Reiskosten declareren gebeurt bij veel bedrijven nog hopeloos ouderwets. Zelfs geautomatiseerd kost het onnodig veel tijd, geld en ergernis. Vijf redenen waarom het slimmer kan.
Best practice van Management Team + Workaway
1. Declaraties zijn een grote ergernis
In veel organisaties is het elke maand een terugkerend ritueel: medewerkers verzamelen bonnetjes en rekenen met een routeplanner uit hoeveel kilometers ze hebben gereden. En als ze met het OV reizen, moeten ze eerst een uitdraai maken van hun OV-chipkaartaccount. Zijn ze een bonnetje kwijt? Of vergeten dat ze een klant hebben bezocht? Dan kost het hen geld. Kortom, het huidige declaratieproces is omslachtig, tijdrovend en frustrerend.
2. De meeste fouten worden niet opgemerkt
Voor managers zijn declaraties nauwelijks te beoordelen. Hoe controleer je of de gedeclareerde kilometers ook echt zijn gereden? Of de opgevoerde kosten wel voor de zaak zijn en of het niet al eerder gedeclareerd is? Vrijwel onbegonnen werk. Rekenfouten en andere slordigheden worden zelden opgemerkt, waardoor veel (vaak onbewust gemaakte) foutieve declaraties moeiteloos door het systeem glippen.
3. Het reisgedrag is niet inzichtelijk
Al die declaraties leveren waardevolle informatie: welke ritten vaak worden gemaakt, hoeveel kilometers dat zijn, welke vervoersmiddelen daarvoor gebruikt worden, hoe lang medewerkers onderweg zijn en wat dat betekent voor de CO2-uitstoot. Kortom, dankzij die declaraties krijgt u goed inzicht in het reisgedrag van uw medewerkers. In theorie dan. Want in de praktijk is het vooral een brij aan cijfers waar niets mee gedaan wordt, omdat het zelden slim geadministreerd is.
4. Informatie mist over fiscaal verrekenen
Slechte administratie mist fiscale kansen. De truc? De zakelijke kilometervergoeding (die vaak boven deonbelaste vergoeding van 19 cent zit) mag verrekend worden met de lagere woon-werkvergoeding. Voor werknemers met veel zakelijke kilometers kan dit voordeel oplopen tot 650 euro per jaar. Maar daarvoor moeten de regels én het reisgedrag wel duidelijk zijn voor de werkgever. En dat is nu vaak niet het geval.
5. Verwerking kost al gauw 35 euro
Verwerking van een parkeerbonnetje van 6 euro kost in het huidige declaratieproces gemiddeld zo’n 35 euro: van medewerker naar manager, boekhouding en uiteindelijk HR, om zo in het salaris van de komende maand verwerkt te worden. Zo kost 6 euro parkeren het bedrijf dus 41 euro. Dat kan efficiënter en goedkoper. En vooral: slimmer.
Hoe declareert u slimmer?
Workaway onderkent de ongemakken die declareren met zich meebrengt. Daarom is Reisbalans ontwikkeld: een dienstenpakket dat het declaratieproces versimpelt door het te koppelen aan de rittenregistratie, zodat het voor u én de medewerker effi ciënter, makkelijker én goedkoper wordt. Meer weten? www.workaway.nl
