7 tips om de ondernemingsraad bij de nieuwe pensioenregeling te betrekken

1. Neem je OR mee in een toekomstbestendige pensioenregeling

De komende jaren gaat er door het pensioenakkoord het nodige veranderen op pensioengebied. Een nieuw stelsel sluit beter aan bij de manier waarop de arbeidsmarkt werkt. Bij veranderingen in de pensioenregeling van je organisatie is altijd een belangrijke rol weggelegd voor de ondernemingsraad (OR).

• Voert jouw onderneming straks een nieuwe pensioenregeling in?
• Of pas je tussentijds de bestaande regeling aan?

Dan beslist de OR mee. Dankzij het wettelijke instemmingsrecht mogen de leden zich uitspreken over onder andere de keuze voor de pensioenuitvoerder, de verdeling van de premie en de verandering van de pensioenregeling. De OR kan met een veto zelfs veranderingen tegenhouden.

De bijdrage van de OR is waardevol: de OR kan de bestuurder en HR voeden met informatie en signalen vanuit de organisatie. Dat versoepelt de invoering en de acceptatie van een nieuwe regeling, zo blijkt in de praktijk.

Niet verrassend natuurlijk, de OR weet als werknemersvertegenwoordiging als geen ander wat er leeft bij de mensen in jouw organisatie.

2. Betrek de OR tijdig bij de pensioenplannen

Informeer de OR tijdig over de voornemens voor een andere regeling. Doe dat minimaal een jaar voor de beoogde invoering ervan. Zo is er voldoende ruimte voor overleg en het verkennen en uitwerken van de verschillende scenario’s. Maak gelijk afspraken over de communicatie.

Spreek bijvoorbeeld af hoe vaak de OR een formele rapportage over de stand van zaken rond de nieuwe pensioenregeling krijgt. En op welke momenten de bestuurder tussentijds informatie deelt. Houd rekening met redelijke termijnen die er zijn voor het informeren van de OR.

Voorkom dat de OR wordt overrompeld door hen pas laat in het proces een voorgenomen besluit voor te leggen. Dat levert – anders dan wat soms wordt gedacht – geen tijdswinst op. Integendeel; het vertraagt het proces. De OR zal toch de verschillende opties willen onderzoeken om tot een goed oordeel te komen.

3. Investeer in goed pensioenadvies

Pensioen is een van de meest kostbare en complexe arbeidsvoorwaarden. Er zijn veel regels, uitzonderingen en keuzemogelijkheden. Gelukkig kunnen alle partijen zich laten bijstaan door een of meer adviseurs. Ook de OR.

Dat recht op advies is verankerd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De onderneming betaalt de advieskosten, wel moet de OR laten weten wat de beoogde advieskosten zijn. Hoewel het voor sommige werkgevers lijkt alsof dit advies voor meer tegenspraak zorgt, is dit in de regel welbesteed geld. Met een goed geïnformeerde OR aan tafel verloopt het overleg over een nieuwe regeling in de regel soepeler.

Een onafhankelijke adviseur kan de OR bijvoorbeeld helpen door in kaart te brengen hoe de voorgestelde wijzigingen financieel uitpakken voor werknemers. Een adviseur bewijst ook zijn waarde als partijen er samen niet uit lijken te komen.

Bij tegengestelde belangen kunnen de adviseurs van de bestuurder en de OR hen wijzen op mogelijkheden en hen zo dichter tot elkaar brengen.

Welk advies heeft de OR nodig?

Je kunt de OR ondersteunen bij het kiezen van de juiste adviseur. Bijvoorbeeld met een shortlist van deskundige adviseurs. Belangrijk dat de OR eerst bepaalt welk advies nodig is, op basis van de beschikbare pensioenkennis en de veranderingen in de pensioenregeling.

Moet een adviseur alleen op grote lijnen meekijken, of juist een gedetailleerd rapport uitbrengen over de pensioenvoorstellen? Misschien beschikt de OR over veel pensioenkennis, maar hebben de leden weinig ervaring met onderhandelingstrajecten. Dan kan een adviseur met expertise hen op dit gebied helpen.

