#1 Communiceer op de juiste manier
‘De meeste bedrijven hebben een cultuur die de focus van hun mensen ondermijnt.’ Dat betoogt Maura Thomas, productiviteitsexpert en auteur van onder meer Work Without Walls, op Harvard Business Review. Dit komt doordat alle communicatie, ongeacht het onderwerp of de bron, binnenkomt alsof het allemaal even dringend is en direct antwoord vereist. Zo wordt de mailbox algauw een to-dolijst. En dat is nu juist niet de bedoeling.
Welke communicatiekanalen
Het probleem is dat er vaak geen duidelijke instructies bestaan voor welk communicatiekanaal nuttig is in welke situatie. Neem e-mail, een van de meest beruchte tijdvreters op de werkvloer. Thomas: ‘E-mail is niet bedoeld voor dringende informatie. Instant messaging is dat bijvoorbeeld wel, maar wordt juist vaak gebruikt voor triviale zaken. Belangrijke of sensitieve informatie is meer geschikt om telefonisch of persoonlijk te bespreken, maar gaat nu vaak via de mail.’
Stel richtlijnen op
Als alle soorten informatie je mailbox inrolt, word je gedwongen hier voortdurend te checken of je niets belangrijks mist. Thomas’ oplossing? Stel richtlijnen op. En komen er te veel externe mails binnen van bijvoorbeeld klanten? Neem dan iemand aan die zich puur bezighoudt met het beantwoorden van deze vragen. Zo kan de kenniswerker zijn mail uitzetten en weer gefocust aan het werk.
#2 Neem regelmatig een mentale break
De oplossing voor meer focus en aandacht? Meer mentale breaks nemen. Dat stelt althans Alejandro Lleras, hoogleraar psychologie aan de Universiteit van Illinois. Oftewel, doe gewoon af en toe even iets anders. Lleras: ‘In de wetenschap is aandacht lang beschouwd als iets waar we in tijdseenheden beperkt over beschikken. Ik geloof niet dat mensen slecht gaan presteren omdat hun aandacht ‘op’ is, maar omdat ze er niet meer goed aandacht aan besteden. Je besteedt altijd aandacht aan iets. De aandacht zelf is dus niet het probleem.’
Doelen deactiveren
In zijn onderzoek legde Lleras een parallel met andere zaken waar het brein geen aandacht meer aan besteedt. Zoals het dragen van kleding. Je trekt iets aan en voelt het, maar algauw ben je je er niet meer bewust van. Het brein besteedt er geen aandacht meer aan. Het brein reageert volgens hem namelijk vooral op verandering. Doe je te lang hetzelfde, dan hindert dit je prestatie. Lleras: ‘Je doelen deactiveren en weer reactiveren kan er juist voor zorgen dat je focus houdt. Geef jezelf dus regelmatig een mentale break om je focus te verbeteren.’
#3 Ga sporten
Sporten helpt je focus verbeteren. Dat blijkt uit diverse studies, waaronder een onderzoek uitgevoerd aan de Universiteit of British Columbia én een recent onderzoek van de afdeling psychologie en biologie aan de Finse Universiteit van Jyväskylä. Het gaat om vormen van sport waarbij je hart en zweetklieren gaan pompen, zoals aerobics of hardlopen.
Niet alle trainingen
Door deze sporten wordt de hippocampus gestimuleerd, het hersengebied betrokken bij verbaal geheugen en bij nieuwe dingen leren. Dit verbetert niet alleen je geheugen, maar stelt je ook in staat beter te focussen. De onderzoekers merkten op dat trainingen voor de weerstand, balans of gericht op het versterken van spieren niet dezelfde resultaten opleverden.
#4 Drink water
Het menselijke brein bestaat voor 75% uit water. Drink je niet genoeg, dan merk je dit al snel doordat je hoofdpijn krijgt en je concentratie afneemt. In een klein onderzoek van de University of East Londen en de University of Westminister werd gekeken wat er gebeurde als 34 volwassenen vanaf 9 uur ’s ochtends niets meer eten en drinken. De participanten kwamen nuchter naar het laboratorium. De eerste dag kregen ze een muesli-ontbijt en 3 glazen water (775 ml) en de volgende dag hetzelfde muesli-ontbijt zonder water.
Geheugentraining
Wat opviel? Voor de geheugentraining maakte het gebrek aan water niet veel uit. Maar de focus en reactietijd nam wel af. Degenen die water hadden gedronken reageerden 14% sneller dan degenen die niks hadden gedronken. Hoofdonderzoeker Caroline Edmonds verklaart: ‘Het gevoel van dorst neemt aandacht weg van de taak waar je je op focust. Daardoor word je een stuk langzamer. Dit is belangrijk om in je achterhoofd te houden voor als je je goed moet concentreren.’
#5 Slaap genoeg
Gebrek aan slaap heeft een direct effect op hoe goed ons geheugen werkt. Dat legde een Harvard-studie uit 2007 onomstotelijk vast. De studenten die meer dan 35 uur achter elkaar wakker waren gebleven, herinnerden beelden van twee dagen geleden 19% slechter dan degenen die 8 uur hadden geslapen. Uiteindelijk presteerden de slaapdronken studenten na optelling van alle testen zelfs 40% slechter dan degenen die goed hadden geslapen.
Topscore versus verprutsen
‘Die nacht slaap,’ zo zei hoofdonderzoeker Matthew Walker, assistent professor psychologie aan de Harvard Medical School’s Psychiatry Department, ‘is het verschil tussen een topscore op een examen of het totaal verprutsen.’ Hoewel het gebrek aan slaap de focus aantastte, was het effect het meest merkbaar op het kortetermijngeheugen.
#6 Gebruik een app
Natuurlijk zijn er hulpmiddelen om je focus te verbeteren. Zo zijn er diverse apps die ervoor zorgen dat je minder tijd verspilt op sites waar je heengaat als je aandacht verslapt. Denk aan Facebook, Twitter, en YouTube. Je stelt de apps in voor bijvoorbeeld 4 uur en je browser doet gedurende die periode of je offline bent.
Je kunt het ook andersom benaderen door apps te installeren die in kaart brengen waar je zoal online je tijd verspilt. Deze sites en apps kun je vervolgens blokkeren. Weer een andere app houdt bij hoe lang je aan een bepaalde taak besteedt. Na de vooraf ingestelde tijd gaat een alarm af en heb je 5 of 10 minuten om even te ontspannen (zie tip 2). Daarna kun je weer fris en gefocust aan de slag.
