Naarmate onze online levens zich steeds meer vermengen met ons offline bestaan is het moeilijk om werk helemaal los te laten. Berichten blijven binnenkomen via onze telefoons, en juist daarom is een out of office niet meer genoeg om de verwachting op afstand te houden dat we iedere mail vroeg of laat zullen beantwoorden. E-mail is een last geworden, die ons in onze vrije tijd achtervolgt.
Ecosysteem
Om deze reden koos de Amerikaanse ingenieur Mason Peck voor een iets ander automatisch mailantwoord. ‘Bedankt voor uw bericht. E-mail ontvangen tussen [data] wordt binnen acht uur van deze server verwijderd. Zend uw bericht a.u.b. opnieuw na [datum].’
In The Atlantic beschrijft Marina Koren haar gevoel van verbijstering, en later aanstoot, bij het ontvangen van dit antwoord. Niet reageren op mails? Jezelf losmaken van de door ons gecreëerde regels? Hoe durft hij?
Onderzoeker Gloria Mark is ook geen voorstander van het antwoord van Peck. Ze vergelijkt e-mail met een ‘delicaat ecosysteem. Dit sociale systeem functioneert goed omdat er een veronderstelling is dat iedereen meespeelt.’
Gratis: longread over Vitale Reputatie
Deze gratis longread over Vitale Reputatie is een samenwerking tussen MT en Zilveren Kruis.
lees verder
Ongezond
Na even denken kreeg journalist Koren echter een inzicht: haar relatie met e-mail is ongezond. En ze is niet de enige. Uit een onderzoek van UC Irvine en de U.S. Army onder 13 proefpersonen blijkt dat e-mail stress oplevert. Proefpersonen die gedurende vijf dagen niet bij hun mail konden, schakelden minder vaak van scherm, waren productiever en hadden een lagere hartslag dan deelnemers die hun mail bleven volgen.
Coauteur van het onderzoek Mark: ‘Als je e-mail verwijdert uit het leven van werknemers, multitasken ze minder en ervaren ze minder stress.’ De spanning keerde bij de proefpersonen terug zodra ze weer begonnen met mailen.
In Nederland bestudeerde onderzoeksbureau Multiscope het mailgedrag van ruim duizend vakantiegangers. Veertig procent gaf aan iedere dag te mailen en WhatsAppen. Een op de drie mensen onderbrak de vakantie om te werken. Het lezen en beantwoorden van mail stond zelfs op één in de top drie werkactiviteiten tijdens de vakantie.
Persoonlijk
‘Als je tekst kan wachten tot volgend jaar, overweeg dan om hem niet nu te verzenden. (…) Alsjeblieft (ik smeek hier), wees mild en begrijp dat ik niet kan reageren terwijl ik een poepluier aan het verschonen ben’ zo luidt een andere, zeer eerlijke, out of office. Schrijver Merlin Mann stelde hem op tijdens zijn vaderschapsverlof. Journalist Marci Alboher noemt de reactie in de New York Times ‘warm’ en tegelijkertijd ‘ontmoedigend genoeg’.
Nog een andere: ‘Als je geïrriteerd bent omdat ik het kantoor heb verlaten, wil ik dat je je een man van middelbare leeftijd voorstelt die bijna 18 jaar geleden gek werd op zijn mooie dochter, haar nu wegbrengt naar een gigantisch college in een verre stad (…) en hij haar daar moet achterlaten. En alleen naar huis moet rijden. In het donker. In een minivan. Alleen.’
Zijn emotionele, persoonlijke details nu nodig om je afwezigheid van de online wereld te rechtvaardigen? Het lijkt erop. Naarmate we meer belast zijn met het altijd ‘aanstaan’ is het goudeerlijke out of office-antwoord , in ieder geval in Amerika, een trend, vergelijkbaar met het de rug toekeren van sociale media.
Verboden te mailen
In Frankrijk helpt de overheid werknemers die het moeilijk vinden hun mails links te laten liggen een handje. ‘Personeelsleden verlaten het kantoor wel fysiek, maar ze laten hun werk niet achter’, zei kamerlid Benoît Hamon over de noodzaak van de maatregel. Sinds 2016 is het binnen bedrijven met meer dan vijftig werknemers verboden om buiten werktijd te e-mailen.
In ons land bestaan er geen officiële regels over het mailen van werknemers tijdens vakantie. Het heft in eigen hand nemen is dus noodzakelijk. Dan is het alleen nog een kwestie van kiezen tussen de mail-wordt-verwijderd optie, of de zoveel-mogelijk-persoonlijke-informatie optie. Intussen heb ik vanmorgen toch weer een heel gewone out of office ontvangen: ‘Tot en met 10 augustus ben ik op reis. Tot die tijd blijft mijn mail ongelezen. Kan je echt niet wachten? Neem dan contact op met…’
