Samen besparen op zakelijk reizen

Na personeel en gebouwen zijn mobiliteitskosten meestal de grootste post op de begroting. Erop bezuinigen ligt echter altijd gevoelig. Toch kan het, door mensen zelf verantwoordelijk te maken, stelt Achmea-dochter Workaway. ‘Vaak is met inzicht geven het probleem al deels opgelost.’

Testimonial MT500 van Management Team + Workaway

Reizen is een onderwerp dat veel werknemers bezighoudt. Over het pensioen praat nooit iemand, maar zodra het gaat over de parkeerplaatsen bij het werk, wie er wel en wie er geen leaseauto mag of over kilometerdeclaraties, dan is ineens iedereen geïnteresseerd. Mede daarom is het niet altijd makkelijk om reisgedrag én de kosten van mobiliteit te veranderen, zegt Jack de Kraaij, directeur van Workaway, een 100%-mobiliteitsdochter van Achmea. ‘Mensen zijn gewoontedieren en zich vaak helemaal niet bewust van de alternatieven.’

Strategisch thema

Reiskostenregeling, leasebeleid, OV-kaarten, duurzaamheidsdoelen, parkeerbeleid, administraties en declaraties; bij zakelijke mobiliteit komt heel wat kijken. Workaway wil het zijn klanten makkelijk maken dit strategische thema goed in de hand te houden. Volgens De Kraaij kan dat niet alleen het bedrijf heel wat opleveren, maar ook diens werknemers. ‘Als derde grote kostenpost van bedrijven zijn hier veel kansen. Niet alleen om te besparen, maar ook om strategische doelen van de organisatie, zoals duurzaamheid, te bereiken. Op mobiliteitsgebied is snel veel meer CO2-uitstoot te reduceren dan door bijvoorbeeld dubbelzijdig te kopiëren. De uitstoot van mobiliteit is echt van een heel andere orde.’

De eigen verantwoordelijkheid van de individuele medewerker is een belangrijke pijler van de aanpak van Workaway, legt hij uit. Zijn bedrijf ontwikkelde het dienstenpakket Reisbalans, dat onder meer het reisgedrag van werknemers volledig inzichtelijk maakt, qua kosten en qua tijds beslag. ‘De bedoeling is om het samen slimmer aan te pakken en werknemers te triggeren hun reisgedrag te veranderen. Vaak is met inzicht geven al een deel van het probleem opgelost.’

Mensen schrikken vaak als ze zien hoeveel tijd ze eigenlijk aan het reizen kwijt zijn, weet De Kraaij ook uit eigen ervaring. ‘Zo kwam ik erachter dat ik zelf de afgelopen week wel 16 uur onderweg was geweest. Dat ging allemaal af van mijn eigen werktijd. Dan is het dus goed om je af te vragen: zijn er alternatieven? Zou ik ook minder kunnen reizen? Is het wel echt nodig dat ik naar kantoor ga?’

Competitie

De Kraaij heeft een team dat niet alleen verstand heeft van de rationele aanpak (zoals het bieden van inzicht en van alternatieven), maar ook van gedrag, en reisgedrag in het bijzonder. De aanpak van Workaway beperkt zich dan ook niet tot uitleggen, maar gebruikt ook sociale beïnvloeding en bijvoorbeeld competitie-elementen. De doelstellingen van de klant zijn daarbij altijd leidend, zegt De Kraaij: ‘Als een bedrijf inzet op minder privékilometers, dan bouwen we triggers in om dat te bewerkstelligen. Maar we hebben bijvoorbeeld ook tips om goedkoper te tanken.’

De Kraaij gelooft sterk in de werking van de goede prikkels, die mensen zelf verantwoordelijk maken voor hun eigen gedrag. ‘Een bedrijf dat de CO2-uitstoot wil terugdringen, heeft vaak de neiging autogebruik af te remmen door het parkeerbeleid strenger te maken. Maar dan raak je de regie kwijt. Het heeft geen zin om mensen als hamsters door een vast parcours heen proberen te krijgen. Je moet op een goede manier de verantwoordelijkheid bij hen leggen.’

Kilometer-onafhankelijk Workaway zag als organisatie in 2012 het licht. Jack de Kraaij was daarvoor echter al langer als innovatiemanager bij Achmea actief. ‘Ons moederbedrijf heeft altijd iets met auto’s gehad en is daarnaast sterk in de werkgever-werknemerrelatie.

Op zoek naar nieuwe verdienmodellen was mobiliteit een logische keuze, want er wordt op dit gebied zoveel geld en tijd verspild.’ En als onafhankelijk partner ziet Workaway een duidelijke rol voor zichzelf. De Kraaij: ‘In tegenstelling tot bijvoorbeeld leasemaatschappijen of de NS verdienen wij niets aan extra kilometers voor medewerkers, of het nu met de trein of met de auto is. Zo is ook ons businessmodel: we willen onafhankelijk zijn en nooit beschuldigd kunnen worden op het nemen van kickbacks op extra gereden kilometers.’

Gemak staat voorop

De essentie van de aanpak van Workaway is om het mobiliteitsbeleid makkelijker te maken, zegt De Kraaij. ‘Dat geldt bijvoorbeeld voor hoe medewerkers reiskosten kunnen declareren. Er zit een tracking device op je mobiel die alles bijhoudt, een app die je aan en uit- kunt zetten. De gegevens zijn van de werknemer, tenzij je iets van de werkgever wilt, zoals je kilometerdeclaratie. De werkgever geeft op zijn beurt bijvoorbeeld een mobiliteitskaart, zoals een NS-businesskaart, voor treinreizen. Zolang het maar makkelijk is en de prikkels de juiste kant opgaan. Want we proberen alle perverse prikkels uit het beleid te halen. Wie zijn gedrag verandert, wordt beloond. En houdt geld over. Want elke kilometer die je extra rijdt, kost je geld. Die ‘straf’ geef je jezelf. Door vaker de fiets te pakken krijgt uiteindelijk iedereen geld terug.’

Daan de Reiziger
Daan de Reiziger is manager en frequent zakelijk reiziger. Naast zijn eigen worsteling om zo duurzaam en goedkoop mogelijk te reizen voor het werk, moet hij ook zijn werknemers stimuleren om duurzamer en goedkoper te reizen. Die gedragsverandering verloopt niet altijd even soepel. Daan deelt zijn ervaringen hierover op: mt.nl/daan