Even tussendoor een direct mailing eruitgooien? Niet zo slim. Wie effectief en efficiënt met zijn prospects en klanten wil communiceren, pakt het liever gestructureerd aan. Een strakke jaarplanning voorkomt beslissingen onder tijdsdruk. En deze checklist helpt daarbij:
1. Bepaal je koers
Maak je doelen zo SMART mogelijk: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Bepaal het onderwerp of de aanleiding van jouw DM-activiteiten en zorg dat je iedereen in het bedrijf meekrijgt. Daarvoor kun je brainstormsessies organiseren met de mensen die te maken krijgen met de jaarplanning, bijvoorbeeld de marketing- en salesafdelingen en data-analisten. Vergeet ook niet jezelf deadlines te stellen: van uitstel komt immers maar al te vaak afstel.
Vergeet ook niet jezelf deadlines te stellen
Heb je evenementen op de rol staan, zoals workshops, beurzen of de lancering van een nieuw product? Zet de campagne dan zorgvuldig in stappen in jouw agenda. Tel terug vanaf de datum van het evenement. Verdeel de acties die je moet ondernemen over deze periode. Zo voorkom je dat het zwaartepunt al bij de planning aan het einde ligt.
2. Ken je klant
Jouw boodschappen mogen nog zo spitsvondig en mooi vormgegeven zijn en jouw aanbieding nog zo scherp; als je het niet tegen de juiste mensen hebt, heb je daar niets aan. Zorg daarom dat je jouw database goed op orde hebt en zoveel mogelijk weet over jouw klant. Niet alleen zijn leeftijd, opleidingsniveau en woonplaats, maar vooral wat zijn drijfveren, waarden en aspiraties zijn en hoe hij het liefst benaderd wordt. Als je dat allemaal weet, wordt het een stuk makkelijker met iemand in contact te komen.
3. Timing is everything
Elke dag een bericht versturen? Lekker gul, maar… Niet doen. Zo wek je vrijwel zeker eerder irritatie dan interesse op. Zorg ervoor dat je écht iets te melden hebt als je iemand benadert. Wel is het een goed plan om een ritme aan te houden om je nieuwsbrieven te verzenden, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. En bedenk van tevoren het beste moment daarvoor. Verstuur je vlak voor kerst een zakelijke mailing, ga er dan maar vanuit dat hij minder gelezen wordt.
Als je in een folder een product aanbiedt, doe dat dan vlak voordat de budgetten worden vastgesteld (zakelijk) of als het vakantiegeld wordt uitbetaald (consumenten).
Als je in een folder een product aanbiedt, doe dat dan vlak voor het moment dat de budgetten worden vastgesteld (zakelijk) of als het vakantiegeld wordt uitbetaald (consumenten). Bedenk ook of je de hele mailing in één keer wilt versturen of in delen. In het laatste geval kun je al aandacht besteden aan de eerste response. Klanten die willen reageren op een DM-actie, maar je niet kunnen bereiken vanwege een overbelaste klantenservice komen waarschijnlijk nooit meer terug.
4. Verdeel je budget
Hoe verdeel je een budget over het jaar? Het fijne aan online DM-acties is dat ze doorgaans redelijk rendabel zijn: de kosten zijn laag, de opbrengsten volgen meestal vrij snel erachteraan. Bij bijvoorbeeld een huis-aan-huisfolder ligt dat anders. Welk bedrag je hiervoor moet uittrekken kan afhankelijk zijn van de verwachte winst of opbrengst. Als je weet wat de kosten, opbrengsten en winst kunnen zijn van het versturen van huis-aan-huisbrochures naar potentiële klanten, kun je berekenen hoeveel respons je moet krijgen om de productie- en distributiekosten van de brochures terug te verdienen.
5. Doe het op één A4’tje
Probeer je jaarplanning op een A4-tje te krijgen. Zo kun je hem mooi ophangen boven je bureau en word je er dagelijks aan herinnerd. Geef elk doel, evenement of middel een eigen kolom. Check elke dag even of je iets opvalt: moet er iets bij of af, welke doelen verdienen de meeste aandacht, kun je zaken uitbesteden of moet je je met bepaalde onderdelen juist meer bemoeien? Vraag ook anderen om een blik te werpen op jouw jaarplanning en vraag wat hen opvalt.
6. Denk aan feestdagen en vakanties
Houd bij de jaarplanning rekening met feestdagen en vakanties. Tijdens Kerst, Pasen, en Hemelvaart, maar ook tijdens schoolvakanties zoals de mei- en zomervakantie zijn veel mensen vrij. Misschien jij of je medewerkers ook wel. Plan je af en toe een periode zonder afspraken, om aan je bedrijf te werken of inspiratie op te doen? Zet dan een kruis door deze dagen op je DM-jaarplanning. Volgende week is er weer een kans om resultaat te boeken…
