Wat is een bila?
Voor wie niet bekend is met de betekenis van de term: bila staat voor bilateraal overleg. Het woord komt van het Latijnse bi (twee) en lateraal (zijdig). Een bila is dus letterlijk een tweezijdig gesprek. In de praktijk wordt het gebruikt voor een-op-een-overleggen tussen medewerker en leidinggevende, of tussen twee collega’s.
Waarom zijn bila’s belangrijk?
Bila’s winnen aan belang nu veel organisaties afstappen van het traditionele beoordelingsgesprek. In plaats van één groot gesprek per jaar kiezen bedrijven voor regelmatige bila’s. Dat past beter bij de snelheid waarmee werk verandert.
Door regelmatig bila’s te hebben, kun je sneller bijsturen en ontwikkelen. Het kan een waardevol moment zijn om je werk te bespreken, feedback te krijgen en je ontwikkeling te sturen.
Tips voor succesvolle bila’s
Maar hoe zorg je ervoor dat zo’n gesprek echt iets oplevert? Door deze tips toe te passen maak je optimaal gebruik van je bila’s. Zo worden ze van een verplicht nummer een waardevol instrument voor je ontwikkeling. Want een bila is geen verantwoordingsmoment, maar een kans om samen te werken aan je groei en succes binnen de organisatie.
#1 Plan regelmatig bila’s in
Wacht niet tot je leidinggevende een voorzet doet, maar vraag zelf om regelmatige bila’s. Het laat zien dat je initiatief neemt en wilt groeien in je werk. Een bila elke twee tot vier weken is een goede richtlijn. Kies bij voorkeur een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend of vrijdagmiddag.
De timing is belangrijk. Plan bila’s niet aan het eind van de werkdag, wanneer iedereen moe is. Ook maandagochtend voor 10 uur of vrijdagmiddag na 15 uur zijn vaak geen ideale momenten. Dinsdagochtend of donderdagmiddag werken meestal goed – dan zijn mensen het meest gefocust.
Reserveer minimaal 30 minuten, maar liever 45 of 60 minuten. Te kort zorgt voor haast, te lang en het gesprek kan verzanden. Blokkeer ook 15 minuten voor én na het gesprek in je agenda. Zo kun je rustig voorbereiden en afronden zonder meteen door te moeten rennen naar je volgende afspraak.
#2 Bereid een agenda voor
Een bila zonder voorbereiding is vaak een gemiste kans. Stuur uiterlijk een dag voor het gesprek een korte agenda naar je leidinggevende. Houd het beknopt maar concreet – drie tot vijf onderwerpen is ideaal. Door een agenda te delen kan je manager zich ook voorbereiden en eventueel punten toevoegen.
Goede onderwerpen voor je bila-agenda zijn:
- Updates over lopende projecten en behaalde resultaten
- Obstakels waar je tegenaan loopt en mogelijke oplossingen
- Samenwerking met collega’s of andere afdelingen
- Persoonlijke ontwikkeling en carrièredoelen
- Feedback die je wilt geven of ontvangen
- Nieuwe ideeën of voorstellen
Prioriteer je punten. Begin met de belangrijkste onderwerpen, voor het geval de tijd krap wordt. Vermijd algemene termen als ‘project bespreken’ of ‘update geven’. Wees specifiek: ‘Besluit nodig over budget project X’ of ‘Bespreken samenwerking met marketingteam’.
Houd ook ruimte in je agenda voor punten die je leidinggevende wil bespreken. Een bila werkt twee kanten op – het is geen eenrichtingsverkeer.
Lees ook: 10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt
#3 Verzamel concrete voorbeelden
Een bila wordt krachtiger als je je punten onderbouwt met specifieke voorbeelden en cijfers. Vaag blijven werkt niet – het maakt je boodschap onduidelijk en je komt minder professioneel over. Bereid daarom per agendapunt concrete voorbeelden voor.
