‘Het zit in de natuur van de mens om eerst iets toe te voegen’, ziet Ligtenberg. ‘Op het moment dat er een probleem geconstateerd wordt, dan roepen de meeste mensen extra controles of processen in het leven.’
Dat betekent meestal een oplossing in de vorm van een tool of een aangepaste aanpak. Maar daarmee pakken ze meestal niet het werkelijke probleem aan, maar een subprobleem. ‘Voor je het weet heb je tien halve oplossingen liggen, terwijl het werkelijke probleem niet aangepakt wordt’, waarschuwt Ligtenberg.
‘We mogen toch verwachten dat iemand nadenkt?’
Een voorbeeld uit de praktijk: een klant van Forfacts kwam erachter dat hun medewerkers bewust foutieve gegevens in rapporten invulden. Slot: ‘Hierop vroeg die klant of wij een oplossing konden bouwen die automatisch checkt of de ingevulde gegevens kloppen en die eventueel corrigeert. Waarop ik zei: we mogen toch verwachten dat iemand nadenkt voordat hij iets invult dat helemaal niet klopt?’
‘Voor je het weet bedenken we een technische oplossing waar niemand iets van begrijpt. Terwijl mensen zelf niet meer nadenken over hun werkproces.’ En dan ben je dus eigenlijk bezig met symptoombestrijding, niet met de oplossing van het onderliggende probleem. Want de werkelijke reden van het foutief invullen bleek een onlogische stap in het proces te zijn.
Het líjkt eenvoudig
Maar ook als je niet zomaar een oplossing aanschaft en écht aan de slag gaat met het ontleden van je processen, dan is dat alsnog heel moeilijk. ‘Dat lijkt eenvoudig. Mensen denken: dat klinkt makkelijk, we gaan dat gewoon doen’, zegt Slot. ‘Dat is het paradoxale, het líjkt eenvoudig. Maar dan ga je zitten en denk je: waar begin ik in vredesnaam?’ En: ‘Hoe meer deurtjes je opentrekt, hoe meer rotzooi eruit komt.’
Aannames blokkeren echte oplossingen
Bovendien heb je vaak met allerlei aannames te maken. Forfacts ziet dat niet alleen bij hun klanten, ook in hun eigen organisatie speelt het. ‘We hadden een discussie hoe we 10.000 euro voor recruitment het beste zouden kunnen besteden’, vertelt Ligtenberg.
De een wilde het budget besteden aan studieverenigingen op hogescholen, de ander aan een werving- en selectiebureau en weer een ander wilde alleen werven bij de Rijksuniversiteit Groningen. ‘Iedereen had zijn eigen onderbuikgevoel en verdedigde zijn eigen aanpak.’
Hiërarchie en eilandjes
Daarnaast heb je te maken met hiërarchie en verschillende afdelingen die elk hun eigen territorium verdedigen. ‘Als de verantwoordelijkheid gesplitst blijft over afdelingen die hun eigen eilandjes willen bewaken, dan krijg je geen echte samenwerking. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen afdeling naar problemen, niet vanuit het grotere geheel’, stelt Ligtenberg.
Lees ook: Hoogleraar Cokky Hilhorst: ‘Nooit blind vertrouwen op data alleen’
Je moet over afdelingen heen kunnen werken. Als je dat goed doet, dan is de kans aanwezig dat je tot heftige inzichten komt. ‘Misschien moet je zelfs concluderen dat het werk van een hele afdeling overbodig is’, confronteert Ligtenberg.
En dan zijn er ook nog individuele belangen. ‘Die wegen ook mee’, ziet Slot. ‘Onderschat dat niet. Mensen vinden het prettig om te kunnen blijven doen wat ze gewend zijn.’
Datagedreven werken is geen vaag stappenplan
Maar een evenwichtig samenspel tussen mens, business, data en IT. Lees hier concrete adviezen om dit ook zelf goed in te richten
lees verder
Data als objectieve scheidsrechter
Hoe voorkom je dat je in de valkuilen van aannames, hiërarchie en eigenbelangen trapt? Forfacts doet dat met data. Want mits juist toegepast heeft data geen aannames, geen vooroordelen, geen externe belangen.
Terug naar het recruitmentvoorbeeld: in plaats van eindeloos te discussiëren over meningen, pakten ze beschikbare data. ‘We hebben de lengte van dienstverbanden afgezet tegen studieachtergrond en geboorteplek van onze honderd professionals. En wat bleek? Mensen die niet in de Randstad gestudeerd hadden, bleven significant langer bij ons.’ Zo kwamen ze tot de conclusie beter in universiteiten buiten de Randstad te kunnen investeren.
Dit onderzoek leverde een helder antwoord op. Dat is wat Forfacts in de praktijk ook voor zijn klanten doet: helpen van onderbuikgevoel naar onderbouwde beslissingen te gaan. Het vereiste wel dat iemand durfde te zeggen: stop met die aannames, we laten de data spreken.
‘Maar’, waarschuwt Slot, ‘data is geen doel op zich. Als je geen data nodig hebt, moet je het ook niet gebruiken.’
Praktische stappen voor leiders
Durf kritische vragen te stellen. Voor elke nieuwe oplossing: lost dit het échte probleem op, of maken we het alleen maar complexer?
Betrek iedereen, van ceo tot receptionist. Laat niet alleen managers beslissen, maar ook de mensen die het proces dagelijks uitvoeren. Zij zien vaak problemen en oplossingen die het management mist.
Gebruik data om aannames te doorbreken. Niet als doel, maar als middel om objectieve keuzes te maken wanneer meningen botsen.
Durf heilige huisjes omver te blazen. Echte verbetering vraagt moed om gevestigde belangen ter discussie te stellen.
De filosofie: streven naar eenvoud
Dit alles past in de filosofie van Forfacts. Gerard Slot en Mark Ligtenberg streven naar eenvoud door alle ruis weg te halen – alles wat overbodig is en afleidt van het oplossen van het echte probleem. Hun boodschap: echte procesoptimalisatie begint niet bij het toevoegen van nieuwe systemen, maar bij het terugbrengen tot de essentie van wat je als organisatie wilt bereiken.
Voor organisaties die worstelen met complexe processen geldt: voordat je de zoveelste tool implementeert of dashboard bouwt, vraag jezelf af of het probleem opgelost kan worden door iets weg te laten in plaats van iets toe te voegen. Vaak is de oplossing eenvoudiger dan je denkt.
Dit artikel wordt u aangeboden door
Forfacts
Bij Forfacts vertalen we feiten naar inzicht en transformeren dat inzicht in eenvoudige, doeltreffende oplossingen. Want eenvoud werkt! Wij helpen...
Meer info
