Zo zorg je voor een goede onboarding van nieuwe werknemers

Als het goed geregeld is, zijn de voordelen van onboarding van nieuwe werknemers meteen duidelijk. Steeds meer bedrijven maken er een centraal aangestuurd, vooraf uitgedacht proces van, met een checklist die netjes wordt afgewerkt. Het achterliggende doel is om een nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen en de mogelijkheid te geven vanaf het begin volledig mee te draaien. Dat zit in grote en kleine dingen en afspraken.

Wat bijvoorbeeld helpt is de eerste week meekijken en meegaan op afspraken met de nieuwe rekruut. Geef die ook een vast aanspreekpunt, vaak buddy genoemd. Dat is een coach op de werkplek, liefst een directe collega. En laat je nieuwe mensen vooral veel gesprekken voeren in het begin. Check regelmatig of de nieuwe medewerker zich al thuis voelt, of er nog iets geregeld moet worden, uitgelegd of aangepast.

Waarom onboarding belangrijk is

Met een goede onboarding krijg je iemand niet alleen snel up and running, het helpt je ook om op tijd te zien of een medewerker wel past in de organisatie en functie. Als iemand een half jaar bezig is om alles geregeld te krijgen, collega’s en het werk te leren kennen, kun je ook niet beoordelen of je het tijdelijk contract omzet in een contract voor onbepaalde tijd. En van het stapelen van tijdelijke contracten wordt niemand vrolijk.

Bij Jellow krijgen nieuwe medewerkers op hun eerste dag de sleutel van de voordeur in handen. Vertrouwen en plezier staan centraal bij het platform voor freelancers, dat op zijn Instagram af en toe een heel erg geel bureau laat zien. Met badeendjes, een rol Tucjes, gele M&M’s, gele Napoleon-zuurtjes en daartussen een gloednieuwe Macbook Air. Het is het welkomstcadeau voor elke nieuwe collega. ‘Het maakt deel uit van de voorpret voor nieuwe mensen’, zegt mede-oprichter Lars Evers. ‘Je krijgt echt zin om te beginnen, dat is de bedoeling ervan. We willen laten weten dat je heel erg welkom bent.’

Regel de onboarding centraal

Voor de nieuwe krachten is er ook een gids, de Jellow Playground, waarin zo veel mogelijk vragen al worden beantwoord liefst voordat hun eerste werkdag is begonnen. Het is een geschiedenis van het bedrijf, de kernwaarden staan er in, de visie waar Jellow naartoe wil. Maar ook de praktische zaken zoals het inruimen van de afwasmachine, de vakantiedagen, de gedragsregels tot aan de uitleg van de salarisstrook aan toe. Het vragen, uitzoeken en regelen moet tot een minimum worden beperkt.’

Regel de onboarding van nieuwe werknemers centraal en laat niet telkens iemand anders uit een bedrijfsonderdeel het wiel opnieuw uitvinden, zegt Kees de Jong van nlgroeit, vanuit zijn uitgebreide ervaring met groeiondernemingen die hij heeft geleid. ‘Zorg dat op de eerste dag de werkplek klaar is, regel drie gesprekken, neem de nieuwe collega mee op lunch. En denk ook aan de partner die je bijvoorbeeld thuis een presentje laat bezorgen. Dat is een warme start waarbij die nieuwe medewerker iedereen zal vertellen over dat geweldige bedrijf’, zegt De Jong.

Stel een buddy aan

‘Je kunt het ook systematiseren. Als enkele nieuwe medewerkers tegelijk beginnen, vorm je een soort klasje en die laat je een opdracht doen voor een niet bestaande klant. Daarvoor maak je één persoon vrij om ze te begeleiden. Hebben ze dat gedaan, dan kunnen ze daarna naadloos opgenomen worden in een bestaand team. Je voorkomt dan dat iemand die al druk is, een nieuw persoon moet inwerken waardoor de druk alleen nog maar groter wordt. Nu parachuteer je ze als het ware in het bedrijf. Daarbij stel je ook een buddy aan bij wie ze terechtkunnen met al hun vragen.’

Voor Martijn van Rossum van arbeidsbemiddelaar Studelta is de start één van de zeven S’en in het personeelshandboek. De eerste vier zijn gebaseerd op het standaardwerk Who van Geoff Smart. De eerste is het vormen van een Scorecard op basis waarvan je bepaalt waar iemand in een nieuwe functie aan moet voldoen. Dan volgt Sourcen, het vinden van de juiste mensen. De derde S is van Selecteren en als je de juiste persoon hebt gevonden zul je jezelf moeten Sellen, omdat goede krachten vaak meerdere keuzes hebben. Daarna volgt Start ofwel onboarden (en als je de 7 S’en compleet wil hebben: de volgende twee zijn Stimulate en Stop).

Bij Studelta is de onboarding van nieuwe werknemers intensief. In de zaterdag voor de eerste dag wordt al een bloemetje thuisbezorgd. Op de eerste dag haalt een collega de nieuwe aanwinst thuis op en brengt diegene aan het eind van de dag ook weer thuis. ‘Je kantoor is ook je thuis, dat moet je voelen’, aldus van Rossum. ‘Daarom ontbijten we ook samen die eerste dag. Het is raar om met een groot afscheid te nemen van iemand, je kunt beter een welkomstfeest geven. Wij doen dat op deze manier.’

Zorg dat de werknemer genoeg te doen heeft

‘Daarnaast vullen we de agenda voor de eerste week. De mensen krijgen een opdracht mee om in de tweede en derde week te doen en draaien zo snel in ons ritme mee. Het gaat er vooral om dat ze zich onze werkwijze eigen maken. Het zijn vakbekwame mensen die moeten leren hoe wij het doen. Zelf geef ik nog een eigen opdracht mee, om oren en ogen open te houden en als frisse nieuweling mij en het managementteam na drie maanden te vertellen wat opvalt en wat aanbevelingen zijn.’

Een algemene norm valt er volgens Martijn van Rossum niet te geven voor de onboarding van nieuwe werknemers, omdat dit per functie verschilt. Een bezorger van Picnic kan sneller instructies krijgen dan een softwareontwerper. En bij bezorgers kan na een week al duidelijk zijn of diegene geschikt is voor de functie, terwijl een interne recruiter maanden de tijd nodig heeft om resultaten te laten zien.

Blijf communiceren in de eerste maand

‘Het gaat er vooral om dat mensen weten wat er van ze verwacht wordt, dat je ze de kans geeft om dat te laten zien en dat je ze helpt om het te bereiken. Dat hoort allemaal bij het proces van onboarden. Je doet het dus echt samen. Hoe duidelijker het beeld is, hoe beter het is voor iedereen en hoe sneller en zuiverder je beslissing is om wel of niet verder te gaan met elkaar.’

Dit artikel is geschreven door

Redactie MT/Sprout

De redactie van MT/Sprout is altijd op zoek naar mooie verhalen over startups, scaleups, management en leiderschap. Tips, ideeën, aanbevelingen? Mail naar [email protected]