Handy Fish, Heiloo
Was: Bouwer van vishengels met een kleine winkel
Is: Gerenommeerde hengelsportwinkel met inzicht in de boekhouding
Hoe? Installeren van boekhoudpakket en investering in cursus boekhouden
Bert Schouten, zelf Nederlands kampioen vliegvissen, startte 21 jaar geleden met de verkoop van zelfgebouwde vishengels. Dat sloeg aan. Omdat zijn klanten ook om andere vis-accessoires begonnen te vragen, ontstond Handy Fish. Langzaam bouwde Schouten het assortiment uit, nu bestaat de winkel uit twee verdiepingen vol vismateriaal, en werken er vier mensen.
De winkel is een begrip binnen de grote Nederlandse kolonie van sportvissers. De naam van was dus gevestigd, maar achter de schermen bleek het een chaos, ontdekte Leila Geurts. Drie jaar geleden nam zij de boekhouding op zich. “Eigenlijk ging de boekhouding hier letterlijk vanuit een schoenendoos. Eerst brachten we alles één keer per maand naar de boekhouder, die alle facturen en bankafschriften dan verwerkte. Maar dat betekende dat wij de boekhouding een week kwijt waren, en niks konden nakijken” Daarom besloot de winkel te investeren in een boekhoudpakket van Exact, een investering van 900 euro. Geurts volgde ook een boekhoudcursus, om zelf meer te kunnen doen. “Ik denk wel dat we die investering er uithalen. Als alles goed is, hebben we veel minder contact met de boekhouder. Ik krijg meer inzicht in de financiën, ik weet beter waar het geld blijft. Ook de btw-aangifte doe ik nu zelf.” Handy Fish stapt over naar een nieuwe accountant, die ook met Exact werkt.
De oude werkwijze is niet meer van deze tijd, realiseert ook Geurts. Hij werkt met veertig leveranciers en doet veel op deelbetalingen. “We zijn een echt seizoensbedrijf, de betalingen lopen van februari tot september. In het verleden moesten we die leveranciers heel vaak bellen: Hoe staan we ervoor? Nu kan ik alles zelf inboeken. Dat geeft ons rust en inzicht, en we hoeven de accountant veel minder in te schakelen, dat scheelt honderden euro’s per maand. Dit werkt voor ons in ieder geval goed. Ik wil er nu ook uithalen wat er in zit.”
Handy Fish wil niet direct andere processen automatiseren. “Nee, eerst dit maar, dan zien we wel weer verder”.
DE EXPERT
Het commentaar is van Gert Wiggelinkhuijsen, commercieel directeur van ict-consultant Avensus
Gert Wiggelinkhuijsen: “Als je zoals Handy Fish de schoenendoos ontgroeit, is inzicht in je financiële reilen en zeilen belangrijk. Dan ontkom je er niet aan om daarvoor een boekhoudpakket aan te schaffen. De keuze voor een marktleider als Exact is daarbij een goede. Handy Fish verwacht de komende tijd geen verdere automatisering en dat is logisch. Maar mocht het in de toekomst nodig zijn, dan is met een modulair product als Exact uitbreiding een fluitje van een cent. Het product kan zo mooi meegroeien met de behoeften en de groei die de winkel doormaakt.”
Coolblue, Rotterdam
Was: Een kleine webwinkel die één keer per twee weken een mp3-speler verkocht
Is: Een verzameling geavanceerde webshops met een jaaromzet van 35 miljoen euro
Hoe? Coolblue bouwt al jaren aan eigen software om de sites en de backoffice goed te laten draaien
Vanaf de start in 1999 wisten Pieter Zwart, Paul de Jong en Bart Kuijpers dat hun onderneming een e-commercebedrijf moest worden. En daarom stelden de studenten Bedrijfskunde Vanessa, Fleur en Suzie aan als belangrijkste medewerkers. De vrouwennamen staan voor de it-pakketten die het bedrijf zelf bouwde. Ze vormen nog altijd de pijlers onder Coolblue, dat inmiddels tachtig medewerkers telt. “Coolblue is de verzamel-bv van een aantal op elkaar lijkende webshops”, vertelt Zwart. “Iedere winkel heeft zijn eigen productgroep, zoals pda’s, mp3-spelers en smartphones. Op die manier zijn we heel gespecialiseerd. De gedachte is: vlees haal je bij een keurslager, een pda bij de PDAshop.
