Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Dit kun je leren van het falende inkoopbeleid van VWS

In samenwerking met Open Universiteit - De Rekenkamer tikte het ministerie van VWS recentelijk hard op de vingers. Het ministerie zou te gemakkelijk te veel geld uitgeven. Wat kunnen managers van dit falende inkoopbeleid leren?

Je leest nu: Dit kun je leren van het falende inkoopbeleid van VWS

Volgens de Algemene Rekenkamer gaf het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport tijdens de coronacrisis maar liefst 5,1 miljard euro gedeeltelijk onrechtmatig uit. Wat is hier gebeurd en wat kun je daarvan leren als manager? We spreken erover met dr. Kees Gelderman van de Open Universiteit.

Gelderman is hoofddocent supply chain management aan de faculteit Managementwetenschappen. Ook schreef hij een boek over professioneel inkopen. Voor hem en zijn collega’s zijn deze ontwikkelingen geen verrassing. ‘Voor veel mensen komt het als donderslag bij heldere hemel, maar als je een beetje in de inkoopwereld zit, weet je dat het al een tijdje rommelt,’ vertelt hij.

Gebrek aan expertise

Ministeries zijn niet altijd zelf verantwoordelijk geweest voor inkoopmanagement. ‘Vroeger was er een Rijksinkoopbureau met inkoopexperts die gespecialiseerd waren in de inkoop van allerlei producten. Dat bureau is opgeheven en de inkoop gedecentraliseerd.

Normaal gesproken moet het inkoopbeleid van de overheid aan talloze regels voldoen. Er mag niet zomaar een leverancier worden gekozen, dit moet in een aanbestedingstraject. ‘Er zijn wettelijke procedures over de normaal gesproken  openbare aanbestedingen’, vertelt Gelderman. ‘Maar deze procedures zijn in coronatijd grotendeels omzeild vanwege spoedeisend belang, waar je de nodige vraagtekens bij kunt plaatsen’.

Hoe zit dat in het bedrijfsleven?

Alleen overheden en publiekrechtelijke instellingen zijn verplicht om in te kopen door middel van aanbestedingen. Voor bedrijven is dit niet zo. Er is wel een beroepscode voor inkopers van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (Nevi), maar deze zijn vrij algemeen.

Volgens Gelderman zouden veel inkoopregels voor de overheid niet misstaan in het bedrijfsleven. ‘Het is belangrijk om eerst een goede marktverkenning te doen, je moet transparant en objectief zijn, je wilt de best mogelijke deal maken en geen leveranciers onnodig uitsluiten.’

Goed inkopen in zeven stappen

Zelf aan de slag met een gedegen inkoopbeleid? Volg de zeven stappen van Kees Gelderman:

  1. Identificeren van een inkoopbehoefte
  2. Specificeren
  3. Offereren
  4. Selectie opmaken
  5. Onderhandelen
  6. Contracteren
  7. Bestellen

Slecht onderbouwde uitzondering

Sinds het uitbreken van de coronacrisis beroept het ministerie zich voortdurend, zonder goede onderbouwing, op ‘spoedeisend belang’. Er is namelijk een uitzondering in de aanbestedingswet voor noodgevallen. Om snel te kunnen handelen, heeft het ministerie van Volksgezondheid besloten om bedrijven opdrachten ‘uit de hand’ te gunnen. Zonder aanbesteding dus. Dit heeft consequenties voor het Nederlandse bedrijfsleven. ‘Er is sprake van oneerlijke concurrentie, leveranciers voelen zich gepasseerd’, noemt Gelderman.

‘Er is nu een reeks aan inkopen waarvan de rechtmatigheid ter discussie staat. Een voorbeeld is natuurlijk de mondkapjesdeal. En denk ook aan de Fieldlab experimenten bij één partij die voor 900 miljoen mag leveren. De zelftesten van honderden miljoenen euro’s zijn ook maar bij een aantal leveranciers afgenomen.’

Hoekstra greep niet in

Uit een vernietigend rapport van de Rekenkamer blijkt dat het financiële beheer van het ministerie van Volksgezondheid ver onder de maat is. Als toezichthouder heeft minister van Financiën Wopke Hoekstra bij slechts 10 van de 27 regelingen groen licht gegeven voordat het naar de ministerraad ging. ‘Hij heeft hierbij te weinig ingegrepen’, stelt Gelderman.

De overheid staat bekend om haar stroperigheid, in geval van crisis zorgt dit voor problemen. ‘Er kwam meer druk op het systeem. Onder het mom van haast werd ook het budgetrecht steeds gepasseerd. Uiteindelijk bleek er ook geen fatsoenlijke inkoopplanning te zijn gemaakt. Er is veel meer ingekocht dan nodig was. Al met al is er veel misgegaan door een gebrek aan expertise en zelfoverschatting.’

Wat kun je hier als manager van leren?

Je kunt beter leren van andermans fouten dan ze zelf maken. Als (inkoop)manager kun je lessen trekken uit het inkoopbeleid van het ministerie. Gelderman geeft aan: ‘Een van de problemen waarmee het ministerie worstelde was een gebrek aan specifieke inkoopkennis. Het klinkt aantrekkelijk en verstandig om leveranciers 100% verantwoordelijk te maken. Maar het is een misverstand dat uitbesteden alles oplost, omdat je de kennis en expertise inhuurt van een gespecialiseerde leverancier. De les is dat je als opdrachtgever toch over voldoende kennis moet beschikken om gespecialiseerde leveranciers te contracteren.’

Professioneel opdrachtgeverschap

Voor inkoop en aanbesteden moeten organisaties daarnaast ‘professioneel opdrachtgeverschap’ tonen. Gelderman: ‘Stel heldere, werkbare eisen. Met matige specificaties, onduidelijke procedures en weinig kennis van de markt en de producten, is er te veel ruimte voor eigen interpretatie. Professioneel opdrachtgeverschap vraagt ook dat je als opdrachtgever de prestaties volgt en waar nodig bijstuurt. Jij als manager moet duidelijk voor ogen hebben hoe de samenwerking met leveranciers kan bijdragen aan jouw organisatiedoelstellingen.’