Zodra je brein ongeopende e-mails ziet, interpreteert het deze als onopgeloste taken. Want als er iets is waar het brein onrustig van wordt, zijn het openstaande evaluatie- en beslissingsmomenten. Het is nog erger als deze taak ook een sterke emotie bevat. Want is er een sterke emotie aan gekoppeld, dan zal een onopgeloste taak het brein een nog groter gevoel van onbehagen geven. Het resultaat is dat je ’s avonds uitgeblust en onbevredigd thuiskomt.
Pak je mailbox aan
De oplossing is minimalistisch werken. Je minimaliseert de beslissingsmomenten van je brein, zodat je rust en focus krijgt. Wil je met minimalistisch werken aan de slag, dan is het eerst zaak om je mailbox aan te pakken. Drie stappen die je daarbij helpen:
#1 Check zo min mogelijk je email
Een eerste stap om minimalisme te introduceren in je werkritme is het aanpakken van je eigen aanwezigheid in je mailbox. Zorg ervoor dat je je email maximaal drie tot vijf keer op een dag checkt en beantwoordt.
Event Zo word je een productiviteitsninja
Van time- naar aandachtsmanagement: werk slimmer, niet harder. Ontwikkel een eigen ‘ninja-stijl’ met technieken als behendigheid, meedogenloosheid en zelfbewustheid.
lees verder
#2 Leeg je inbox aan het einde van de dag
Zorg dat je inbox aan het einde van de dag helemaal leeg is. Werk daarvoor met een duidelijke mappenstructuur. Je kan het zo instellen dat sommige afzenders meteen in de juiste map terechtkomen. Werk bijvoorbeeld met de mappen:
- Actie: hier plaats je alle mails die een antwoord of andere actie vereisen. De actie kost meer dan twee minuten. Kost het minder moeite, dan voer je de taak direct uit.
- Lezen: alle mails die geen haast hebben en je later wil checken, plaats je in deze map.
- Wachten: deze map bevat mails die om een antwoord of actie van iemand anders vragen.
- Archief: mails die niet in bovenstaande mappen geplaatst hoeven te worden en die geen directe actie vereisen.
#3 Licht je collega’s in
Vraag je medewerkers om je zo min mogelijk in de cc te zetten en om niet elke vraag te mailen, maar meerdere vragen in één bericht te plaatsen. Geef daarnaast aan dat elke mail moet starten met het onderwerp en wat er van jou wordt verwacht.
Kalmte en rust
Start je op deze manier met het minimaliseren van de beslissingsmomenten in je brein, dan zal dat kalmte en rust opleveren.
Dit artikel is geschreven door Think Productive. Weten hoe je productiever werkt? Tijdens de eendaagse masterclass ‘Zo word je een productiviteitsninja‘ leer je, aan de hand van het ninjamodel, om werk op een slimme en snelle manier te verrichten.