Met de start van de eerste winkel begon ook de opbouw van Vanessa. Zwart: “Dit systeem kan alles. Inkoop, inpakken, verzenden, orders en facturen maken, voorraad bijhouden. Vroeger werkte er één programmeur aan het systeem, nu zijn dat er tien. Nog iedere dag zijn we bezig met het optimaliseren van ons systeem. Zo komen we ruim 1.100 kleine tot grotere verbeterpunten tegen , waar we dan weer mee aan de slag gaan. Neem bijvoorbeeld de redesign van de klantenservice-pagina. Het is jammer als een klant moet bellen met een triviale vraag als: ‘Is het servicepunt zaterdag geopend?’
Wat Zwart nog altijd verbaast, zijn de uitgaven aan ict binnen Coolblue. “Een backoffice is nooit af, dat weten we. Maar de verhouding tussen de omzet en onze ict-investeringen blijft gelijk, ook al verdubbelt de omzet al een paar jaar achter elkaar.” Hij had verwacht dat die ict-investeringen met de groei zouden afnemen. “Maar eigenlijk is dat ook heel positief: Groei biedt immers nieuwe mogelijkheden. Wat in eerste instantie een incident is, zoals een bestelling per fax, wordt in het programma omgezet in een goed werkend onderdeel.”
Vanessa geeft vooral voordelen, vindt Zwart. “Het is echt óns systeem. Het bevat wat we zelf willen. Het is beheersbaar en schaalbaar, ook heel belangrijk voor ons.” Die schaalbaarheid stelt Coolblue in staat hun kunstje keer op keer te herhalen. Alle webwinkels zijn op dezelfde manier opgebouwd, en dat maakt het voor de ondernemers een stuk makkelijker om nog dit jaar drie nieuwe winkels te openen met nieuwe productgroepen.
ICT is voor Coolblue niet zaligmakend. Zo heeft het bedrijf de koppeling met de leveranciers van de apparatuur expres niet tot in de puntjes geautomatiseerd. “Domweg elektronisch bestellen is niet altijd het beste. Vanessa weet wel hoeveel er van een product op de schappen ligt, maar misschien komt er wel een nieuw model aan, waardoor je even wacht met een order. Onze producten zijn ook onderhevig aan de seizoenen. Een telefoontje levert dan meer kennis op.”
DE EXPERT
Gert Wiggelinkhuijsen: “Cool Blue is een webshopbedrijf in optima forma. De winkels hebben duidelijk focus. En de klantenservice is goed geregeld! Op de site kun je prima je vraag kwijt en de website maakt zelfs melding van een showroom waar je langs kunt gaan.
Qua techniek is het voor het bedrijf belangrijk om een goede back-up/ restore voorziening en wellicht zelfs een uitwijklokatie te hebben. Geen webshop = Geen bestellingen, dus 100 procent beschikbaarheid is belangrijk.
Cool Blue geeft terecht aan de webshop goed te willen laten aansluiten op die van haar leveranciers. Als de supply chain verder geautomatiseerd wordt, is er sneller inzicht in voorraden en levertijden en vergt het bestelproces na de ‘laatste muisklik van de klant’ minder tijd.
En dan de kosten voor ICT. Zwart verbaast zich over de hoogte daarvan en dat is begrijpelijk. Standaardisatie op het gebied van software is dan het toverwoord. Dat zal niet altijd lukken, maar streef ernaar. Kijk of je gewenste functionaliteiten kunt standaardiseren door ze elders in te kopen.
Als bestelgemak in combinatie met een lage prijs het verkoopargument van Cool Blue is, zorg dan dat de kosten om het proces te automatiseren zó laag zijn dat je de prijsconcurrentie ook bij groei aankunt. Maak een lange termijn groeiplanning met de eisen die je aan je webshop-systeem en je organisatie stelt, inclusief de te verwachten kosten. Dan moet het mogelijk zijn om, bij stijgende omzet, de kosten voor ICT in relatie tot de omzet terug te brengen.”
