Sinds 2017 is het voor iedereen mogelijk gratis het Handelsregister te bekijken met de KVK App Handelsregister (Apple / Android). Voorheen kostte de inzage in het Handelsregister van 30 bedrijven bijna 80 euro. De Kamer van Koophandel noemde de komst van de gratis app dan ook “een stimulans voor het innoverend vermogen van Nederland en de rechtszekerheid in het handelsverkeer”.
Dit staat in de KVK App Handelsregister
Als ondernemer kun je met de KVK App Handelsregister snel en gemakkelijk verschillende relevante gegevens over een bedrijf achterhalen. Zo kun je onder meer eenvoudig zien:
- wat de bedrijfsactiviteiten zijn
- het adres en telefoonnummer
- hoelang een onderneming al bestaat
- hoeveel werknemers een onderneming heeft
- wat de rechtsvorm van het bedrijf (eenmanszaak, bv, nv, vof)
- wie de wettelijke vertegenwoordigers zijn (de eigenaar, bestuurder, vennoten, gemachtigden)
- eventuele status van een bijzondere rechtstoestand, als een surseance of faillissement
De Kamer van Koophandel is opgericht om het ondernemen in Nederland te bevorderen. Uitgangspunt is dat een goed ondernemersklimaat zorgt voor een betere economie, meer banen en meer welvaart.
Het Handelsregister is een van de tools die de KVK inzet om het ondernemersklimaat te bevorderen. Het belangrijkste doel is de veiligheid van zakendoen te vergroten. Je kunt er namelijk onder meer mee zien met wie je te maken hebt, wie er tekeningsbevoegd is en of er sprake is van een faillissement.
Wat kan ik met de gratis KVK-gegevens?
De informatie uit het Handelsregister kan je bijvoorbeeld helpen om je klantenbestand en administratie op orde te houden.
Het Handelsregister biedt daarnaast gemak. Jij kunt meteen aantonen dat je een bedrijf hebt. Je KVK-nummer fungeert daarmee als het ware als je ondernemers-ID. Daarmee kun je bijvoorbeeld een zakelijke bankrekening openen, of inkopen doen bij een groothandel voor kantoormeubilair.
Met het Handelsregister kun je ook je dienstverlening richting klanten verbeteren. Met de ingevulde gegevens is het bijvoorbeeld mogelijk klantgegevens in je webshop vooraf in te vullen, zodat klanten dat niet steeds opnieuw hoeven te doen.
De app maakt het bovendien gemakkelijker om te checken of een onderneming daadwerkelijk bestaat, en wie bijvoorbeeld bevoegd is om te handelen namens een onderneming. Deze informatie lijkt misschien basaal, maar het kan je zeker als startup behoeden voor vervelende situaties.
Stel je voor: je sleept eindelijk dat grote contract binnen waarmee je jouw bedrijf op de kaart kunt zetten. Na verloop van tijd wil de andere partij de samenwerking verbreken, terwijl de contractperiode nog niet verstreken is. Jij denkt juridisch gezien sterk te staan, tot blijkt dat degene die het contract tekende, daartoe helemaal niet bevoegd was. Zogenoemde handelingsonbevoegdheid kan ertoe leiden dat een contract nietig is, of vernietigbaar wordt.
Kortom: sluit je een contract met een zakelijke partij? Controleer dan de gegevens bij de Kamer van Koophandel om na te gaan wie er bevoegd is om namens het bedrijf een handtekening te zetten. De handelingsbevoegde kan overigens wel een volmacht geven aan een ander om namens het bedrijf op te treden.
Gratis KVK-gegevens inzien – zo werkt het
Via de KVK App Handelsregister heb je gratis toegang tot 30 downloads. Per nieuw kalenderjaar krijg je de mogelijkheid om deze 30 inzages te gebruiken. Als deze ‘op’ zijn, kun je de benodigde informatie kopen. Je kunt je downloads niet meenemen naar een nieuw kalenderjaar.
Het checken van basisinformatie, zoals het KVK-nummer en adres waarop een bedrijf geregistreerd staat, is kosteloos. De opgevraagde gegevens blijven automatisch beschikbaar in de app. Als je dus eenmaal een onderneming hebt gecheckt en je wilt datzelfde bedrijf later nog eens bekijken, dan gaat dat niet van je gratis downloads af.
