Het is maandagochtend. Terwijl de koffie nog staat te pruttelen, opent de finance manager zijn inbox. Tussen de 47 nieuwe e-mails zitten vijf collega’s die vragen waar hun declaraties blijven, drie bonnetjes gefotografeerd met een smartphone (eentje onleesbaar), en een dringende vraag van de ceo over de uitgaven van vorige maand. De spreadsheet met alle data staat ergens, maar welke versie was ook alweer de laatste?
Een herkenbaar scenario voor veel finance professionals. Toch blijkt uit onderzoek van MT/Sprout en Moss dat de meeste cfo’s en finance managers het tijdverlies door handmatig werk relativeren. 63 procent schat in minder dan 5 uur per week kwijt te zijn aan bonnetjes, handmatig data invoeren, goedkeuringen najagen en systemen synchroniseren. Nog eens 29 procent erkent dat dit oploopt tot 5 tot 10 uur per week.
Maar optellen bij meerdere teamleden verandert het perspectief. ‘In een team van vier mensen praat je al snel over één tot twee volledige werkdagen per week die opgaan aan administratieve rompslomp in plaats van analyse en strategie’, legt een expert van Moss Nils Jansma uit. ‘En dat terwijl finance professionals weten wat beter zou kunnen. Ze blijven het alleen uitstellen.’
Tussen chaos en optimaal
Het onderzoek schetst een gevarieerd landschap. Slechts 4 procent van de Nederlandse finance-afdelingen beschrijft hun organisatie als ‘optimaal’ – volledig geïntegreerd en geautomatiseerd. Aan de andere kant van het spectrum bevindt zich 6 procent in complete chaos: papieren bonnetjes, Excel-files en e-mails die heen en weer gestuurd worden.
Download de resultaten van het onderzoek hier.
De grote middenmoot (46 procent) bevindt zich in een hybride situatie: deels geautomatiseerd, deels nog handmatig. 36 procent heeft de processen grotendeels gestroomlijnd met moderne tools, en 12 procent werkt nog vooral handmatig met enkele digitale hulpmiddelen.
‘Wat je ziet, is dat kleinere bedrijven van 10 tot 50 medewerkers vaak beginnen met gedeelde betaalkaarten en spreadsheets’, vertelt Jansma. ‘Naarmate organisaties groeien, voegen ze laag voor laag oplossingen toe. Het verschil zit niet zozeer in het budget, maar in hoe vroeg ze kiezen voor een volwassen aanpak die schaalt met het bedrijf.’
Van gedoe naar gestroomlijnd
Volgens Jansma doorlopen bedrijven die hun finance-processen succesvol moderniseren vaak vier voorspelbare stappen. ‘Eerst creëren ze centrale zichtbaarheid: alle zakelijke betaalpassen en declaraties komen in één systeem’, legt hij uit. ‘Vervolgens standaardiseren ze de goedkeuringsprocessen, zodat iedereen weet hoe het werkt. In de derde fase koppelen ze dit automatisch aan hun boekhoudpakket. De vierde stap is het toevoegen van analyses en beleidscontroles die realtime inzicht geven in waar het geld naartoe gaat.’
Het klinkt logisch. Toch blijft die transitie bij veel bedrijven uit. De top drie frustraties van finance professionals onderstrepen dit: 31 procent noemt het jagen op bonnetjes en goedkeuringen als grootste irritatie, gevolgd door handmatig invoeren en controleren van data (28 procent) en data die verspreid staan over meerdere systemen (20 procent).
Download de infographic
Nieuwe inzichten uit een onderzoek naar digitalisering van financiële processen laten zien hoe bedrijven in Nederland omgaan met uitgavenbeheer en financiële controle en zichtbaarheid.
lees verder
Mindset, niet budget
‘De echte barrière is niet kosten, maar mindset en capaciteit’, stelt Jansma. ‘We vinden in gesprekken met potentiële klanten vaak dat teams geloven dat hun huidige opzet ‘goed genoeg’ werkt. De pijn van handmatig werk is vertrouwd, de onzekerheid van verandering niet.’
Die psychologie is herkenbaar. Teams noemen verschillende zorgen: gaat integratie niet te complex worden? Vervangen nieuwe tools onze bestaande systemen of moeten we nóg een systeem erbij? Wordt de workflow niet verstoord tijdens de overstap?
‘In de praktijk zie je het tegenovergestelde’, vervolgt hij. ‘Automatisering vervangt juist verouderde systemen en maakt alles eenvoudiger. Maar dat verhaal komt pas binnen als teams de stap durven zetten. Zolang ‘goed genoeg’ het uitgangspunt blijft, verandert er niets.’
De echte kosten van uitstel
Terwijl finance-afdelingen blijven jongleren met bonnetjes en Excel, lopen ze meer mis dan alleen uren. Zonder realtime inzicht (een frustratie voor 12 procent) kunnen ze niet snel bijsturen bij budgetoverschrijdingen. Verspreid liggende data maken strategische analyses tijdrovend. En het najagen van goedkeuringen kost niet alleen tijd van finance, maar van het hele team.
‘Wat ons opvalt, is dat bedrijven de status quo onderschatten’, zegt Jansma. ‘Ze zien de vijf uur per week, maar niet de gemiste kansen: geen grip op realtime uitgaven, te late signalering van afwijkingen, frustratie bij medewerkers die weken wachten op declaratie-uitbetaling.’
Het onderzoek laat zien dat automatisering geen kwestie meer is van grote budgetten of complexe IT-projecten. Moderne oplossingen zijn toegankelijk voor elk bedrijf, ongeacht de omvang. De beslissing om te veranderen is vooral een keuze: blijven teams genoegen nemen met ‘goed genoeg’ of kiezen ze voor finance-processen die écht optimaal zijn?
Voor de meeste finance professionals begint het antwoord op maandagochtend – met een inbox vol bonnetjes en de vraag: moet dit niet anders kunnen?
Dit artikel wordt u aangeboden door
Moss
Moss is het alles-in-één spend management platform voor snelgroeiende bedrijven. Of je uitgaven nu alleen beheert of met een klein team, Moss geeft...
Meer info
