Verbeter de werkprocessen met de flowbril

Hoe soepel verlopen processen bij jou op de werkvloer? Mike Bakker van House of Performance legt in zijn blog uit hoe je dankzij de flowbril herkent waar het mis gaat.

Continu verbeteren op de werkvloer. Dat is een mooi streven. Maar om te kunnen verbeteren wil je dat teamleden zelf zien wat er te verbeteren valt. In welke processen wordt tijd, energie en geld verspild? Dat zie je pas als je afstand neemt van de dagelijkse routine en bewust kijkt naar hoe een proces verloopt. House of Performance ontwikkelde daarom zogenoemde verspillingsbrillen, waarmee je met je team uit de dagelijkse routine stapt. Eén van die brillen is de flowbril, waarmee je alles wat op de werkvloer gebeurt ziet als stromend water.

Niet meer kritisch

Je stopt met verbeteren op het moment dat je niet meer kritisch kijkt naar je eigen werk. Als je zo gewend bent om iets op een bepaalde manier te doen, dat je niet meer ziet hoe inefficiënt iets is. Net zoals een irritant tikkende klok in de kamer. Na een tijdje hoor je ‘m niet meer. Natuurlijk, als manager of intern adviseur verwonder je je sneller, omdat je minder in de inhoud zit. Maar is het niet veel krachtiger als je team zelf op ontdekkingsreis gaat?

Anders nadenken

Geef je team de uitdaging om anders naar het werk en de omgeving te kijken. In ieder mens zit de kracht om zich in te leven, denk maar aan the Six Thinkings Hats of het Stanford Prison Experiment. Vanuit diezelfde gedachte kunnen verspillingsbrillen mensen triggeren om met een bepaalde focus anders naar hun dagelijks werk te kijken. Of te luisteren. En er anders over na te denken. Zodat ze zich weer verwonderen.

Verbeterpotentieel

In een ideale wereld gaat elk stukje werk, elke klantvraag en elke opdracht vloeiend door de organisatie heen, als stromend water door een kanaal. Als de flow ontbreekt is dat een bron van verbeterpotentieel. De flowbril geeft je focus om te zien waar het stokt en waar verspilling van tijd, energie en geld optreedt.

Kijken met de flowbril

Bij de flowbril hoort de opdracht om een stukje werk te volgen door de organisatie heen. Letterlijk. Dat kan betekenen dat je een klantvraag volgt die per e-mail binnenkomt, een pakketje dat bij een balie wordt afgegeven of een passagier die de terminal van de luchthaven inloopt. Stel je daarbij het hele proces voor als water dat door een kanaal loopt. Elke onderbreking, elke ophoping en elke niet-perfecte overdracht betekent dat je water verspilt. Daar gaat dus waarde verloren!

Onderbrekingen

Als je de flowbril opzet, ga je de verschillende onderbrekingen van de flow herkennen, zoals:

• Afwezigheid: als er niemand is die het werk op kan pakken, stopt de stroom
• Overdracht: als je twee buizen tegen elkaar drukt om het water van de ene in de andere te laten stromen, ontstaat er geheid lekkage. Zo ook bij overdracht van werk. Het geeft risico op wachten én op fouten
• Voorraad: als er al werk ligt, verdwijnt de nieuwe klantvraag meestal onderop de stapel. Dat betekent wachten en dus geen doorstroming, geen flow
• Beweging: transport van goederen of mensen die het halve pand door moeten om iets te regelen, is vaak een onderbreking. Probeer maar eens een eind te wandelen met een bak water, wedden dat je morst?
• Fouten: complexe handelingen of onlogische IT systemen, zorgen vaak voor fouten. Een fout betekent dat er een correctie moet plaatsvinden. Het werk moet dan tegen de flow in, terug het proces in.

Verspillingsmomenten

Daag je team eens uit om de verschillende onderbrekingen te ontdekken in de organisatie. Door alle momenten dat de flow wordt onderbroken op een rijtje te zetten, heb je waarschijnlijk al een flink aantal lekken te pakken. Allemaal momenten van verspilling. En dat is nog maar het begin, want naast de flowbril hebben we nog 7 andere verspillingsbrillen klaarliggen.

De energie om te veranderen

Anders kijken is niet alleen nodig, het geeft ook energie. Zeker als mensen zich opnieuw verwonderen, knelpunten ontdekken en verbeterideeën spontaan opborrelen. Het enige wat jij moet doen, als manager of adviseur, is die energie kanaliseren zodat je samen met de werkvloer effectieve verbeteringen kunt realiseren.

Het begint allemaal met anders kijken.

 

Deze blog is geschreven door Mike Bakker, organisatiespecialist bij House of Performance.