Waaróm? Waaróhóm? Kleuters houden dat spel lang vol. Mike Bakker van House of Performance legt in dit blog uit waarom managers ook vaker de waarom-vraag moeten stellen.
Je wilt continu verbeteren en dus pak je knelpunten direct aan. Klinkt goed, toch is het niet altijd de beste aanpak. Met de verspillingsbrillen van House of Performance krijg je met je team een nieuwe kijk op het werk. Eén zo’n bril is de waarom-bril, waarmee je de werkelijke grondoorzaak van een ogenschijnlijk simpel knelpunt ontdekt.
In de oplossingsmodus schieten
Het adagium ‘continu verbeteren’ komt uit de LEAN-managementfilosofie. Het betekent dat je met je team steeds weer op zoek gaat naar verspillingen en knelpunten die tijd, energie en geld kosten. Aan het begin van een verbetertraject is dat nog redelijk eenvoudig. De eerste verbeterpunten liggen voor het grijpen en als je niet oppast schiet je van enthousiasme direct in de oplossingsmodus. Dat is jammer, want als je de werkelijke oorzaak niet aanpakt, komt het knelpunt vanzelf weer terug.
Zoek de grondoorzaak
Zo’n overduidelijk knelpunt is als takken met bladeren. Als je de eigenlijke boom wilt zien, moet je verder kijken. Dan zie je ook de stam, de bron van het bladerdek. Maar dan ben je er nog niet, de wortels horen er ook bij. Sterker nog, zonder wortels had die hele boom niet bestaan. Waar takken en bladeren zijn, zijn dus ook wortels. En waar knelpunten zijn, zijn dus ook grondoorzaken. Die vind je alleen als je bereid bent flink door te spitten. Dat is precies wat de waarom-bril doet. De waarom-bril daagt jou en je team uit zo diep mogelijk te spitten om te ontdekken: hoe komt het nou eigenlijk? Zo kun je de grondoorzaak wegnemen, zodat het knelpunt nooit meer kan ontstaan.
De waarom-bril: doorvragen tot het irriteert
Kleuters zijn er goed in: ‘Waarom? Waarom? Ja maar, waarom?’ Een volwassene houdt het meestal minder lang vol. Voor je het weet hoor je het beruchte: ‘Omdat ik het zeg!’ Met de waarom-bril op verplicht je jezelf en je team om met kinderlijke nieuwsgierigheid door te vragen. Bij de 3e of 4e keer ‘waarom’ wordt dat echt vervelend. Je komt in een territorium waar we eigenlijk niet het antwoord weten. Het is de kunst om dan toch door te spitten. Zo onderzoek je wat de wortel van het probleem is en waar de daadwerkelijke grondoorzaak zit. Soms zit het in overtuigingen, soms zit het in heel simpele dingen waar je echter nooit aan was gaan sleutelen als je direct in de oplossingsmodus was gegaan.
Simpele oplossing voorhanden
Een voorbeeld. Stel, je team is elke vrijdag veel tijd kwijt met opruimen en dat leidt tot onderlinge irritaties. Je wilt het samen oplossen door op zoek te gaan naar de grondoorzaak. Dat doe je als volgt:
- Waarom duurt dat vrijdagse opruimen zo lang?
Omdat er zich gedurende week veel troep verzamelt. - Waarom verzamelt die troep zich daar?
Omdat teamleden door de week hun zaken niet opruimen. - Waarom ruimen we door de week niet op?
Omdat het veel tijd en moeite kost om iets op te ruimen. - Waarom is opruimen zo moeilijk en tijdrovend?
Doordat spullen geen vaste plek hebben is het altijd zoeken waar iets opgeruimd moet worden. - Waarom hebben spullen geen vaste plek?
Omdat we nooit de tijd hebben genomen om hier afspraken over te maken.
De oplossing ligt dus niet in sneller of efficiënter opruimen op vrijdag, maar in het maken van heldere afspraken over welke spullen waar horen, zodat alles een duidelijke, vaste plek heeft.
Het geheim van verspillingsbrillen
Continu verbeteren, dat lukt alleen als je regelmatig afstand neemt van het werk waar je dagelijks middenin zit. Want, zoals Sherlock Holmes ooit zei: ‘De wereld is vol alledaagse dingen, die niemand ooit echt ziet.’ Pas als je uit de routine van elke dag weet te stappen, ga je anders kijken naar je werk en je verwonderen over alledaagse dingen die je normaal nooit echt ziet. Dat is het geheim van de verspillingsbrillen van House of Performance.
Prestaties naar hoger niveau
Dit is de laatste van 6 blogs over verspillingsbrillen, 6 tools en methodieken om je perspectief te verruimen. Deze brillen helpen jou en je team om op verschillende manieren naar het werk te kijken. Met elke nieuwe bril ontdek je weer een wereld aan elementen die je kunt verbeteren om je prestaties naar een hoger niveau te brengen. Met de verspillingsbrillen heb je een motor van continu verbeteren in huis.
Veranderen begint met anders kijken. Wil je de stap zetten van anders kijken naar anders doen? Bel House of Performance!
Deze blog is geschreven door Mike Bakker, organisatiespecialist bij House of Performance.