Enkele manieren om dit te doen:
- Wil je het hebben over werkdruk? Noteer hoeveel overuren je maakt, welke deadlines in het gedrang komen en wat het effect is op lopende projecten
- Bespreek je een succesvol project? Verzamel data over de resultaten: budget, planning, klanttevredenheid of andere relevante kpi’s
- Heb je verbetervoorstellen? Onderbouw ze met praktijkvoorbeelden van waar het nu mis gaat en wat de potentiële winst is
- Zoek je ontwikkelmogelijkheden? Kom met specifieke cursussen, projecten of rollen die je interessant vindt
Zet deze voorbeelden ook op papier, bijvoorbeeld in een kort memo of presentatie. Dat helpt je om scherp te blijven tijdens het gesprek. Bovendien kan je leidinggevende het dan later nog eens nalezen.
Let wel op dat je niet doorslaat in details. Kies per punt één of twee sterke voorbeelden die je boodschap onderstrepen. Het bila-gesprek moet geen data-analyse worden, maar een constructieve dialoog.
#4 Formuleer je doelen tijdens de bila
Bepaal vooraf wat je concreet uit het bila-gesprek wilt halen. Een bila zonder doel wordt al snel een vrijblijvend gesprek. Door helder te hebben wat je wilt bereiken, kun je het gesprek beter sturen en wordt de bila effectiever.
Denk na over verschillende soorten doelen:
Praktische doelen:
- Goedkeuring krijgen voor een nieuw projectvoorstel
- Duidelijkheid over je rol in een reorganisatie
- Budget vrijmaken voor een training
- Beslissingen over de prioriteit van taken
Strategische doelen:
- Inzicht krijgen in toekomstige ontwikkelingen binnen het bedrijf
- Je ambities voor een nieuwe functie kenbaar maken
- Draagvlak creëren voor een vernieuwend idee
- Feedback verzamelen over je functioneren
Ontwikkeldoelen:
- Afspraken maken over een opleidingstraject
- Nieuwe verantwoordelijkheden bespreken
- Sparren over je volgende carrièrestap
- Input krijgen over verbeterpunten
Schrijf je doelen op en bedenk per doel:
- Wat wil je minimaal bereiken?
- Wat is je ideale uitkomst?
- Welke tussenoplossingen zijn acceptabel?
- Welke vervolgafspraken zijn nodig?
Door je doelen zo concreet mogelijk te maken, vergroot je de kans dat je bila daadwerkelijk iets oplevert. Het helpt je ook om tijdens het gesprek bij de kern te blijven en niet af te dwalen naar bijzaken.
#5 Luister actief tijdens het bila-gesprek
Tijdens de bila is goed luisteren minstens zo belangrijk als helder communiceren. Veel mensen zijn in gedachten al bezig met hun reactie of volgende punt, waardoor ze cruciale informatie missen. Door echt te luisteren vergroot je de kwaliteit van het gesprek enorm.
Zo pak je actief luisteren aan:
Let op de volledige communicatie:
- Wat wordt er letterlijk gezegd?
- Welke toon wordt gebruikt?
- Wat vertelt de lichaamstaal?
- Welke onderwerpen worden vermeden?
- Waar legt je leidinggevende extra nadruk op?
Gebruik deze technieken:
- Vat regelmatig samen wat je hoort: ‘Als ik het goed begrijp…’
- Vraag door als iets onduidelijk is: ‘Kun je dat toelichten?’
- Check of je interpretatie klopt: ‘Bedoel je dat…?’
- Maak korte aantekeningen van kernpunten
- Parkeer je eigen gedachten even als de ander spreekt
Vermijd deze valkuilen:
- In de rede vallen
- Te snel met oplossingen komen
- Eigen ervaringen ertussen gooien
- Aannames doen zonder te checken
- Met je telefoon of laptop bezig zijn
Door goed te luisteren tijdens de bila pik je ook subtiele signalen op:
- Waar ligt je leidinggevende wakker van?
- Welke prioriteiten heeft het management?
- Wat zijn gevoelige onderwerpen?
- Waar liggen kansen voor jou?
