbeidsovereenkomst.
Wat leg je vast in een contract?
In de overeenkomst leg je onder andere vast:
- Het doel van de samenwerking;
- Ieders taken;
- Verdeling van de opbrengst van de samenwerking;
- Wat er gebeurt als jij of je partner niet in staat blijkt om de taken uit te voeren;
- Wanneer de samenwerking beëindigd wordt;
- De procedure voor wanneer jullie onderling een geschil hebben; stap je naar de rechter, of stel je een arbiter aan?
De inhoud van het contract is bepalend en kan dus andere verplichtingen met zich brengen dan dat je misschien dacht. Laat je niet misleiden door de titel en schakel juridische hulp in om de afspraken juridisch juist te kwalificeren zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
3. Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid
Check de Kamer van Koophandel. Op de website kun je een uittreksel vinden van het betreffende bedrijf en de juiste contactgegevens.
Neem ook in het contract op wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen, zodat je zeker weet dat je afspraken maakt iemand die ook daadwerkelijk de handtekening mag zetten. Anders loop je het risico dat de overeenkomst ongeldig wordt verklaard door de andere partij.
4. Beschrijf de bedoeling in het contract
Geef aan het begin van het contract een duidelijke beschrijving van de bedoeling van de partijen. Waarom maken de partijen afspraken? Wat is het doel?
Deze zogeheten considerans kan een belangrijke rol spelen als er onverhoopt een geschil ontstaat. Zeker als de rechter zich over het geschil zal buigen. De bedoeling van partijen gaat namelijk boven de letterlijke tekst van het contract.
Lees ook: Afspraak is afspraak, dus als een contract is getekend zit je hier aan vast. Toch? Niet helemaal, er zijn verschillende manieren zijn om van een contract af te komen. Dit zijn 7 rechtsgeldige opties om een contract te beëindigen.
5. Vermeld afspraken in de overeenkomst
Noteer duidelijk en puntsgewijs de kernafspraken van het contract zoals taken, prijs, levering, kwaliteit, leverdatum, betalingscondities, aansprakelijkheid en garanties. Doe dit zo concreet mogelijk en houd daarbij rekening met alle denkbare scenario’s.
Vage begrippen en omschrijvingen kunnen uiteindelijk leiden tot conflicten dus probeer dit te vermijden.
Dure woorden zijn absoluut niet nodig, als het maar duidelijk is. Het is verstandig om in het contract op te nemen wat er gebeurt als een afspraak niet wordt nagekomen. Denk aan onderwerpen als aansprakelijkheid en schadevergoeding.
Als werkgever loop je extra risico als het gaat om aansprakelijkheid. Je bent al snel aansprakelijk voor schade door fouten van je werknemer. Alleen als een werknemer bewust roekeloos heeft gehandeld, kan hij zelf aansprakelijk worden gesteld.
6. Overhandig de algemene voorwaarden
Maak het contract niet langer dan strikt noodzakelijk. In het contract moeten in ieder geval de kernprestaties van beide partijen zijn opgenomen.
Algemene onderwerpen regel je verder in de algemene voorwaarden. Zorg dat je de algemene voorwaarden in het contract van toepassing verklaart en dat je deze aan de andere partij hebt overhandigd vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst.
Bij voorkeur laat je de algemene voorwaarden door de andere partij paraferen.
7. Onderteken de overeenkomst
Tot slot is het belangrijk dat de plaats en datum goed geformuleerd wordt. De plaats en de datum mag één keer opgeschreven worden, maar kan ook door beide partijen worden ingevuld. De voorkeur gaat uit naar het laatste omdat beide partijen misschien op een andere plaats of datum de overeenkomst ondertekenen.
Ook mag natuurlijk de handtekening van beide partijen niet ontbreken. De handtekening of paraaf kan ook op andere pagina’s worden opgenomen. De handtekening moet uiteraard wel worden gezet door degene die vertegenwoordigingsbevoegd is. Zorg dat beide partijen een getekend exemplaar van het contract hebben.
Een goed contract maken? Let hier op
1. Waarom moet ik afspraken van een contract op papier zetten?
Een overeenkomst is in principe vormvrij. Dat betekent dat je in de meeste situaties op elke manier een contract kan sluiten, bijvoorbeeld mondeling, via WhatsApp of per e-mail. Maar wat als een van de partijen zijn afspraken niet of niet goed nakomt? Een schriftelijk contract is een belangrijk bewijsstuk om conflicten te voorkomen.
2. Wat moet er in een goed contract staan?
Een goed contract bevat onder meer een titel, het doel van de samenwerking, ieders taken, wat er gebeurt als jij of je partner niet in staat blijkt om de taken uit te voeren en wanneer de samenwerking beëindigd wordt.
3. Waarom is het belangrijk om de vertegenwoordigingsbevoegdheid te checken?
In een goed contract staat wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen. Zo weet je zeker dat je afspraken maakt iemand die ook daadwerkelijk de handtekening mag zetten. Anders loop je het risico dat de overeenkomst ongeldig wordt verklaard door de andere partij.