Beekwilder, Amsterdam
Was: Tachtig jaar oude postorderaar voor displaymaterialen
Is: Toonaangevend bedrijf op gebied van etalage- en displaymaterialen, mét eigen webshop
Hoe? Door investering van tienduizenden euro’s in nieuwe technologie en website
De grootste omzetgenerator is de website van Beekwilder nog niet. Ongeveer 2 procent van de omzet komt online binnen, geeft Inge Wiersema aan, directeur verkoop en marketing. Dat is op dit moment niet erg, vindt het bedrijf. Bovendien is het offertetraject voor een nieuwe site net gestart.
Beekwilder investeert vooral in een nieuwe website omdat het graag wil exporteren. De site moet een visitekaartje worden in het buitenland, waar de concurrentie veel groter is dan in Nederland. “De site moet voor inspiratie zorgen. We willen een community bouwen voor de branche, met nieuws en interactieve dingen.” Beekwilder was al bezig met de site etaleurs.net, waar bezoekers kunnen zoeken naar etaleurs in heel Nederland. Enkele jaren geleden startte het ook met een prijs voor ontwerpers en etaleurs. “Etaleurs.net is ontstaan uit idealisme”, aldus Wiersema: “De strijd tegen de tweedimensionale communicatie, en liefde voor het vak. Een beetje rumour around the shop creëren. Maar omzet blijft natuurlijk belangrijk. Je bouwt geen site omdat het zo leuk is.”
Het is niet eenvoudig de artikelen van Beekwilder te vangen in een site, vindt Wiersema. Het bedrijf verkoopt decoratie-, etalage- en displaymateriaal voor uiteenlopende branches, en daarbij gaat het niet om losstaande producten. “Het gaat om een bepaalde sfeer die je neer wilt zetten. In een showroom gaat dat prima, online is dat lastiger. Daarnaast doen we ook veel maatwerk, en dat gaat niet via een site.”
Beekwilder, opgericht in 1923, heeft van oudsher een showroom en een catalogus. Gingen in de beginjaren al simpele folders de deur uit, nu zijn dit kleurrijke boekwerken. En dat zal voorlopig ook zo blijven, benadrukt Wiersema. Maar Beekwilder neemt de nieuw te bouwen site serieus. Het heeft een eigen webmaster, en ook de marketeers en stylisten werken mee, al was het alleen maar voor de fotografie van de artikelen. Tot nu werkt de onderneming met software van Muis, een Nederlands softwarehuis uit Heemskerk. Maar dat is eigenlijk een financieel pakket. Beekwilder heeft nu geen koppeling met het ordersysteem. “Alles wordt nu hier overgetypt in de computer. Het is daarom wel een mooie uitdaging om dat bij de nieuwe site te koppelen.
Ook de investeringen van Beekwilder liegen er niet om. Wiersema schat dat zo’n 20 procent van het totale reclamebudget in de site gaat zitten. “En dat moet ook. We zijn niet tevreden, dus we gaan hard aan de slag.”
DE EXPERT
Gert Wiggelinkhuijsen: “De aanpak van Beekwilder is een prima manier om te starten met online verkoop. De site is visitekaartje. Stap-voor-stap investeren in deze extra online etalage en deze vervolgens gebruiken als additioneel verkoopkaneel. Technisch is het belangrijk om er op te letten niet ‘snel iets te maken’ maar bij voorkeur te investeren in standaard software. Als de online verkoop toeneemt maakt dat uitbreiding van de webshop, het beheer en koppelingen met het ordersysteem makkelijker. Aan de verkoopkant is het belangrijk om na te denken of je bestaande klanten of juiste nieuwe klanten naar je webshop wilt trekken. En of je bijvoorbeeld andere of aanvullende categorieën artikelen in je webshop wilt aanbieden dan in de catalogus. Als de marketingactiviteiten – de catalogus en de webshop – op elkaar worden afgestemd, versterkt dit de positie en de verkoop van Beekwilder displaymaterialen zeker! Ter overweging voor de nieuwe website zou ik Beekwilder mee willen geven de beeldgrootte van de website te vergroten. Dit brengt de sfeer nog beter over. Want een goede presentatie leidt tot meer klandizie, zoals Beekwilder op haar site zegt.”