Actief luisteren kost energie en oefening, maar het levert veel op. Je krijgt meer informatie, bouwt een betere werkrelatie op en voorkomt misverstanden. Bovendien waarderen leidinggevenden medewerkers die echt luisteren en doorvragen.
Lees ook: Waarom je door het stellen van vragen slimmer overkomt
#6 Wees open over uitdagingen
Een bila is juist bedoeld om lastige zaken te bespreken. Door open te zijn over uitdagingen kan je leidinggevende je beter ondersteunen. Maar er is een verschil tussen constructief problemen aankaarten en alleen maar klagen.
Zo bespreek je uitdagingen professioneel:
Bereid het gesprek voor:
- Beschrijf het probleem helder en feitelijk
- Verzamel concrete voorbeelden
- Denk na over mogelijke oplossingen
- Overweeg verschillende perspectieven
- Bedenk wat je zelf nodig hebt
Begin het bila-gesprek positief:
- Start niet meteen met problemen
- Erken eerst wat er goed gaat
- Benadruk je intentie om tot oplossingen te komen
- Toon eigenaarschap over de situatie
Formuleer problemen constructief:
- ‘Ik merk dat…’
- ‘Ik loop tegen … aan’
- ‘Ik zou graag willen dat…’
- ‘Kunnen we samen kijken naar…’
- ‘Ik zie als mogelijke oplossing…’
Vermijd deze valkuilen:
- Alleen maar klagen zonder oplossingen
- Anderen de schuld geven
- Te emotioneel worden
- Dreigen of ultimatums stellen
- Alles in één keer willen oplossen
Maak concrete afspraken:
- Wie doet wat?
- Wanneer gebeurt het?
- Hoe wordt het opgevolgd?
- Wanneer evalueren we?
- Wat is het gewenste resultaat?
Door op deze manier uitdagingen te bespreken, laat je zien dat je professioneel met problemen omgaat. Je toont dat je niet alleen problemen signaleert, maar ook actief meedenkt over oplossingen. Dat versterkt je positie als waardevolle gesprekspartner.
#7 Vraag om concrete feedback
Veel managers geven vage feedback als ‘gaat goed’ of ‘kan beter’. Door gerichte vragen te stellen, krijg je feedback waar je echt mee vooruit kunt. Maak van je bila een moment om waardevolle inzichten te verzamelen over je functioneren.
Stel deze vragen voor specifieke feedback:
- ‘Wat gaat volgens jou goed in project X?’
- ‘Waar zie jij nog ruimte voor verbetering?’
- ‘Hoe kan ik effectiever samenwerken met team Y?’
- ‘Welke vaardigheden zou ik volgens jou moeten ontwikkelen?’
- ‘Wat zou mijn volgende stap kunnen zijn binnen de organisatie?’
Vraag door op verschillende gebieden:
- Concrete prestaties en resultaten
- Samenwerking met collega’s
- Communicatiestijl
- Leiderschap en initiatief
- Vakinhoudelijke kennis
- Persoonlijke ontwikkeling
Maak feedback actionable:
- Vraag om voorbeelden bij algemene opmerkingen
- Zoek naar patronen in de feedback
- Bespreek hoe je verbeterpunten kunt aanpakken
- Maak concrete afspraken over ontwikkelstappen
- Plan evaluatiemomenten in
Tips voor het ontvangen van feedback:
- Luister zonder direct in de verdediging te schieten
- Vraag door als iets onduidelijk is
- Bedank voor eerlijke feedback, ook als deze kritisch is
- Vat samen wat je hebt gehoord
- Geef aan wat je met de feedback gaat doen
Houd feedback bij:
- Noteer kernpunten direct na het gesprek
- Leg verbeteracties vast
- Monitor je voortgang
- Kom er in volgende bila’s op terug
- Deel successen als je iets hebt verbeterd
Door regelmatig om gerichte feedback te vragen, laat je zien dat je wilt groeien. Het helpt je ook om blind spots te ontdekken en je ontwikkeling gerichter aan te pakken. Bovendien waarderen managers medewerkers die actief om feedback vragen en er ook daadwerkelijk iets mee doen.
