Hoe technologie ingrijpt in ons leven, zien we vaak niet als we er midden in zitten. Het gaat bovendien in een stroomversnelling als verschillende technologieën samenvallen en elkaar versterken. De maatschappelijke en/of sociaaleconomische impact kan dan zo groot zijn, dat er sprake is van een omslagpunt. Zo zijn we de afgelopen tijd fundamenteel anders gaan kijken naar werk. Een omslagpunt, stelt Podiumauteur Coks Stoffer.
Technologie heeft aan de basis gestaan van het Nieuwe Werken. Om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken, moeten werknemers overal en op elk moment toegang hebben tot de tools en de gegevens die zij voor hun werk nodig hebben. Hiervoor was in eerste instantie niet alleen de juiste IT nodig, maar ook breedband internet.
Als evolutie van het Nieuwe Werken zien we nu dat werknemers graag hun eigen apparatuur willen gebruiken. Zij hebben in bijzonder korte tijd zélf laptops, smartphones en tablets aangeschaft die veel sneller zijn dan de computers en de telefoons van het bedrijf. En veel leuker, denk aan de vormgeving en de algehele uitstraling. Een eigen apparaat is vaak veel ‘cooler’. En aangezien ze helemaal met deze apparatuur vertrouwd zijn, is het niet meer dan logisch dat ze die die ook voor hun werk willen gebruiken. Bring Your Own Device, of kortweg BYOD, is de naam van deze trend.
Net als het Nieuwe Werken is BYOD begonnen als een trend die mogelijk werd door nieuwe technologie: niet alleen door ontwikkeling van hardware (smartphones, tablets), maar net zo goed door nieuwe toepassingen (apps) en netwerkmogelijkheden (mobiel internet, WiFi). Daarom valt de ‘D’ uit BYOD nu ook steeds vaker weg, het wordt dan Bring Your Own, om welk device het dan gaat is niet relevant meer.
Organisatie en cultuur
Intussen is het in de praktijk duidelijk geworden dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken grote voordelen met zich kan meebrengen. Voor het bedrijf, de werknemer en de maatschappij. Denk aan een betere privé/werkbalans, een hogere productiviteit en minder woon/werkverkeer tijdens de spits. Dus ook minder filedruk en minder CO2-uitstoot. Een solide ict-infrastructuur is voorwaarde, maar het loslaten van de traditionele 9-tot-5 aanwezigheid op kantoor is vooral ook een organisatorische en bedrijfsculturele aangelegenheid. Zo moet ‘managen op aanwezigheid’ van werknemers plaats maken voor ‘managen op output’. Het Nieuwe Werken wordt zo het Nieuwe Managen om al deze mogelijkheden optimaal te gebruiken.
Ook bij BYOD speelt veel meer dan technologie, voor zowel de ondernemingen als de werknemers, in het bijzonder de jongere generaties werknemers. Het 2011 Cisco Connected World Technology Report wijst uit dat jonge professionals en studenten tijdens hun werk graag ongehinderd gebruik willen maken van internet en social media. En dat met hun eigen smartphone, tablet of ultrabook. Dat is niet zomaar een wens, ze vinden dit vaak belangrijker dan de hoogte van het salaris. Meer dan de helft zegt niet te willen werken bij een bedrijf dat toegang tot social media verbiedt.
Daar komt nog bij dat ruim twee derde van de ondervraagde werknemers het niet noodzakelijk vindt om regelmatig naar kantoor te gaan. Zij denken productiever te zijn wanneer ze thuis – of ergens anders buiten kantoor – kunnen werken. Intussen is er genoeg onderzoek gedaan dat aangeeft dat die productiviteitswinst reëel is. Zo wijst recent onderzoek uit dat 85% van de Nederlandse werknemers een privé-apparaat voor werkdoeleinden gebruikt, 12% gebruikt zelfs twee privé-apparaten. Van de werknemers die via remote access kunnen werken, zegt 63% dat ze per dag een extra uur productief zijn, terwijl 32% zelfs twee tot drie uur langer werkt.
