Regelmatig heb ik er mee te maken. We moeten dan presenteren aan het management van een grote klant en even daarvoor komen er toch weer allerlei vragen. De onzekerheid slaat toe en kritische vragen in de voorbereiding worden vaak klakkeloos doorgespeeld naar ons. En dan gaan wij als goede leverancier natuurlijk weer heel hard aan het werk om te zorgen voor goede informatie en de juiste antwoorden.
Klakkeloos doorspelen
Terwijl al dat werk lang niet altijd nodig is als er goede leiders zijn die een afweging maken of alle vragen wel klakkeloos door moeten worden gespeeld en of er niet al wat te filteren is. Goede leiders hebben dát vermogen om druk te absorberen zodat je je medewerkers of je leveranciers of anderen niet ergens mee lastig valt als dat niet nodig is. Dat betekent dat je je bij bepaalde verzoeken altijd het volgende afvraagt:
1. Waarom stelt mijn klant of baas deze vraag (gebrek aan kennis, info, onzekerheid, nieuwsgierigheid, concurrentie, slechte voorbereiding etc. etc.?) ?
2. Kan en wil ik deze vraag zelf beantwoorden en hoe doe ik dat (gesprek, per mail, doorvragen)?
3. Als ik het niet zelf kan, wie ga ik er dan mee belasten en met welke duidelijke vraag/opdracht?
Eerst nadenken
Waarbij het uitgangspunt moet zijn dat je het merendeel van de vragen of verzoeken met vraag 1 of 2 kan beantwoorden. Dus eerst even nadenken en niet zomaar opvolgen. Als je namelijk vragen of verzoeken van klanten, regelgevers, of relaties direct doorgeeft aan medewerkers die hiërarchisch lager dan jezelf in de organisatie staan, doe je twee dingen. Ten eerste geef je druk door (iemand moet iets doen van jou als leidinggevende en waarschijnlijk zit er nog tijdsdruk op ook) en ten tweede heeft diegene aan wie je het doorgeeft minder regelmogelijkheden dan jij, is de opdracht minder duidelijk en is vaak de deadline al dichterbij gekomen.
Stressmultiplier
De druk wordt dus als het ware dubbel zo groot. Ik noem dit fenomeen de stressmultiplier. Je kunt je namelijk voorstellen dat diegene onder jou de vragen ook weer doorzet en zo gaan voor je het weet talloze mensen aan de slag terwijl je het antwoord zelf had kunnen geven.
Goede managers hebben een lage stressmultiplier, slechte managers een hoge stressmultiplier. Mijn voornemen dit jaar is om een lage stressmultiplier te zijn. Als ik druk doorgeef , relaiseer ik me heel goed op welke voorwaarden ik dat moet doen.
