Als onderneming werk je met veel verschillende rapportages. Deze komen uit je boekhoudsysteem, planningssysteem, ERP-systeem, CRM-systeem en allerhande online tools die je bijvoorbeeld gebruikt om het gebruik van social media te monitoren of het gebruik van je website te meten. Dan hebben we het nog niet gehad over de losse spreadsheets die overal in de organisatie staan en waarvan veel medewerker niet weten dat deze bestaan.
Op zich zijn deze rapportages handig, maar het verband tussen de informatie uit de verschillende bronnen ontbreekt, waardoor er inconsequente informatie kan ontstaan. En met inconsequente data neem je misschien wel beslissingen op basis van verkeerde informatie. Dat kan grote negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf. Hoe zorg jij ervoor dat je goede rapportages krijgt? Ik geef een paar praktische tips.
1. Weet welke rapportages je gebruikt
Als je weet welke rapportages worden gebruikt, dan weet je ook in hoge mate welke informatiebehoefte er is op dat moment. Vraag je medewerkers dus naar de informatiebehoefte die zij op basis van de huidige systemen hebben en welke informatie zij te kort komen en op een andere manier bijhouden. Vraag hierbij ook naar de lossen spreadsheets die worden bijgehouden.
2. Kijk naar de juistheid
Informatie die onjuist is, is vervelender dan het niet hebben van informatie. Verschillende systemen bevatten rapportages, maar de kans is aanwezig dat sommige gegevens in meerdere systemen worden ingevoerd en dat dat niet consequent gebeurt. Wat is dan de juiste rapportage waarop je wilt sturen?
Zoek de verschillen uit en neem geen genoegen met “ongeveer” hetzelfde. Je voorkomt discussies over de gegevens wanneer deze goed zijn. Op die manier kun je vervolgens alleen nog praten over hoe je de getallen positief gaat beïnvloeden met elkaar en welke concrete acties je gaat ondernemen.
3. Maak beleid
Zorg ervoor dat je beleid maakt met welke gegevens je waar invoert en dat dit consequent gebeurt. Dit beleid is de ruggengraat van je organisatie en voorkomt veel discussie. Je maakt concrete afspraken over op welke gegevens (KPI’s) je gaat sturen in je bedrijf.
4. Denk buiten de gebaande paden
Wanneer je weet wat je waar vastlegt en welke gegevens er worden gebruikt, is het ook nuttig om te weten wat je meer zou willen weten om je organisatie voort te stuwen. Denk hierover na, spreek met medewerkers, andere ondernemers en met je klanten en leveranciers hierover. Breng jouw informatiebehoefte in beeld en kijk uit welke bronnen je de benodigde informatie kunt halen.
Zorg ervoor dat je alle gegevens maar één keer vastlegt. Dit zijn overigens bedrijfskundige keuzes, geen technische. Maak het dus niet te moeilijk. Leg alleen informatie vast die relevant is.
5. Breng informatie bij elkaar
Natuurlijk kan je rond blijven klikken door verschillende programma’s en rapportages. Dit kost echter veel tijd en energie. Wanneer je alle informatie bij elkaar brengt, dan zorg je ervoor dat je consistente data hebt waar iedereen het over eens is en dat op één centrale plaats. Gebruik hiervoor een rapportagetool of zogenaamde “Business Intelligence” software. Deze kunnen bronnen uitlezen en de data aan elkaar knopen. Op dat moment heb je één plaats waar je kunt kijken om alle relevante informatie te raadplegen.
Je hebt de dwarsdoorsnede van je organisatie in één overzicht, ongeacht waar de gegevens worden geregistreerd. Handig, efficiënt en consistent. Een goede manier om effectief te handelen om je organisatie te optimaliseren.