Wie uitgebreidere informatie wil opvragen, zoals een jaarrekening, moet wel de portemonnee trekken. De kosten hiervoor variëren, afhankelijk van het doel en of het uittreksel officieel gebruikt moet worden, bij bijvoorbeeld een rechtbank. Voor het goedkoopste uittreksel betaal je €2,35, voor het duurste €15,40.
Openbare gegevens in het Handelsregister
Omdat het Handelsregister openbaar is, kun je de informatie gebruiken om andere ondernemers te benaderen voor een samenwerking. In de praktijk betekent dat jij zelf ook benaderd kunt worden voor marketingdoeleinden. Denk aan ongevraagde reclame in de brievenbus of telefoontjes voor een zakelijke aanbieding.
Afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf kan het namelijk zijn dat jouw privégegevens die KVK registreert, openbaar zijn. Zo is je privéadres openbaar als je eigenaar bent van een eenmanszaak, vof of maatschap. Deze gegevens staan op het uittreksel Handelsregister of zijn via de website van de KVK in te zien.
Zo beperk je ongewenste commerciële benadering via het Handelsregister
Wil je niet dat bepaalde gegevens op te vragen zijn via het Handelsregister? De privacywetgeving AVG beschermt het gebruik van persoonsgegevens, niet van bedrijfsgegevens. Onder persoonsgegevens valt informatie die tot een persoon te herleiden is.
Bedrijven die gegevens gebruiken van jou als persoon, moeten zich aan de AVG te houden. Dit geldt ook voor afnemers van gegevens uit het Handelsregister waarbij het gaat om persoonsgegevens.
Stel: je bent zzp’er en je hebt een bedrijf aan huis. Dan is jouw bedrijfsadres waarschijnlijk gelijk aan je woonadres en wordt dat beschouwd als persoonsgegeven. Jouw adres mag dan niet zomaar worden gebruikt.
Je kunt verschillende stappen ondernemen om het gebruik van je contactgegevens te beperken:
- Maak gebruik van een zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer en registreer die in het Handelsregister.
- Gebruik niet je eigen naam in de bedrijfsnaam. Zo ben je als persoon minder makkelijk vindbaar.
- Vestig je onderneming op een ander adres dan je privéadres. Het bezoekadres is namelijk altijd openbaar.
- Activeer de Non Mailing Indicator (NMI) van de KVK. Daarmee geef je aan dat je niet wilt dat je gegevens uit het Handelsregister gebruikt worden voor postreclame of verkoop aan de deur. Degene die jouw gegevens opvraagt wordt hierover geïnformeerd en moet zich hieraan houden.
- Een bedrijf mag sinds 1 juli 2021 niet zomaar meer bellen naar een eenmanszaak, tenzij de eigenaar daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze wettelijke regel geldt niet voor een bv, nv, of ander rechtspersoon. Run je een eenmanszaak en word je alsnog ongewenst gebeld? Via de Autoriteit Consument & Markt (ACM) kun je een melding doen.
KVK-gegevens inzien? Dit is handig om te weten
Wie kan mijn KVK-gegevens opvragen?
Een KVK-uittreksel is het bewijs dat een bedrijf officieel staat ingeschreven in het Handelsregister. Het KVK-uittreksel kan door iedereen worden ingezien of opgevraagd bij de Kamer van Koophandel.
Is het inzien van KVK-gegevens met de KVK App Handelsregister gratis?
Het zoeken naar bedrijfsinformatie in de app is gratis, net als het checken van basisinformatie, zoals het KVK-nummer en het bedrijfsadres. Wil je uitgebreidere informatie zoals een uittreksel Handelsregister of jaarrekening, dan zijn daar kosten aan verbonden.
Hoeveel informatie kan ik met de KVK-app opvragen?
Via de KVK App Handelsregister heb je elk kalenderjaar gratis toegang tot 30 inzages. Als deze ‘op’ zijn, kun je de benodigde informatie kopen. Je kunt je downloads niet meenemen naar een nieuw kalenderjaar.
