Volgens productiviteitsexpert Taco Oosterkamp hebben heel veel ondernemers het gevoel hebben dat ze niet met de juiste dingen bezig zijn. “Ze laten zich opslokken door de waan van de dag.” Wie slimmer werkt en leert prioriteiten te stellen, kan volgens hem al twee uur per dag terugwinnen. “In plaats van in je bedrijf en in je team werk je dan aan je bedrijf en aan je team.”
Je moet weten wie je bent, zegt Oosterkamp. “Dat klinkt evident, maar mijn ervaring is dat veel ondernemers nog nooit een persoonlijkheidstest hebben gedaan.” Je leert er je valkuilen door herkennen en ook de kwaliteiten van anderen door herkennen. “Weet wat je drijft en stippel dan je strategie uit.” Oosterkamp heeft vijf tips waarmee je direct aan de slag kunt.
1. Bereken je eigen prijskaartje
Breng een week lang al je activiteiten in kaart. Reken uit hoeveel het kost om ze uit te besteden. Bereken vervolgens je eigen (fictieve) uurtarief. Dat ligt al gauw op zo’n 75 tot 100 euro. Als je dus voor dat bedrag een uur per week facturen aan het inboeken bent, dan weet je dat je verkeerd bezig bent. Uitbesteden dus.
2. Begin bij een bottleneck
Vraag jezelf af welke taak je op dit moment het meeste stress oplevert. Zorg ervoor dat je die kwijt raakt. Waarom? Als je uur per dag bezig bent met iets dat je negatief beïnvloedt dan is dat van invloed op je andere werkzaamheden. Weersta vooral deze calvinistische gedachte: “Ik moet het wel doen, want het is geen leuke klus om te delegeren.”
3. Maak lastige dingen makkelijker
Stel: je hebt de boekhouding uitbesteed, maar je moet nog wel zelf je bonnetjes bewaren. Zet bijvoorbeeld domweg een schoenendoos op je bureau en klem een plastic map tussen de zonneklep in je auto. Kortom, je voorkomt op een ‘makkelijke’ manier het wegmoffelen van je bonnetjes. Maak ook je denkwerk makkelijker. Ben je een extraverte ondernemer? Ga met iemand zitten die je kritische vragen stelt en de kennis uit jouw trekt. Ben je introvert? Neem tijd om tot rust te komen. Neem bijvoorbeeld een wandeling om je gedachten te ordenen.
4. Stop met nadenken voor je werknemers
Een typische e-mail van een werknemer luidt: “We hebben een probleem, wat gaan we er aan doen?” Spreek met je medewerkers af dat ze je alleen nog ja/nee-e-mailtjes sturen: “Ik heb een probleem en stel voor om het zo op te lossen.” Je hebt altijd nog de optie ‘meer’ te doen. Een andere manier om te voorkomen dat medewerkers je deur platlopen. Spreek met iedere werknemer/manager een ‘wekelijks uurtje’ af krijgt om dingen te bespreken. Zet een kookwekker op je bureau. Het resultaat: het dwingt werknemers om alles uit dat ene uur te halen.
5. Zakelijke dingen moet je zakelijk regelen
Maak duidelijke spelregels en zorg ervoor dat het voor iedereen duidelijk is bij wie ze voor wat moeten zijn. De truc is om ze veel mogelijk verantwoordelijkheden over te dragen. Geef iedereen een sticker met een kleurtje. Teken op een flipover de verantwoordelijksheidsgebieden. Aan het einde van de sessie moet jouw kleurtje niet op het bord terug te zien zijn. Je bent niet de enige ondernemer die taken te dicht bij zich wil houden. Wat je misschien niet weet: werknemers willen dolgraag meer doen in ruil voor meer verantwoordelijkheden. Je biedt namelijk groeimogelijkheden, essentieel voor ieder bedrijf. Zo, nu aan de slag!
