Je zit in een meeting met jouw bazen en hun bazen en je wil graag een goede indruk maken. Dan, plotseling kijkt je baas je aan en vraagt of hij hier nog ideeen over hebt. Natuurlijk heb je die, maar wat zeg je, hoe zeg je het en hoe zorg je ervoor dat het er niet alleen goed uitkomt, maar je ook nog eens een verpletterend slimme indruk maakt?
Dat je baas jou het woord geeft is ongemakkelijk, maar als het een goede baas is, en niet iemand die je graag ziet afgaan voor het hogere management, is dit een goede manier om een vergadering te leiden. Want uit allerhande onderzoek blijkt dat participatie van alle betrokkenen belangrijk is voor goede meetings, en mensen de beurt geven is daar een goede manier voor. Maar hoe bereid je jezelf hier op voor? Een paar tips van HBR.
Zorg dat je iedere vergadering goed voorbereid
Ga nooit naar een meeting zonder dat je weet waar het over gaar. Als er een agenda verstuurd is, kijk die dan van tevoren door, bedenk vragen en kijk of je ergens iets toe te voegen hebt.Het slimste is het om dit te doen voordat de vergadering begint, maar je kan het ook doen tijdens de meeting. Maar blijf wel luisteren naar wat er gezegd wordt.
Vertrouw op jezelf
Bedenk niet van te voren dat je ideeën slecht of niet bijzonder genoeg zijn om gehoord te worden. Je ideeen, vragen en standpunten zijn vaak beter dan je denkt. Jij bent de enige persoon in die vergadering met jouw unieke combinatie aan achtergrond, ervaring en bezwaren. Een bijdrage leveren gaat om oprechtheid, niet om jezelf te profileren. Als je je eigen ideeen waardevol vindt, zullen anderen dat ook vinden.
Laat het gewoon weten als je niets toe te voegen hebt
Als je het woord krijgt en je echt het gevoel hebt dat je niets zinnigs bij kan dragen, is het prima om de beurt voorbij te laten gaan, zolang je het maar op een slimme manier doet. Zeg niet alleen maar ‘nee’, want dan lijkt het alsof je niet op zit te letten of alsof je slecht voorbereid bent. Daarom is het slim om iets meer context te geven. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dank voor het vragen, maar mijn mening komt overeen met wat er eerder al door de anderen is gezegd.’
Begin langzaam
Als je een antwoord gaat geven, is het slim om er even over na te denken. Neem een korte pauze en begin dan rustig en duidelijk te praten. Als we onverwacht het woord krijgen, gaan we vaak te snel praten. Het is prima om even een adempauze te nemen.
Manage de verwachtingen
Meld van tevoren wat je gaat zeggen. Begin bijvoorbeeld met: ‘Ik heb twee punten van kritiek en een vraag’. Dit helpt niet alleen om de groep beter te laten luisteren naar wat je zegt, ook helpt het je eigen gedachten te structureren en het zorgt ervoor dat je er niet vanalles uitgooit.
Zeg duidelijk dat je dit niet hebt voorbereid
Aangezien je onverwacht het woord krijgt, kan niemand van je verwachten dat je een complete presentatie geeft. Maar het kan geen kwaad dit even te benadrukken. Zeg bijvoorbeeld dat je even hardop aan het nadenken bent. Laat de groep weten dat het misschien een beetje chaotisch wordt.
Oefen een paar standaard reacties
Het kan helpen om een paar voorbereide antwoorden te hebben als je plotseling het woord krijgt. De volgende zinnen en vragen kunnen daarbij helpen:
- Wat wil je precies weten? Als je bijvoorbeeld niet precies weet wat voor antwoord je baas verwacht, is het nooit erg om wat meer duidelijkheid te vragen. Met iets meer context is de kans groter dat je een relevant antwoord geeft. Gebruik dit niet als een vertragingstechniek.
- Ik heb die informatie niet paraat, ik zorg dat je deze om 12:00 hebt. Als je iets niet weet, bedenk dan geen smoesjes. Wees eerlijk en geef een realistische verwachting over wanneer je de gevraagde informatie wel hebt.
- Dit is wat ik tot nu toe gehoord heb. Als je gevraagd wordt om je mening, maar je er niet zo maar een paraat hebt, kan het slim zijn om de standpunten die eerder geuit zijn samen te vatten. Hiermee laat je de anderen weten dat je hun punten gehoord hebt, en kun je de meeting toch sturen. Anderen zullen dit waarderen omdat ze het fijn vinden om te weten dat hun standpunten gehoord zijn.
- Hoewel ik iets anders zou kiezen, steun ik dit besluit. Als je wordt gevraagd of je het ergens mee eens bent en dat is niet het geval kan je in een lastig parket gebracht worden. Door dit te zeggen, geef je je mening, maar vertraag je de boel niet nodeloos.
- Was dit een antwoord op je vraag?Als je je antwoord gegeven hebt, is het slim om te checken of het antwoord aan de verwachtingen voldeed. Want je kan zomaar de vraag verkeerd begrepen hebben, tijdens het hardop denken een verkeerde afslag genomen hebben of in een poging om kort en bondig te zijn, een incompleet antwoord gegeven hebben.
En hoewel niemand dood is gegaan aan een verkeerd antwoord in een vergadering, is het wel fijn om als je er dan toch zit, mensen te kunnen laten zien hoe briljant je bent.