#8 Maak aantekeningen tijdens de bila
Het maken van notities tijdens een bila lijkt een klein detail, maar kan een groot verschil maken. Goede aantekeningen helpen je om afspraken na te komen en tonen dat je het gesprek serieus neemt.
Dit leg je vast tijdens het bila-gesprek:
- Concrete afspraken en deadlines
- Feedback en ontwikkelpunten
- Belangrijke updates of besluiten
- Actiepunten voor jezelf en je leidinggevende
- Onderwerpen voor de volgende bila
- Relevante informatie over projecten of organisatie
Tips voor effectief notuleren:
- Gebruik steekwoorden, geen volledige zinnen
- Focus op actiepunten en besluiten
- Markeer urgente zaken
- Noteer wie wat gaat doen
- Schrijf deadlines duidelijk op
- Geef prioriteiten aan
Praktische aanpak:
- Neem een speciaal bila-notitieboek mee
- Of gebruik een digitaal systeem zoals OneNote
- Werk aantekeningen direct na het gesprek uit
- Bewaar notities op een vindbare plek
- Maak onderscheid tussen korte- en langetermijnacties
Vermijd deze valkuilen:
- Alles letterlijk proberen op te schrijven
- Te veel met je laptop/telefoon bezig zijn
- Belangrijke punten vergeten vast te leggen
- Onduidelijke of vage notities maken
- Aantekeningen kwijtraken
Na het gesprek:
- Werk je notities uit in een beknopt verslag
- Stuur kernpunten naar je leidinggevende
- Zet actiepunten in je takenlijst
- Plan eventuele vervolgafspraken
- Sla documenten gestructureerd op
Door consequent aantekeningen te maken en bij te houden, creëer je een waardevol overzicht van afspraken en ontwikkelingen. Het helpt je ook om in volgende bila’s terug te komen op eerdere gesprekken en voortgang te laten zien.
#9 Zorg voor follow-up
Een bila staat of valt met de opvolging. Zonder goede follow-up verdwijnen afspraken in de waan van de dag. Maak er daarom een gewoonte van om bila-afspraken systematisch op te volgen.
Direct na het bila:
- Stuur binnen 24 uur een beknopte e-mail met:
-
- Belangrijkste besluiten
- Concrete actiepunten
- Wie wat doet
- Deadlines
- Datum volgende bila
- Zet actiepunten in je takenlijst of projectmanagement-systeem
- Plan tijd in je agenda voor de afgesproken taken
- Verzamel eventueel benodigde informatie
- Start direct met urgente actiepunten
Tussentijdse opvolging:
- Werk gestaag aan langetermijnacties
- Houd je leidinggevende op de hoogte van belangrijke mijlpalen
- Vraag tijdig hulp als iets niet lukt
- Signaleer proactief als deadlines in gevaar komen
- Documenteer je voortgang
Voorbereiding volgende bila:
- Check de status van alle actiepunten
- Bereid een voortgangsupdate voor
- Noteer wat nog extra aandacht nodig heeft
- Verzamel resultaten van afgeronde acties
- Bedenk vervolgstappen
Wat je nog meer kunt doen:
- Koppel positieve resultaten terug
- Deel successen met het team waar relevant
- Vraag collega’s om input of hulp waar nodig
- Houd een bila-logboek bij
- Evalueer regelmatig wat wel/niet werkt in de opvolging
Voorkom deze valkuilen:
- Actiepunten vergeten of uitstellen
- Te laat communiceren over vertragingen
- Wachten tot het volgende bila met updates
- Alleen focussen op problemen
- Successen niet vieren
Door consequent de follow-up te verzorgen, laat je zien dat je betrouwbaar bent en afspraken serieus neemt. Het maakt bila’s ook effectiever: je boekt zichtbaar vooruitgang en bouwt voort op eerdere gesprekken. Dat versterkt het vertrouwen van je leidinggevende en vergroot je impact in de organisatie.
