We hebben vaak meer to do’s dan tijd. En omdat het over het algemeen geen realistische optie is om alle taken op de lijst af te werken, pikken we er zonder al te veel nadenken een aantal tussenuit. Daarmee bestaat het risico dat we sneller kiezen voor de makkelijke kleine taken, zodat we ze vervolgens met een goed gevoel van de lijst af kunnen strepen. De rest stellen we uit.
Toch heeft een to do-lijst in sommige gevallen wel degelijk zin. ‘Om je goed te kunnen concentreren heb je namelijk een leeg werkgeheugen nodig en daar kan een to do-lijst bij helpen’, vertelt Stefan van der Stigchel, hoogleraar Cognitieve Psychologie en schrijver van het boek Concentratie. ‘Zwerven er veel taken in je hoofd rond, dan is dat funest voor je concentratie en productiviteit. Ontlaad je werkgeheugen en schrijf alles wat er rondspookt op, zo zorg voor een schoon intern systeem.’
Braindump
Dat bepleit ook David Allen in zijn bestseller Getting Things Done. Volgens Allen weten veel mensen niet precies waar ze mee bezig zijn in hun hoofd, hij introduceerde daarom de ‘brain dump’. Het idee is dat je alle ideeën, taken of zorgen opschrijft. Zo zijn ze uit je hoofd en maak je alle aandacht vrij voor de taak die je op dat moment doet.
Bekijk op een vast moment wat je allemaal hebt vastgelegd. Jouw brein moet er namelijk wel vanuit kunnen gaan dat de dingen die op de harde schijf staan in de toekomst echt jouw volle aandacht zullen krijgen. ‘Verzuim je de harde schijf met enige regelmaat op te ruimen, dan ben je terug bij af, want dan zal je brein op willekeurige momenten weer alarmsignalen geven’, vertelt hij in de Business Books Podcast.
Prioriteiten
De kunst is daarnaast om de ellenlange lijst te reduceren tot de belangrijkste to do’s. Volgens Tony Crabbe, schrijver van ‘Nooit meer te druk’, moeten we dagelijks een top drie van de belangrijkste doelen maken en die als eerste doen. Zo ga je tevreden en voldaan naar huis.
De ‘eat that frog’-theorie van Brian Tracy kan helpen om te bepalen welke taken het belangrijkste zijn. Geef bij het maken van je to do-lijst alle taken een letter, A is het belangrijkste en Z is verwaarloosbaar. Op deze manier bepaal je welke taak het meeste prioriteit heeft. De onbelangrijke taken kun je meteen uitstellen of zelfs schrappen.
Taken bundelen
Heb je de taken geordend en ga je aan de slag, dan is het essentieel dat je ze één voor één afwerkt en niet allemaal tegelijk probeert uit te voeren. ‘Multitasking is namelijk funest voor je brein. Kies één taak van je lijst en geef daar alle prioriteit aan’, aldus Van der Stigchel. ‘Het helpt om taken te bundelen. Maak bijvoorbeeld een bundel email, aan het begin en einde van de dag. Zorg er in ieder geval voor dat je er niet de hele dag door mee bezig bent.’
Theo Compernolle noemt dat batchprocessing. ‘Koppel stoorzenders als je smartphone los en maak blokken van 45 minuten om ongestoord te werken. Een blok voor denkwerk, eentje voor het beantwoorden van mails, een ander voor de rotklusjes en nog één voor het voeren van gesprekken.’ Op deze manier zal de kwaliteit en creativiteit van je werk rigoureus verbeteren. Focus je op slechts één taak, dan word je volgens Compernolle twintig tot vijftig procent productiever en houd je zelfs tijd over.
Pauzes
Wie geconcentreerd aan de taken of bundels wil werken, doet er verstandig aan om na iedere to do ook een pauze in te plannen. ‘Laad je batterij regelmatig op, het is nergens voor nodig om jezelf oneindig te pijnigen’, zegt Van der Stigchel. ‘Pauze houden werkt als het indrukken van een resetknop. Kies daarbij het liefst voor een omgeving zonder prikkels, maak bijvoorbeeld een wandeling in de natuur. Laat je smartphone in ieder geval even aan de kant liggen. De lengte van de pauze verschilt per taak en persoon, de ene batterij is sneller opgeladen dan de andere.’
‘Concentratie is iets dat je moet trainen, oefen bijvoorbeeld met een kookwekker op je bureau. Zorg daarnaast voor een omgeving die niet teveel afleidt, maar wel wakker houdt. In een klinisch witte kamer zonder spullen kunnen de meesten zich ook niet concentreren.’
Aandachtsrituelen
Tot slot kan het ook helpen om een aandachtsritueel te ontwikkelen. ‘Ik associeer bijvoorbeeld het op volgorde zetten van cd’s met concentratie. Voor de ander kan het helpen om koffie te zetten of eerst het bureau op te ruimen. Als er in het brein maar een associatie ontstaat tussen een bepaalde handeling en concentratie’, aldus Van der Stigchel.