4. Maak de pensioenambitie helder

De onderneming heeft altijd een of meer doelen met de nieuwe pensioenregeling. Is er behoefte aan meer controle over de kosten? De beste regeling voor werknemers binnen het beschikbare budget? Of juist een sobere pensioenregeling die alle ruimte biedt voor loonsverhogingen binnen de loonruimte.

Wat de pensioenambitie ook is, bespreek deze tijdig met de OR. Of nog beter; bepaal samen met de OR de ambities. Dit voorkomt dat de OR veel tijd steekt in het onderzoeken van alternatieven die niet aansluiten bij de pensioenambitie en daarom al snel van tafel zullen gaan.

5. Werk samen aan een goede pensioenregeling

In een goede pensioenregeling zijn de belangen van de werknemers en de organisatie in balans. Dat verdient aandacht bij de aanpassing van de regeling. Door veel informatie te delen over de pensioenambities ontstaat inzicht en onderling begrip.

Vaak hebben de deelnemers in de pensioenregeling – inclusief de OR-leden – bijvoorbeeld geen idee hoeveel de onderneming bijdraagt aan de pensioenregeling. Niet elke OR is zich bewust van het Informatierecht: de ondernemingsraad kan de ondernemer om informatie vragen over alle relevante zaken van de onderneming. Daar ligt een taak voor HR. Door werknemers en de OR goed te informeren kun je misverstanden voorkomen.

Bij een wijziging van de pensioenregeling wordt bijvoorbeeld al snel gedacht aan een versobering, maar een verandering kan ook een verbetering zijn. Als de werkgever bijvoorbeeld een groter deel van de premie op zich neemt. Of als in de onderneming door acquisities in het verleden een verzameling van uiteenlopende pensioenregelingen is ontstaan. Bundeling in één regeling is dan mogelijk een aantrekkelijke optie.

Voor werkgever én werknemers. De pensioenuitvoerder kan hier ook een rol in spelen. Door de OR te voorzien van de juiste informatie over de beoogde nieuwe regeling.

6. Betrek de OR bij de pensioencommunicatie

De OR kan een belangrijke bijdrage leveren aan de communicatie over de pensioenregeling. Door duidelijk te maken voor werknemers wat wel (en wat niet) geregeld is, gaat de pensioenregeling meer leven. Werknemers kunnen dan weloverwogen beslissingen nemen, bijvoorbeeld om financiële risico’s die ze niet willen of kunnen dragen zelf af te dekken. Of door meer in te leggen voor het inkomen voor later.

Het is dus van groot belang dat werknemers zich meer betrokken gaan voelen bij hun pensioen. Als HR-professional kun je bij bijvoorbeeld samen met bestuurders, de pensioenuitvoerder, de adviseur en de OR een presentatie geven voor werknemers over de pensioenregeling. Met veel ruimte voor vragen. Dat verhoogt het pensioenbewustzijn en stimuleert werknemers om de regie over hun eigen pensioen te nemen.

Bijkomend voordeel is dat werknemers vaak de waarde van het pensioen beter gaan inzien, een kostbare arbeidsvoorwaarde.

Lees ook: Zo vergroot Danone het pensioenbewustzijn van werknemers

7. Benut het momentum

Het regelen van een nieuwe pensioenregeling is een intensief proces. HR, bestuurders en de OR werken in een korte periode nauw met elkaar samen en er ontstaat vaak wederzijds begrip. Benut dat momentum.

Is de nieuwe pensioenregeling rond, dan is het een mooi moment om te kijken of ook andere arbeidsvoorwaarden nog beter kunnen aansluiten op de wensen van werknemers. Maak gebruik van de inzichten van de OR om het HR-beleid eens onder de loep te nemen.

Misschien kan de onderneming bijvoorbeeld meer investeren in de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Om zo werknemers fit en betrokken te houden. Zodat ze hun pensioen op een prettige manier bij jouw organisatie halen.