Lak aan richtlijnen
Maar het onderzoek geeft ook aan dat ruim een derde van de werknemers zich niets aantrekt van allerlei IT-richtlijnen en -geboden van het bedrijf waar zij werken. Internet is een deel van hun leven, zij willen altijd en overal van internet gebruikmaken, dus ook op hun werk. Als het niet linksom kan dan maar rechtsom. Ook dat is een omslagpunt, voor de werknemers zelf, maar zeker voor de IT-afdeling. Daarbij komt nog dat BYOD door de werknemers zelf – managers met iPad meegerekend – via de werkvloer letterlijk het bedrijf is binnengebracht.
Maar, als werknemers hun eigen computers en smartphones meenemen, heeft dat belangrijke consequenties voor het bedrijf. Solide beveiliging, efficiënt beheer en altijd en overal toegang tot bedrijfsapplicaties, en dat voor alle mogelijke platforms – moet natuurlijk allemaal prima voor elkaar zijn. Om dat voor elkaar te krijgen is een goed doordachte, strategische benadering nodig van wat het bedrijf zijn werknemers aan IT biedt. Vragen die dan gesteld moeten worden zijn:
- Heeft het (draadloze) netwerk wel de capaciteit om de toevloed aan mobiele apparatuur aan te kunnen als iedereen tegelijkertijd met zijn eigen tablet of smartphone op het bedrijfsnetwerk wil?
- Is het beheer goed geregeld als werknemers problemen hebben met hun eigen toestel tijdens het werk?
- Kan de infrastructuur een veiligheidsbeleid afdwingen voor al die verschillende devices op het netwerk, ook als die vanaf andere plekken inloggen?
- Heeft de IT-afdeling wel een duidelijk beeld van gebruikers die zich op het netwerk bevinden, ongeacht het soort apparaat, netwerk of locatie?
Verantwoordelijkheid en initiatief
Maar ook als de technologie op orde is, staan organisaties nog voor een heel andere uitdaging. BYOD gaat, ondanks de naam, eigenlijk niet over ‘devices’. Het gaat, zoals het Cisco-onderzoek duidelijk aangeeft, over een omwenteling in de manier waarop we willen werken. We hebben in korte tijd hele andere verwachtingen gekregen over werk en privé, over de manier waarop we willen communiceren, over privacy en openheid. We zijn mondiger geworden en accepteren niet alles klakkeloos. Tegelijk worden innovatie, hoogwaardige kennis en een hoge productiviteit nog belangrijker dan ze al waren. De huidige (hoogopgeleide) werknemer wil graag verantwoordelijkheid en werk dat in alle opzichten past. Naast deze impact op hoe we op ons werk communiceren, hebben de technologie-eisen en wensen van de volgende generatie werknemers daarom ook gevolgen voor het wervings- en aannamebeleid van bedrijven.
Daarbij gaat het zeker niet alleen om administratieve taken, het gaat om elk bedrijfsproces in elke sector. Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat we op andere manieren met werkprocessen omgaan, waarbij ook veel initiatief van de gebruikers zelf komt om betere resultaten te bereiken. Tegelijk is het nodig om de beperkte financiële middelen beter te laten renderen. Niet alleen binnen eigen organisatie, maar ook over organisaties heen.
Omwenteling
Wat we vaak privé verwachten, willen we graag integraal terugzien in onze werkomgeving. De demografische ontwikkelingen zullen dat nog extra versterken. Het management moet daar open voor staan. Sterker nog, het management moet de eigen organisatie daarin voorgaan.
Hoe bedrijven met deze omslag omgaan, is niet alleen steeds meer bepalend voor hun concurrentievermogen, maar ook voor hun succes bij het aantrekken van getalenteerde jonge mensen. Al jaren krijgen bedrijven de waarschuwing dat de arbeidsmarkt krapper wordt als gevolg van de vergrijzing, waardoor het tekort aan gekwalificeerd personeel toeneemt. Organisaties kunnen het zich dus niet permitteren om de wensen van de nieuwe generaties naast zich neer te leggen.
Juist de bedrijven die zich realiseren dat ze voor dit omslagpunt staan, hun organisatie laten meebewegen en hun medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid geven, kunnen de grootste winst van BYOD verwachten. Zij zijn in staat in te spelen op de nieuwe tijd en in de omwenteling mee te gaan.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Coks Stoffer, Algemeen Directeur Cisco Nederland.
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
