In ieder kantoor is er wel een te vinden, het ondergebouwde bureau. Tijdschriften, kranten, schriften, theezakjes, pennen, theezakjes en nog zo meer. Erop aangesproken antwoordt de eigenaar van de werkplek steevast: ‘Ja maar ik weet waar alles ligt.’ Dat kan zo zijn, maar een chaotisch bureau duidt op een ongeorganiseerd, niet gefocuste, gestresste medewerker die achter de feiten aanloopt. Een goede reden dus om je werkplek te organiseren.
De voordelen van een net bureau zijn legio. Met een nette werkplek voel je je rustiger en werk je efficiënter. Je hebt meer ruimte in je hoofd om na te denken, en kan beter vooruit plannen. Joshua Becker, van de website Becoming Minimalist geeft op Forbes tips om in zes stappen je bureau netjes te maken en te houden.
#1. Ruim kastjes en laden leeg
Gooi alles wat je niet nodig hebt weg. Begin met computeraccessoires; snoertjes van apparaten die je niet meer hebt, USB sticks, gebruiksaanwijzingen, die ook online te vinden zijn en andere verouderde electronica.
Dan ga je door naar de kantoorbenodigdheden. Doe alles wat je dubbel hebt weg, waarom heb je twee nietmachines nodig? Wanneer was de laatste keer dat je de perforator gebruikte en wees heel eerlijk; heb je echt een rekenmachine nodig?
Kijk vervolgens naar je voorraden. Post-its, paperclips, pennen, potloden, plakband, markers en ga zo maar door. De meeste mensen gebruiken hier niet heel veel van. Bedenk wat je ongeveer nodig hebt voor het komende half jaar en doe de rest weg, of berg het ergens op.
#2. Verminder het aantal boeken
Boeken, ze staan goed op je bureau. Maar teveel is niet goed. Hoe bedenk je welke boeken je wilt houden, en welke weg kunnen? Begin door ze te verdelen in vier categorieën.
- Boeken die je niet hebt gelezen en waarvan je ook niet verwacht dat je ze ooit zult lezen. Geef ze weg.
- Boeken die je hebt gelezen, maar waarschijnlijk nooit meer in kijkt. Geef ze weg.
- Boeken die je hebt gelezen en die een grote invloed op je hebben gehad. Houd ze, of nog beter, leen ze uit aan iemand die er net zo veel aan zal hebben als jij.
- Boeken die je hebt gelezen, waarvan je weet dat je er nog in wilt kijken. Houd ze.
#3. Onpersonaliseer je werkplek
Kijk eens kritisch rond. Hoeveel certificaten van gevolgde cursussen, foto’s van je familie, of plaquettes met inspirerende quotes heb je echt nodig? Doe alles weg wat meer afleidt dan het je werk ten goede komt.
#4. Ga door je archiefkasten
Hoewel we in een digitaal tijdperk leven, hebben velen van ons nog steeds een fysiek archief. Om papieren te archiveren heb je kastjes nodig, mappen en tabbladen, en het neemt allemaal ruimte in. En dan hebben we het over een opgeruimd archief. Een rommelige archiefkast is een stille herinnering dat je nog steeds een hele hoop papier op je ligt te wachten waar je ooit iets mee moet. Die tijd is nu gekomen. Ga door je papieren en gooi alles weg wat je niet regelmatig nodig hebt.
#5. Doe al je overbodige meubels weg
Als je genoeg papieren hebt opgeruimd dat je je archiefkast niet meer nodig hebt? Mooi, doe die ook de deur uit. En alle andere overbodige spullen zoals klokken, thermometers en lampen meteen er achteraan.
#6. Hanteer een clean desk policy
Is het eenmaal netjes, houd het dan zo. Leg alleen op je bureau wat je direct nodig hebt. Je gebruikt maar een pen, potlood, notitieblok per keer. Ruim alles wat je niet gebruikt zoals nietmachines, plakbandrollers, paperclips op in een lade zodat je ze niet meer in het zicht hebt.
