Tweelingzussen Charlotte en Fleur Melkert hadden een duidelijke visie toen ze in 2018 Equalture oprichtten: een platform waarin elke kandidaat gelijke kansen krijgt, ongeacht achtergrond of vooroordelen. Het platform helpt bedrijven objectiever te werven via wetenschappelijk onderbouwde game-based assessments, waarmee recruiters al vroeg in het proces soft skills én cognitieve vaardigheden in kaart brengen.
Terwijl Equalture groeide — van startup naar scaleup met inmiddels 25 medewerkers én diverse internationale klanten — liep de financiële controle achter. ‘Finance was in alle eerlijkheid een ondergeschoven kindje geweest’, stelt Charlotte Melkert, medeoprichter van Equalture.
‘Een beetje houwtje-touwtje. Ik ben geen financieel expert, maar zat wel elke week uren te puzzelen met cijfers en klanten achterna te bellen voor openstaande facturen. We hadden te weinig inzicht én overzicht over waar we als bedrijf naartoe gingen.’
Tussen tafellaken en servet
Het probleem waarmee Equalture worstelde, is exemplarisch voor bedrijven in de fase tussen startup en scaleup, stelt Mark Geijsel, die een jaar geleden bij het bedrijf kwam als fractional cfo via Greyt, dat ervaren cfo’s koppelt aan groeiende bedrijven die financiële expertise nodig hebben.
‘Er zijn boeken volgeschreven over de kuil waar bedrijven in komen tussen startup en scaleup: crediteuren werden betaald, facturen werden gestuurd, maar er was niet één gestructureerd proces en finance werd niet als ondersteuning van de strategie gebruikt’, zegt Geijsel. ‘Het draaide operationeel wel, maar het voelde inefficiënt aan. Er waren veel verduidelijkingsvragen van investeerders. Als ondernemer moet je niet zóveel tijd kwijt zijn aan maandrapportages en financiële forecasts.’
Het dilemma was dan ook klassiek, volgens Geijsel: financiële uitdagingen die te strategisch en complex zijn voor een administratiekantoor, maar het bedrijf is nog te klein om er een volledig finance-team voor in te huren. ‘Zoals mijn moeder zou zeggen: tussen tafellaken en servet. Een fractional cfo biedt in die gevallen uitkomst.’
De verkeerde match
Equalture probeerde het eerst anders op te lossen. ‘Voordat we met Geijsel samenwerkten, waren we begonnen met een financieel-administratief medewerker, die doorgroeide van office naar finance. Een klassieke fout voor startups, maar die wij ook hebben gemaakt.’
Het probleem was dat er (te) veel facetten zaten aan finance. ‘Je hebt het praktische werk — facturen versturen en betalen, salarissen, btw-aangiften — maar je hebt ook echt het strategische stuk’, stelt Melkert. ‘Vorig jaar hadden we als doel gesteld dat we winstgevend wilden worden. Dat betekende ook dat je vanaf dat punt bezig moet zijn met (cashflow)planning. Dat kreeg eigenlijk niet genoeg aandacht.’
De zoektocht naar de júiste match was essentieel. ‘Als je als ondernemer zeker wilt zijn van je financiële positie, dan wil je op c-level iemand aan wie je dat met volle vertrouwen kan overlaten. Dan wil je met iemand werken die jou vertelt hoe je het aanvliegt, in plaats van andersom.’
Driestappenplan naar controle
Via een van de investeerders vond Equalture uiteindelijk Greyt, gespecialiseerd in fractional cfo’s met ervaring. Geijsel werd gekoppeld aan Greyt. Zijn aanpak was helder: een driestappenplan.
‘Vanuit mijn perspectief was het duidelijk: operationeel eerst alles onder controle krijgen’, zegt Geijsel. ‘Er zat iemand een aantal dagen in de week te puzzelen met alle cijfers, waarna de accountant toch nog extra correcties en kosten moest maken om alles recht te trekken. Dit kon een stuk efficiënter, waardoor Melkert zich weer kon gaan richten op aspecten waar zij het best in is: sales en productontwikkeling.’
De tweede stap was meer en vooral beter inzicht krijgen op maandelijkse basis. ‘Dat doe je door een goede maandafsluiting te draaien’, zegt Geijsel. ‘Heldere definities en KPI’s: wanneer is een klant een klant? Wanneer is het MRR (Monthly Recurring Revenue)? Hoe maken we een goede P&L-indeling die past bij het bedrijf? En dan maandelijks overleggen: herkennen jullie dit beeld? Dit kost een paar maanden voordat je er echt grip op hebt en vertrouwen opbouwt.’
Finance als groeiversneller
Met financiële controle kwam de derde stap: strategisch meedenken. Equalture’s doel om winstgevend te worden kwam binnen bereik doordat heldere strategische keuzes gemaakt konden worden. ‘Ebitda-positief klinkt heel leuk om te bereiken, maar dat betekent wel dat cashflow heel belangrijk wordt’, stelt Melkert. ‘Je moet precies weten waar je staat. Nu hebben we zo’n goed inzicht in de cashflow dat we veel meer comfort hebben om keuzes wat langer vooruit te maken.’
Een concreet voorbeeld: de hiring roadmap. ‘Die maakten we ieder jaar in december samen met het leadership team. Maar in mei wisten we soms al niet meer of dat plan nog klopte met de realiteit. Nu hebben we heel duidelijk gesteld: bij bepaalde milestones nemen we mensen aan. Finance loopt nu gelijk op met de keuzes die we maken.’
‘Het geeft rust, inzicht en vertrouwen om verantwoorde keuzes te maken’, vat Melkert samen. ‘Dit had je nooit kunnen doen als finance iets is waar je alleen achteraf op terugkijkt. Veel ondernemers zijn wat meer opportunistisch ingesteld. We zien een kans, we willen erop duiken. Maar ik heb geleerd dat finance een strategische factor kan zijn in je besluitvorming, in plaats van iets waar je op zondagmiddag mee bezig bent. Het geeft me nu zoveel rust.’
Vroeg investeren loont
Melkerts advies voor andere ondernemers is dan ook helder. ‘Maak hier vanaf dag één budget voor vrij. Het voelt nooit als iets waar je in de early days geld aan uit wilt geven — liever aan sales of marketing — maar ik denk dat het je als ondernemer veel meer brengt om dit eerder goed geregeld te hebben. Als ik het opnieuw kon doen, had ik drie jaar geleden al een fractional cfo aan het team toegevoegd.’
‘Uiteindelijk moet je het toch op orde hebben’, zegt Geijsel. ‘De bank op de stoep, de Belastingdienst die binnenkomt of investeerders die vragen stellen. Dan kun je er beter zelf de potentie van inzien en ervoor zorgen dat het je meer oplevert dan wat het je kost.’
‘Headspace’, noemt Melkert het. ‘Ik kan nu veel meer nadenken over waar ik als ondernemer wél goed in ben. We onderschatten hoe belangrijk goede financiële controle is. Het is geen kostenpost, maar een groeiversneller. Niet iets wat je moet doen, maar iets wat je kansen biedt.’
Dit artikel wordt u aangeboden door
Greyt
Greyt is een toonaangevend netwerk van ervaren CFO’s en controllers voor het MKB, scale-ups en snelgroeiende bedrijven. We bieden financieel leiderschap op maat – tijdelijk of parttime – precies afgestemd op de fase waarin jouw organisatie zich bevindt.
Onze experts zorgen voor grip, structuur en strategische versnelling bij groei, financiering of teamontwikkeling. Geen onnodige overhead, wél direct impact.
Greyt – Empower your financial future
Meer info
